- “Những người được dự phái đến làm việc ở trường thi, nếu có anh em thúc bá ruột hay chỗ cậu, cháu dự thi thì cho phép được hồi tỵ Còn những điều
56 Xem thêmVũ Thị Phung (2005) Sdd, trang 133
tổng hợp và cung cấp thông tin từ văn bản để nhà vua có căn cứ, cơ sở trước khi ban hành các quyết định quản lý liên quan đến việc điều hành đất nước. Có thể nói, đây là sự đổi mới, cải cách đầu tiên, cơ bản về chế độ văn thư hành chính, thể hiện tư duy coi trọng thông tin, sử dụng thông tin văn bản của các nhà vua và vương triều Nguyễn.
1.2. Cải cách chế độ tuyển dụng và sử dụng quan lại chuyên trách các công việc về văn thư hành chính công việc về văn thư hành chính
Cùng với việc thiết lập các cơ quan chuyên trách như đã trình bày ở phần trên, các kết quả nghiên cứu cho thấy, triều Nguyễn đã kế thừa những quy định về tuyển dụng và sử dụng quan lại của các triều đại trước, đồng thời có những cải cách mới, trong đó có việc tuyển dụng và bố trí quan lại làm các việc về văn thư hành chính.
Theo quan chế thời Nguyễn, quan lại là từ ghép của Quan và Lại (tức lại viên). Triều Nguyễn quy định rõ:
- Những công việc quan trọng như: soạn thảo văn bản của nhà vua, của các bộ, các cơ quan chính quyền ở địa phương; xử lý và tổng hợp thông tin từ văn bản… đều được giao cho chính quan đảm nhận.
- Lại viên được giao các việc có độ phức tạp thấp hơn như: soạn thảo các văn bản thông thường, tiếp nhận và phân loại văn bản để trình lên chính quan, chuyển giao văn bản từ nơi này đến nơi khác (trừ văn bản quan trọng và cơ mật).
Với sự phân biệt về chức trách và vị trí như trên, việc đặt ra tiêu chuẩn và tuyển dụng quan lại cũng có những quy định tương ứng. Các viên quan làm việc trong Hàn Lâm viên, Nội các đều là những người có trình độ cao, được tuyển dụng qua các kỳ thi chính thức của nhà nước. Minh Mệnh đã có lần nói với quần thần: “Đặt ra Nội các là để hầu hạ, gần gũi nơi cung cấm, vâng phụng sắc, chỉ, tiếp nhận sớ, chương, kính theo giấy tờ của vua, chức trách rất là quan trọng. Về thừa hành công việc, ắt hẳn là người trong khoa mục vốn có văn học, mới đáng để kén
vào chức ấy”57. Để chọn được những người có đủ khả năng soạn thảo những văn bản quan trọng của vua và triều đình, nhà Nguyễn tiếp tục đưa nội dung “Soạn thảo chiếu, chế, biểu” vào yêu cầu bắt buộc tại kỳ thi tuyển thứ hai trong 4 kỳ thi bắt buộc58. Nếu không đạt yêu cầu trong kỳ thi này, người dự thi sẽ không được tiếp tục tham gia các kỳ thi tiếp theo.
Đối với các lại viên, việc tuyển dụng không đặt trong hệ thống thi cử chính thống, nhưng lại được tổ chức thi tuyển thường xuyên để đáp ứng yêu cầu của các Bộ, Nha. Khi dự tuyển vào vị trí lại viên, người tham gia thường phải thi môn viết chữ (đẹp và chính xác), làm tính và soạn thảo các loại văn bản thông thường. Do thời đó, việc sao chép lại văn bản gốc còn phải làm trực tiếp, nên các lại viên phải là người cẩn thận và viết chữ đẹp để thể hiện chính xác và đảm bảo hình thức văn bản theo chuẩn mực. Triều Nguyễn đặc biệt coi trọng vấn đề này, nên đã đặt ra chế độ riêng để tuyển những người chuyên viết chữ đẹp, gọi là tuyển cử thư thủ. Ngoài ra, khi các cơ quan thiếu lại viên để giúp các việc về văn bản, giấy tờ tại nha môn, Triều Nguyễn cho phép tuyển thêm các tú tài, sĩ nhân chưa đỗ đạt qua các kỳ thi, nhưng lại “biết văn tự và am tường viết, tính…”.
Sau những quy định về tuyển dụng, triều Nguyễn còn ban hành các chế độ về trách nhiệm và thưởng phạt đối với kết quả làm việc của qua lại liên quan đến văn thư hành chính. Trong thư tịch cổ còn ghi lại nhiều lần các vua triều Nguyễn ban chỉ, dụ để nhắc nhở hoặc xử phạt những quan lại có sai phạm về soạn thảo, sao chép văn bản (đặc biệt là văn bản của nhà vua) hoặc chuyển giao văn bản chậm trễ, quản lý và sử dụng ấn tín (con dấu) chưa nghiêm mật…59
1.3. Thiết lập các quy định chặt chẽ về soạn thảo, ban hành, chuyển giao và quản lý văn thư hành chính giao và quản lý văn thư hành chính