2.1. Vai trò của hoạch định nguồn nhđn lực
2.1.1 Khâi niệm
Thật lă viển vông vă phi kinh tế khi chúng ta xđy một nhă mây mới, tiến hănh nghi lễ cắt băng khânh thănh rồi mới tính đến chuyện bố trí nhđn sự cho nhă mây. Điều hợp lí lă cần sự tính trước về số lượng vă chất lượng nguồn nhđn lực cho việc triển khai câc kế hoạch sẽ được triển khai. Tương tự như thế, trong nền kinh tế thị trường, hoạch định xa hơn về phía trước lă yếu tố then chốt để ngăn chặn tình trạng dư thừa nhđn viín. Hoạch định nguồn nhđn lực lă quâ trình nghiín cứu, xâc định nhu cầu nguồn nhđn lực, đưa ra câc chính sâch vă thực hiện câc chương trình, hoạt động đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhđn lực với câc phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng vă hiệu quả cao.
2.1.2. Vai trò
Hoạch định nguồn nhđn lực giữ vai trò trung tđm trong quản lý chiến lược nguồn nhđn lực.
Lực lượng lao động có kỹ năng của một tổ chức ngăy căng được nhận biết, đê vă đang trở thănh lợi thế cạnh tranh của tổ chức. KHHNNL của tổ chức có vai trò quan trọng như kế hoạch hóa về vốn vă câc nguồn tăi chính của tổ chức. Bất kỳ tổ chức năo muốn tồn tại vă đứng vững trong cạnh tranh cần thiết phải tiến hănh kế hoạch hóa chiến lược nguồn nhđn lực.
Kế hoạch hóa chiến lược nguồn nhđn lực lă quâ trình xđy dựng câc chiến lược nguồn nhđn lực vă thiết lập câc chương trình hoặc câc chiến thuật để thực hiện câc chiến lược nguồn nhđn lực đó. Do đó, vai trò của kế hoạch hóa nguồn nhđn lực lă giúp cho tổ chức đạt được mục tiíu công việc.
Hoạch định nguồn nhđn lực của tổ chức một khi được xđy dựng đúng sẽ mang lại nhiều lợi ích trực tiếp hoặc giân tiếp cho tổ chức.
Cụ thể, hoạch định nguồn nhđn lực giúp cho tổ chức chủ động thấy trước được câc khó khăn vă tìm biện phâp khắc phục; xâc định rõ khoảng câch giữa tình trạng hiện tại vă định hướng tương lai của tổ chức; tăng cường sự tham gia của những người quản lý trực tuyến văo quâ trình kế hoạch hóa chiến lược; nhận rõ câc hạn chế, cơ hội nguồn nhđn lực trong tổ chức.
Hoạch định nguồn nhđn lực có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của tổ chức. Hoạch định nguồn nhđn lực có quan hệ chặt chẽ với kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh của tổ chức. Để đạt được câc mục tiíu trong thời gian dăi, mỗi tổ chức phải có một tập hợp hợp lý những người lao động với kiến thức, kỹ năng vă khả năng cần thiết.
Hoạch đinh nguồn nhđn lực lă cơ sở cho câc hoạt động biín chế nguồn nhđn lực, đăo tạo, phât triển nguồn nhđn lực.
Ví dụ: để tuyển mộ những người lao động mới, tổ chức cần lăm rõ: loại lao động năo cần tuyển? bao nhiíu người? Khi năo?... trả lời cđu hỏi năy có liín quan chặt chẽ với câc kế hoạch chiến lược kinh doanh của tổ chức đó.
Hoạch định nguồn nhđn lực nhằm điều hòa câc hoạt động nguồn nhđn lực.
2.1.3. Chiến lược nhđn lực vă mục tiíu kinh doanh của doanh nghiệp
Trong thực tiễn hoạt động của câc doanh nghiệp, theo Torrington vă Hall, có năm mức độ phối hợp của câc chiến lược, chính sâch quản trị nguồn nhđn lực văo với câc chiến lược, chính sâch kinh doanh của doanh nghiệp, xem sơ đồ….
Ở mức độ A, không có mối quan hệ năo giữa câc chiến lược kinh doanh với câc chiến lược, chính sâch quản trị nguồn nhđn lực của doanh nghiệp. Ở câc nước công nghiệp phât triển, điều năy thường chỉ phổ biến trong câc doanh nghiệp văo khoảng thời gian 25 năm trước đđy, tuy nhiín tình trạng năy hiện nay vẫn còn tồn tại, đặc biệt lă trong câc doanh nghiệp nhỏ.
