- “Những người được dự phái đến làm việc ở trường thi, nếu có anh em thúc bá ruột hay chỗ cậu, cháu dự thi thì cho phép được hồi tỵ Còn những điều
55 Xem thêmVũ Thị Phụng: Văn bản quản lý nhà nước thời Nguyễn (1802 1884) NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005, trang 125.
của nhà vua. Tiếp đó, Minh Mệnh còn cho thành lập thêm Hàn Lâm viện (năm 1822) và Nội các (năm 1829) để thay cho Văn thư phòng trước đó. Căn cứ vào các ghi chép trong Khâm định Đại Nam Hội điển sự lệ (viết tắt là Hội điển), Hàn lâm viện và Nội là những cơ quan có nhiệm vụ soạn thảo các loại văn bản quan trọng của nhà vua, tiếp nhận văn bản từ các bộ và địa phương gửi đến; dự thảo những lời phê, đáp của nhà vua để trả lời và giải quyết các vấn đề cho cấp dưới... Ngoài ra, cũng trong thời Minh Mệnh, các cơ quan chuyên về chuyển đệ công văn trong toàn quốc (gọi là Ty Bưu chính) và tiếp nhận, chuyển giao văn bản từ địa phương gửi lên triều đình (Ty Thông Chính sứ) cũng đã được thành lập. Ở các Bộ đều có các bộ phận như Ty hoặc Xứ chuyên lo việc tiếp nhận công văn, soạn thảo văn bản và quản lý con dấu. Ở địa phương công việc này được các quan chức đứng đầu giao cho các nhân viên như Lại mục và Thông lại56.
Có thể nói, việc thành lập một hệ thống các cơ quan từ Trung ương đến địa phương để chuyên lo các công việc về soạn thảo, ban hành, chuyển giao, kiểm soát văn bản, giấy tờ đã cho thấy sự thay đổi về nhận thức và những biện pháp cải cách tổ chức bộ máy văn thư hành chính của Triều Nguyễn. Từ thời vua Gia Long đến vua Minh Mệnh, Thiệu Trị và Tự Đức, thời nào cũng có các chỉ, dụ của nhà vua, trong đó quy định về chức năng, nhiệm vụ và biên chế nhân sự cho các cơ quan chịu trách nhiệm về văn thư hành chính. Ngoài ra, vấn đề đáng chú ý hơn là cũng với việc thiết lập các cơ quan chuyên trách về văn thư hành chính, Triều Nguyễn, mà đặc biết là dưới thời vua Minh Mệnh, vị trí của các cơ quan này được đề cao. Việc thành lập Hàn lâm viện và Nội các, việc quy định về chức năng, nhiệm vụ của hai cơ quan này đã cho thấy điều đó. Rất nhiều công trình nghiên cứu đã khẳng định Hàn lâm viện và Nội các là những “Văn phòng đặc biệt” của nhà vua, bởi lẽ, thông qua việc giúp vua soạn thảo, ban hành, quản lý những văn bản quan trọng của triều đình, tiếp nhận và xử lý các văn bản từ các bộ và địa phương gửi đến, các cơ quan này còn có vai trò quan trọng trong việc thu thập,