III/ DẤU ẤN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM
91 Sự kiện này đã được Hoài Nam Nguyễn Trọng Cẩn một nhà thơ đương thời mô tả rất thú vị như sau: Năm cụ khi không rớt cái ình
Năm cụ khi không rớt cái ình
Đất trời sấm dậy thảy đều kinh Bài không đeo nữa xin dâng Lại Đàn chẳng ai nghe khéo dở Hình Liệu thế không xong Binh chẳng được Liêm đành giữ tiếng Lễ đừng rinh Công danh thôi thế là hưu hỉ Đại sự xin nhường lớp hậu sinh.
Trong đó nói về 5 cụ tức Nguyễn Hữu Bài Thượng thư Bộ Lại, Tôn Thất Đàn Thượng thư Bộ Hình, Phạm Liệu Thượng thư Bộ Binh,Võ Liêm Thượng thư Bộ Lễ, Vương Tứ Đại Thượng thư Bộ Công.
Năm 1935 để phù hợp với xu thế mới, vua Bảo Đại cho đổi tên và thành lập mới một loạt các bộ trong hệ thống chính quyền An Nam như:
+ Bộ Học đổi tên thành Bộ Quốc gia Giáo dục (năm 1943 lại đổi thành Bộ Quốc dân Giáo dục, năm 1945 là Bộ Giáo dục Mỹ thuật);
+ Bộ Hộ bị xóa bỏ để thành lập mới các Bộ Kinh tế (năm 1943 đổi tên thành Bộ Kinh tế - Nông nghiệp) và Bộ Tài chính;
+ Bộ Công được đổi tên thành Bộ Công chánh giao thông;
+ Bộ Lễ bị xóa bỏ để thành lập mới Bộ Lễ - Công (năm 1943 đổi thành Bộ Lễ nghi Công tác);
+ Bộ Hình đổi tên thành Bộ Tư pháp; + Bộ Lại đổi tên thành Bộ Nội vụ.
Ngoài ra sau đó vua Bảo Đại còn thành lập thêm một số bộ mới như Bộ Thanh niên, Bộ Y tế cứu tế… trên cơ sở tách ra từ những bộ đã thành lập. Người đứng đầu các bộ theo cách gọi Nam triều là Thượng thư nhưng trong các văn bản tiếng Việt và tiếng Pháp được gọi là Bộ trưởng hoặc Ministe92.
- Về hệ thống văn thư hành chính
Ngay sau khi chính thức nắm quyền điều hành đất nước, vua Bảo Đại đã cải cách căn bản hệ thống văn thư hành chính của triều đình. Từ chữ viết, loại hình văn bản, thể thức trình bày, con dấu, ngự phê, thậm chí cả chất liệu giấy và mực cũng hoàn toàn thay đổi.
Cải tổ lớn nhất của vua Bảo Đại đó là sử dụng chữ Quốc ngữ làm văn tự chính thức trong hệ thống văn bản hành chính nhà nước, thay vì chữ Hán Nôm theo truyền thống của các triều đại phong kiến trước đó. Bên cạnh chữ Quốc ngữ, chữ Hán Nôm và chữ Pháp trở thành văn tự bổ trợ, tức là ngoài văn bản chính thức bằng quốc ngữ có thêm văn bản viết bằng chữ Hán Nôm và chữ Pháp trong một số trường hợp. Bảo Đại có lẽ là một trong những vị Hoàng đế đặc biệt nhất trong lịch sử khi sử dụng thành thạo và phê duyệt bằng cả ba thứ văn tự Quốc ngữ, Hán Nôm và Pháp trên các văn bản tương ứng.
Về thể thức, khác với văn bản truyền thống trước đó viết trên giấy dó, bằng lông mực mài, viết theo chiều dọc, đọc từ phải qua trái, văn bản giai đoạn này bắt đầu có bố cục khá giống các văn bản hiện đại sau này. Tiêu đề trên bên trái là quốc hiệu, dưới là tên cơ quan ban hành; tiếp dưới có số hiệu văn bản và trích yếu nội dung. Tiêu đề trên bên phải là địa danh, ngày tháng năm theo niên đại; dòng dưới là ngày tháng năm dương lịch tương ứng. Nội dung văn bản được trình bày giữa trang chếch về bên phải, bên dưới ghi chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. Ngoài các loại văn bản truyền thống như Dụ, Chỉ, Tấu, Tư Trình giai đoạn này một số loại hình văn bản mới như Nghị định, Báo cáo, Công văn, Điện… bắt đầu được sử dụng khá phổ biến.
