- “Những người được dự phái đến làm việc ở trường thi, nếu có anh em thúc bá ruột hay chỗ cậu, cháu dự thi thì cho phép được hồi tỵ Còn những điều
63 Theo Hội điển, tập XIV, sdd, trang
Có thể nói, hình thức Ngự phê trên đây là một trong những đặc trưng độc đáo của chế độ văn thư hành chính Triều Nguyễn, thể hiện sự khác biệt so với các triều đại trước64.
d/ Quy định về chuyển giao và giải quyết văn bản
Các ghi chép trong thư tịch cổ còn lại cho biết, triều Nguyễn đã đặt ra rất nhiều quy định về phương thức, biện pháp và thời hạn chuyển giao văn bản, cụ thể như sau65:
- Thứ nhất, ngoài việc thiết lập một hệ thống các cơ quan chuyên trách việc chuyển đệ công văn như Ty Bưu chính, Ty Thông chính (đã trình bày ở phần trên), triều Nguyễn còn đặt và bố trí một hệ thống trạm dịch trên khắp các địa phương trong cả nước. Các trạm dịch này đã được đặt ra từ thời vua Gia Long, nhưng chưa nhiều. Đến thời Minh Mệnh, cùng với hàng loạt các biện pháp cải cách hành chính khác, Ông cho kiểm tra, bố trí lại tổ chức và hoạt động của tất cả các trạm dịch trong toàn quốc, với mục đích đảm bảo cho hệ thống thông tin hành chính được thông suốt. Theo thống kê từ Hội điển, từ thời vua Gia Long đến thời vua Tự Đức, cả nước đã có 149 trạm dịch, được phân bố trên khắp cả nước66.
- Thứ hai, quy định cụ thể cách thức và thời hạn chuyển văn thư hành chính
Về cách thức, do điều kiện lúc bấy giờ, nên văn thư hành chính được chuyển trực tiếp, bằng 3 cách: bằng sức người chạy bộ, bằng chạy ngựa và bằng đường sông. Để phục vụ cho việc chuyển công văn bằng các hình thức trên, triều Nguyễn đã có những quy định về bài trạm, ống trạm (để đựng công văn), cờ hiệu và nghi
64 Xem thêmVũ Thị Phụng (2005), sdd, trang 181-189.
- Hải Trung (2013): Bút phê của các hoàng đế trên Châu bản triều Nguyễn (http://dulich.baothuathienhue.vn)
- Nguyễn Thu Hoài (2016): Quá trình hình thành và quản lý Châu bản trong hệ thống lưu trữ thời Nguyễn
(1802-1945) Tạp chí Nghiên cứu và Phát triển, số 2 (128).