- “Những người được dự phái đến làm việc ở trường thi, nếu có anh em thúc bá ruột hay chỗ cậu, cháu dự thi thì cho phép được hồi tỵ Còn những điều
59 Xem thêmVũ Thị Phụng (2005), sdd, trang
Cùng với việc thiết lập hệ thống các cơ quan chuyên trách và tuyển dụng đội ngũ quan lại, Triều Nguyễn là triều đại có nhiều quy định cụ thể và chặt chẽ về văn thư hành chính, bao gồm:
a/ Quy định về thể loại và thẩm quyền ban hành văn bản
Trong các nghiên cứu về hành chính thời Nguyễn, tuy chưa tìm được nhiều tư liệu trực tiếp, nhưng qua các ghi chép trong sách Đại Nam thực lục chính biên và Hội điển, có thể thấy, bên cạnh việc kế thừa và sử dụng các loại văn bản có từ các triều đại trước, đồng thời tham khảo hệ thống văn bản của các triều đại phong kiến Trung Quốc, Triều Nguyễn đã đặt ra một số loại văn bản riêng và xác định thẩm quyền ban hành cho từng cơ quan từ trung ương đến địa phương.
Theo khảo cứu của chúng tôi, thời Nguyễn đã sử dụng khoảng trên 20 loại văn bản hành chính, trong đó có những loại phổ biến đã có từ trước như: chiếu, chỉ, dụ, sắc…Nhưng bên cạnh đó, nhà Nguyễn còn đặt thêm nhiều loại văn bản khác như : Công đồng truyền, Công đồng sai, Công đồng phó, Công đồng di, Công đồng khiển (tương tự như các loại công văn ngày nay); hoặc quy định chi tiết hơn việc sử dụng các loại số sách hành chính như: sổ hộ tịch, số địa bạ, số theo dõi thu chí tài chính của cung đình, số theo dõi chi tiêu trong xây dựng cơ bản… Các loại văn bản trên đều được quy định về thẩm quyền ban hành, như: chiếu, chỉ, dụ, sắc thuộc thẩm quyền của nhà vua; tấu, biểu, sớ thuộc thẩm quyền của các nha môn và chính quyền địa phương…
Để giúp các cơ quan sử dụng văn bản được thuận lợi, triều Nguyễn đã bước đầu mẫu hóa một số loại văn bản về thể thức cũng như cách trình bày, diễn đạt. Mặc dù còn mang nặng tính khuôn mẫu, nhưng những quy định nhu vậy đã cho thấy ý thức về việc chuẩn hóa văn thư hành chính của triều Nguyễn.
b/ Quy định về thể thức văn bản
Thể thức là khái niệm của thời hiện đại, dùng để chỉ những yếu tố bắt buộc cần được thể hiện trong một văn bản, nhằm giúp cho việc đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản. Qua khảo cứu của chúng tôi, tuy chưa sử dụng thuật ngữ này,
nhưng thời Nguyễn đã có rất nhiều quy định về thể thức văn bản cụ thể và chặt chẽ. Theo đó, mọi văn bản hành chính của nhà vua và các cơ quan nhà nước đều phải có các yếu tố như: quốc hiệu và niên hiệu; tác giả hoặc chức quan ban hành văn bản; thời gian ban hành, tên loại văn bản, nội dung, chữ ký xác nhận và đóng dấu. Nếu so với những quy định hiện nay về thể thức văn bản thì những yếu tố trên gần như đã đảm bảo hầu hết các thông tin cần thiết60. Cách ghi và thực hiện các yếu tố này trong văn bản đã được triều Nguyễn quy định rất cụ thể61.
Ví dụ:
- Năm 1804, vua Gia Long đặt quốc hiệu mới là Việt Nam và yêu cầu tất cả các văn bản phải ghi quốc hiệu mới, không được ghi là An Nam như trước.
- Vào năm Minh Mệnh thứ 6 (1825), nhà vua ra lệnh: từ năm Minh Mệnh thứ bảy trở đi, mọi văn bản đều phải ghi rõ niên hiệu mà các nhà vua đã chọn đặt, chứ không được dùng can chi để ghi như trước (chẳng hạn, thay vì ghi Tân Dậu ngày…thì nay phải ghi Minh Mệnh năm thứ…rồi đến ngày tháng ban hành văn bản)
c/ Quy định về cách thể hiện và phê duyệt nội dung văn bản
Cùng với những quy định về thể thức, triều Nguyễn có nhiều quy định về việc trình bày phần nội dung văn bản, cụ thể như: phải thiết thực và giản yếu; văn phong phải phù hợp với vị thế và mục đích của văn bản; các vấn đề nêu ra phải có căn cứ xác đáng; phải chú ý đến bối cảnh chính trị và quan hệ bang giao… Nội dung của văn bản phải được kiểm tra kỹ trước khi ban hành chính thức.
Ví dụ:
- Triều Nguyễn giao cho Viện Đô sát nhiệm vụ kiểm tra, phát hiện những văn bản thiếu căn cứ, tâu trình vô tội vạ để nhà vua xem xét và nghiêm trị62.