Con dấu của cơ quan ban hành văn bản trước đây thường được đóng ở cuối văn bản đè lên dòng niên đại, dấu hình vuông kích cỡ thông thường khoảng 10x10cm. Văn bản giai đoạn này dấu cơ quan ban hành văn bản được đóng ở góc phải bên dưới, dấu hình vuông kích cỡ nhỏ hơn rất nhiều khoảng 3x3cm, được đóng đè lên chữ ký của người có thẩm quyền. Ngoài ra góc dưới bên trái có thêm dấu công văn đi và đến hình chữ nhật bên trong viết chữ Pháp.
Việc ngự phê cũng có sự thay đổi khá rõ, Hoàng đế Bảo Đại phê duyệt lên văn bản bằng bút dạ đỏ thay vì viết bút lông mực son, lời phê có lúc đè lên chữ viết của văn bản. Dưới dòng châu phê nhà vua ký tắt 2 chữ BĐ (tức Bảo Đại). Tuy nhiên cũng có văn bản nhà vua không phê chỉ ký 2 chữ BĐ đồng nghĩa với việc nhà vua đã xem và phê chuẩn thay vì như trước đây là Châu điểm trên đầu văn bản. Đây là điều khá đặc biệt bởi lẽ các vị vua trước đó thường chỉ bút phê nhưng không bao giờ ký tên lên văn bản.
Về chất liệu, văn bản viết bằng chữ Pháp và quốc ngữ được gõ bằng máy chữ trên giấy pơ-luya hoặc giấy công nghiệp, khác hoàn toàn với việc dùng bút lông viết tay trên giấy dó trước đây. Ngoài ra có một số ít văn bản được viết tay bằng bút sắt.
Năm 1943, nhận thấy các tài liệu hình thành trong hoạt động của bộ máy chính quyền triều Nguyễn không được quản lý thống nhất dẫn đến một số tài liệu,
thư tịch bị hư hỏng mất mát. Vua Bảo Đại với sự tham vấn của ông Ngô Đình Nhu, đương thời là Cố vấn Văn thư viện đã ban hành một đạo Dụ thành lập cơ quan Lưu trữ và Thư việncủa Chính phủ Nam triều. Đây là cơ quan đầu tiên của triều Nguyễn quản lý thống nhất cả văn thư và thư tịch của triều đình gồm văn thư của Nội các, Viện cơ mật, các Bộ, cơ quan ở kinh đô và các tỉnh cùng thư tịch, sử liệu của Sử quán, Tàng thư lâu, Thư viện Bảo Đại93.
- Một số chính sách mới
Sau khi chấp chính, vua Bảo Đại cho thay đổi ngay một số nghi thức trong triều như cho phép thần dân không phải rập đầu cúi lạy khi gặp xa giá nhà vua mà có thể ngước nhìn long diện, quan lại không phải quỳ lạy khi vào chầu, quan Tây được phép bắt tay nhà vua khi chào hỏi; xóa bỏ những lễ tiết cổ hủ xa hoa, giảm bớt các vật dụng bày biện rườm rà trong Hoàng cung…
Ngoài việc cải tiến các nghi thức hủ tục trong nội bộ triều đình, vua Bảo Đại còn ban hành một số quy định hoặc chính sách mới lần đầu tiên được thực thi như:
+ Cho phép mở cửa Đại nội trở thành điểm thăm quan du lịch. Năm 1938 theo đề nghị của Bộ Lễ - Công, vua Bảo Đại cho phép mở cửa Đại nội suốt năm trừ 3 ngày Tết để du khách có thể vào thăm quan, chiêm ngắm các công trình trong Hoàng thành như: lầu Ngọ Môn, điện Thái Hòa, điện Cần Chánh, Thế Miếu, Cửu đỉnh94;
+ Cho phép sử dụng công văn, châu bản, bản đồ, tranh ảnh, thư họa và các tài liệu, hiện vật tại điện Càn Thành và Nội các để trưng bày triển lãm95. Đây là lần đầu tiên các văn thư quan trọng của triều đình như châu bản, bản đồ trước đây quản lý rất nghiêm mật được đưa ra trưng bày rộng rãi.