- “Những người được dự phái đến làm việc ở trường thi, nếu có anh em thúc bá ruột hay chỗ cậu, cháu dự thi thì cho phép được hồi tỵ Còn những điều
53 Xem thêm Vương Đình Quyền: Văn bản Quản lý nhà nước và công tác công văn, giấy tờ thời phong kiến Việt Nam NXB Chính trị quốc gia, H,
Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của văn bản hành chính đối với hoạt động quản lý nhà nước, quản lý xã hội, Triều Nguyễn đã có nhiều cải cách, đồng thời ban hành, thực hiện một chế độ văn thư hành chính chặt chẽ và hiệu quả, thể hiện qua những chủ trương và biện pháp cụ thể sau đây:
1.1. Thành lập hệ thống các cơ quan có trách nhiệm soạn thảo, chuyển giao và quản lý văn thư hành chính giao và quản lý văn thư hành chính
Như chúng tôi đã đề cập ở phần trên, do văn bản có tầm quan trọng đặc biệt, nên tất cả các nhà nước đều cần quan tâm và có những biện pháp để kiểm soát được toàn bộ “vòng đời” của văn bản, bao gồm từ lúc văn bản được tạo lập (soạn thảo, ban hành) cho đến quá trình chuyền giao, giải quyết và lưu giữ lại sau khi văn bản đã được giải quyết xong.
Để kiểm soát được toàn bộ quá trình trên, vấn đề đầu tiên được các vị vua triều Nguyễn quan tâm là phải thành lập những cơ quan chuyên trách, giúp nhà vua và các cơ quan trong triều về soạn thảo, chuyển giao và quản lý văn bản.
Theo các ghi chép còn lại trong thư tịch cổ, từ thời các chúa Nguyễn ở Đàng Trong, một cơ quan chuyên giúp việc về văn bản, giấy tờ đã đươc thiết lập, có tên là Thị thư viện. Đến thời Gia Long, cơ quan này vẫn được duy trì, đồng thời nhà vua còn cho thành lập thêm 2 cơ quan nữa là Thị Hàn viện và Nội Hàn viện54. Căn cứ vào tên gọi và nhiệm vụ của các chức quan làm việc tại đây, có thể xét đoán rằng: Thị Thư viện và Thị Hàn viện là hai cơ quan chuyên trách việc khởi thảo, phân phát và coi giữ văn thư hành chính của triều đình, còn Nội Hàn viện thì giúp nhà vua khởi thảo và coi giữ các văn bản, giấy tờ riêng của nhà vua55. Đến triều Minh Mệnh, ngay sau khi lên ngôi, nhà vua đã cho đặt cơ quan mới là Văn thư phòng. Trong thời kỳ đầu, Văn thư phòng có nhiệm vụ chính là khởi thảo, phân phát và coi giữ các chiếu dụ, văn bản và biên chép các lời phê đáp (trả lời) tấu văn