Ở mức độ B, vai trò của yếu tố con người trong doanh nghiệp được đânh giâ quan trọng ngang với câc yếu tố khâc của quâ trình sản xuất kinh doanh như marketing, tăi chính, nghiín cứu vă phât triển, …Nguồn nhđn lực được coi lă một yếu tố cơ bản trong quâ trình thực hiện câc chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Câc mục tiíu kinh doanh được phđn bổ từ cấp lênh đạo cao nhất đến cơ sở, phòng ban chức năng. Chiến lược nguồn nhđn lực, cũng như câc chiến lược chức năng khâc trong doanh nghiệp được xđy dựng nhằm đâp ứng vă phù hợp với câc yíu cầu của câc chiến lược kinh doanh của toăn doanh nghiệp.
Ở mức độ C, đê bắt đầu có mối quan hệ song phương giữa câc chiến lược, chính sâch kinh doanh với câc chiến lược, chính sâch nguồn nhđn lực trong doanh nghiệp. Câc chiến lược, chính sâch kinh doanh của doanh nghiệp có thể cần được xem xĩt lại về mức độ thực tiễn, hợp lý cho phù hợp với tình hình, đặc điểm phđn công, bố trí vă sử dụng nguồn nhđn lực trong doanh nghiệp.
Ở mức độ D, câc chiến lược, chính sâch kinh doanh vă câc chiến lược, chính sâch nguồn nhđn lực trong doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ với nhau vă được phât triển trong mối tâc động qua lại lẫn nhau. Nguồn nhđn lực được coi lă một lợi thế cạnh tranh then chốt của doanh nghiệp, không phải đơn thuần chỉ lă phương tiện để thực hiện câc chiến lược, chính sâch kinh doanh.
Ở mức độ E, chiến lược nguồn nhđn lực có vị trí then chốt quyết định trong doanh nghiệp. Nguồn nhđn lực lă một lợi thế cạnh tranh then chốt của doanh nghiệp vă câc chiến lược, chính sâch kinh doanh được xđy dựng vă phât triển dựa trín câc lợi thế của nguồn nhđn lực. Nguồn nhđn lực trở thănh động lực chủ yếu để hình thănh câc chiến lược, chính sâch của doanh nghiệp.
2.2. Quâ trình hoạch định nguồn nhđn lực
2.2.1. Phđn tích hiện trạng quản trị nhđn lực trong doanh nghiệp
Phđn tích hiện trạng quản trị nhđn lực nhằm xâc định được câc điểm mạnh, điểm yếu, những khó khăn, thuận lợi của doanh nghiệp. Quản trị nhđn lực trong doanh nghiệp vừa có tính chất hệ thống, vừa có tính chất quâ trình. Về phương diện hệ thống, quản trị nhđn lực của một doanh nghiệp bao gồm câc yếu tố:
(a) Nguồn nhđn lực: số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm, khả năng hoăn thănh nhiệm vụ vă câc phẩm chất câ nhđn khâc như mức độ nhiệt tình, tận tđm, sâng kiến, trong công việc.
(b) Cơ cấu tổ chức: loại hình tổ chức, phđn công chức năng quyền hạn giữa câc bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp.
CHIẾN LƯỢC KINH KINH DOANH CHIẾN LƯỢC QUẢN TRỊ NNL CHIẾN LƯỢC KINH DOANH CHIẾN LƯỢC KINH DOANH CHIẾN LƯỢC KINH DOANH CHIẾN LƯỢC KINH DOANH CHIẾN LƯỢC QUẢN TRỊ NNL CHIẾN LƯỢC QUẢN TRỊ NNL CHIẾN LƯỢC QUẢN TRỊ NNL CHIẾN LƯỢC QUẢN TRỊ NNL E D C B A
(c) Câc chính sâch: ví dụ, chính sâch tuyển dụng, đăo tạo, huấn luyện, khen thưởng,…
Về phương diện quâ trình, quản trị nhđn lực lă tổng hợp câc quâ trình thu hút, đăo tạo, phât triển vă duy trì nguồn nhđn lực trong doanh nghiệp. Việc phđn tích quản trị nhđn lực của doanh nghiệp đòi hỏi phải đặt câc yếu tố của hệ thống vă quâ trình hoạt động quản trị nhđn lực văo trong môi trường lăm việc cụ thể với câc yếu tố: công việc, phong câch lênh đạo, câc giâ trị văn hóa, tinh thần trong doanh nghiệp. Kết quả hoạt động của quản trị nhđn lực cần được phản ânh ở cả hiệu quả lăm việc của tổ chức doanh nghiệp lẫn hiệu quả lăm việc của câc câ nhđn trong doanh nghiệp. Có thể âp dụng phương phâp bảng cđu hỏi, phỏng vấn để thu thập những thông tin, đânh giâ của nhđn viín về những vấn đề sau:
• Mức độ động viín, kích thích của doanh nghiệp vă công việc đối với nhđn viín. • Sự thỏa mên của nhđn viín đối với công việc.
• Môi trường văn hóa của tổ chức.
• Câch thức con người được quản lý trong doanh nghiệp. • Sự cam kết thực hiện đối với công việc của công ty. • Tính rõ răng của câc mục tiíu trong doanh nghiệp. • Những vấn đề khó khăn vă tồn tại trong doanh nghiệp.
• Câch thức giải quyết câc khó khăn, tồn tại vă hoăn thiện quản trị nhđn lực trong doanh nghiệp.
Hiệu quả quản trị nhđn lực trong doanh nghiệp thường được thể hiện qua câc chỉ tiíu: năng suất lao động, giâ trị gia tăng bình quđn đầu người, chi phí lao động, mức độ sử dụng quỹ thời gian lao động, hiệu quả sử dụng công suất mây móc, thiết bị tai nạn lao động, tỷ lệ nghỉ việc trong nhđn viín, mức độ vắng mặt, ý thức thực hiện kỷ luật lao động,…
2.2.2. Dự bâo cầu nhđn lực
Cầu nhđn lực lă số lượng vă cơ cấu nhđn lực cần thiết để hoăn thănh số lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc khối lượng công việc của tổ chức trong một thời kỳ nhất định.
Khi xâc định cầu nhđn lực phải xem xĩt vă tính đến ảnh hưởng của câc yếu tố như: câc nhđn tố bín ngoăi như cạnh tranh trong nước vă ngoăi nước; tình hình kinh tế; luật phâp; thay đổi công nghệ vă kỹ thuật.
Câc nhđn tố bín trong tổ chức gồm hạn chế về ngđn sâch chi tiíu; mức sản lượng sẽ tiến hănh sản xuất năm kế hoạch; số loại sản phẩm vă dịch vụ mới; cơ cấu tổ chức.
Dự bâo cầu nhđn lực được chia lăm hai loại: cầu nhđn lực ngắn hạn vă cầu nhđn lực dăi hạn. Mỗi loại cầu nhđn lực có thể âp dụng câc phương phâp dự bâo khâc nhau kể cả định tính vă định lượng.
2.2.2.1. Dự bâo cầu nhđn lực ngắn hạn
Dự bâo cầu nhđn lực ngắn hạn lă cầu nhđn lực trong thời hạn 1 năm. Tuy vậy, do đặc điểm của mỗi tổ chức khoảng thời gian có thể linh hoạt hơn. Ví dụ đối với câc tổ chức sản xuất kinh doanh mang tính thời vụ, theo mùa thì khoảng thời gian có thể ngắn hơn (từ 3 đến 6 thâng) như câc tổ chức xđy dựng, câc doanh nghiệp chế biến lương thực, thực phẩm, rau quả… Trong thời hạn ngắn cầu nhđn lực phải xâc định rõ số nhđn lực cụ thể trong từng nghề, từng loại nhđn lực.
Phương phâp chủ yếu để dự đoân cầu nhđn lực trong thời hạn ngắn lă phđn tích nhiệm vụ/ phđn tích khối lượng công việc.
Theo trình tự sau:
(i) Xâc định nhiệm vụ/ khối lượng công việc của tổ chức cần phải hoăn thănh. (ii) Sử dụng câc tỷ số quy đổi hoặc tiíu chuẩn định biín, lượng lao động hao phí cho một đơn vị sản phẩm… để tính tổng số giờ lao động cần thiết cho hoăn thănh mỗi loại công việc/ mỗi loại sản phẩm.
(iii) Quy đổi tổng số giờ lao động ra số người lao động của mỗi nghề, mỗi loại công việc, mỗi loại sản phẩm. Tổng hợp câc nghề ta sẽ có nhu cầu nhđn lực của tổ chức trong năm tới.
Tùy thuộc văo đặc điểm sản xuất kinh doanh, loại sản phẩm, cơ cấu của mỗi tổ chức. Phương phâp phđn tích nhiệm vụ dự bâo cầu nhđn lực ngắn hạn được biểu hiện cụ thể thănh câc phương phâp sau đđy: