nền văn khố triều Nguyễn. Tạp chí Xưa và Nay, số 7.
70 Phan Thuận An (1993): Tàng thư lâu- một kho lưu trữ tư liệu ngày xưa ở Huế. Tạp chí Thông tin và Thư viện phía Nam, số 1. viện phía Nam, số 1.
nhau, nhưng để điều hành đất nước, triều đại nào cũng có những chủ trương và biện pháp về quản lý hành chính. Và cho dù có tốt đến đâu thì do sự phát triển không ngừng của xã hội, do những thay đổi về thời cuộc, các chế độ đó cũng cần được đổi mới và hoàn thiện.
Với tư duy đó, qua việc tìm hiểu các chế độ của triều Nguyễn về văn thư hành chính, chúng tôi cho rằng có thể rút ra một số bài học kinh nghiệm để tham khảo, kế thừa và phát huy trong qúa trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính hiện nay.
- Thứ nhất, những người đứng đầu đất nước và các cơ quan, tổ chức đã và cần có nhận thức đúng về vai trò, tầm quan trọng của văn bản/văn thư hành chính.
Điều này đã được chứng minh qua những phát ngôn, qua việc ban hành chế độ chặt chẽ về văn thư hành chính của vương triều Nguyễn. Nối tiếp truyền thống đó, từ năm 1945 đến nay, đặc biệt là từ khi tiến hành cải cách hành chính, Nhà nước Việt Nam và các cơ quan chức năng đã ban hành khá nhiều văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến văn thư hành chính. Nhờ đó, hệ thống văn thư hành chính ở Việt Nam đã được soạn thảo, ban hành và quản lý khá chặt chẽ. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn khá nhiều cơ quan và những người đứng đầu chưa thật sự quan tâm đến vấn đề này. Tình trạng không phổ biến các quy định của nhà nước về văn thư, không thực hiện nghiêm túc những quy định đã có về quản lý văn bản nên dẫn đến những sai phạm về thẩm quyền ban hành, về thể thức hoặc bố trí người làm công việc về văn thư hành chính chưa qua đào tạo, yêu cầu nhân viên “chèn số”, đóng dấu khi chưa có chữ ký… đã và đang xảy ra ở một số cơ quan. Điều này đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của hoạt động quản lý, điều hành. Chính vì vậy, để cải cách hành chính, cần nâng cao nhận thức của những người đứng đầu và các cơ quan về vai trò và tầm quan trọng của văn bản, văn thư hành chính. Chỉ khi có nhận thức đúng thì việc thiết lập và thực hiện các chế độ về văn thư mới được thực thi.
- Thứ hai, các cơ quan, tổ chức cần nghiêm túc thực hiện các quy định về văn thư hành chính đã có, đồng thời thường xuyên kiểm tra, đánh giá và xử lý các vi phạm trong vấn đề này.
Qua nghiên cứu chế độ văn thư hành chính của Triều Nguyễn, có thể thấy, bên cạnh việc ban hành các quy chế, quy định, nhà Nguyễn đã có nhiều biện pháp kiểm tra và thưởng phạt nghiêm minh. Nhờ vậy, hệ thống văn thư hành chính triều Nguyễn đã được soạn thảo và chuyển giao, quản lý theo các chuẩn mực nhất định, góp phần quan trọng vào hiệu quả quản lý của vương triều.
Hiện nay, Nhà nước Việt Nam và các cơ quan, tổ chức đã ban hành nhiều quy định, nhưng việc phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra, đánh giá, thưởng phạt đối với các hoạt động liên quan đến văn thư hành chính còn rất hạn chế. Vì vậy, rất nhiều vấn đề mặc dù đã có quy định, nhưng nhiều năm nay vẫn chưa thực hiện tốt như: ban hành văn bản sai thẩm quyền; trình bày văn bản không đúng thể thức; các chuyên viên không lập và nộp hồ sơ công việc vào lưu trữ…Những hạn chế trên khá phổ biến, nhưng không có chế tài, hoặc việc áp dụng chế tài chưa triệt để.
- Thứ ba, nghiên cứu chế độ văn thư hành chínhTriều Nguyễn, chúng ta cần tìm ra những “hằng số” và cả những “biến số” để tham khảo, kế thừa. Hằng số là những vấn đề có tính tất yếu, những quy luật, những vấn đề thời nào, nhà nước nào, chế độ nào cũng cần quan tâm, thực hiện. Chế độ văn thư hành chính thời Nguyễn cho chúng ta thấy những “hằng số” mà hiện nay vẫn cần được quan tâm, đó là: nhận thức sâu sắc về tầm quan trọng của văn thư hành chính; thiết lập các cơ quan chuyên trách và tuyển chọn người trực tiếp làm công việc liên quan đến văn bản, văn thư; thường xuyên ban hành, chỉnh sửa những quy định cụ thể về soạn thảo, ban hành, quản lý và lưu trữ văn bản; chế độ thưởng, phạt nghiêm minh…
Còn “biến số” là những biện pháp cụ thể được mỗi thời, mỗi triều đại, mỗi nhà nước đặt ra trên cơ sở điều kiện và hoàn cảnh hiện có. Vì thế, biến số là những
vấn đề cần thay đổi, cần cải tiến cho phù hợp. Trong lĩnh vực văn thư hành chính, hiện nay chúng ta không thể áp dụng hoàn toàn cách trình bày văn bản như thời Nguyễn, hoặc không thể xử phạt cán bộ khi vi phạm bằng hình thức đánh roi… Vì thế, những biến số này cần được nghiên cứu, quy định và thường xuyên điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện đương thời.
KẾT LUẬN
Nếu xét từ góc độ thông tin, văn bản là vật mang tin có chứa các thông tin liên quan đến hiện tại và quá khứ, là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra thông tin dự báo, đồng thời ban hành các quyết định quản lý phù hợp và hiệu quả. Nếu xét ở góc độ quản lý, văn bản chính là công cụ, phương tiện để các cơ quan, tổ chức ghi lại, truyền đạt các quyết định quản lý và tổng hợp, báo cáo tình hình thực hiện các quyết định đó trong thực tế. Xét trên góc độ pháp lý, văn bản là minh chứng cho những hoạt động đã diễn ra, những công việc và nhiệm vụ đã hoàn thành, đồng thời là minh chứng để truy cứu trách nhiệm của những tổ chức, cá nhân có liên quan. Ngoài ra, văn bản còn là tài sản đặc biệt, là di sản của thế hệ trước để lại cho thế hệ sau. Chính vì thế, các triều đại phong kiến trước đây, đặc biệt là triều Nguyễn đã có những chế độ rõ ràng, chặt chẽ về văn thư hành chính. Để đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính ở Việt Nam, những bài học rút ra từ lịch sử sẽ và cần được tham khảo, kế thừa và phát triển./.
Tài liệu tham khảo:
1. Phan Thuận An (1993): Tàng thư lâu- một kho lưu trữ tư liệu ngày xưa ở Huế. Tạp chí Thông tin và Thư viện phía Nam, số 1.
2. Nguyễn Thu Hoài (2016): Quá trình hình thành và quản lý Châu bản trong hệ thống lưu trữ Thời Nguyễn (1802-1945). Tạp chí Nghiên cứu và Phát triển, số 2 (128).
3. Nội các Triều Nguyễn: Khâm định Đại Nam Hội điển sự lệ (viết tắt là Hội điển), NXB Thuận Hóa, Huế, 1993
4. Pôn Bu đê: Lưu trữ các hoàng đế An Nam và lịch sử nước Nam. Bản dịch, Trung tâm tư liệu Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
5. Vũ Thị Phụng: Văn bản quản lý nhà nước thời Nguyễn (1802 -1884). NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005
6. Vương Đình Quyền (1995): Minh Mệnh - Vị hoàng đế khai sáng nền văn khố triều Nguyễn. Tạp chí Xưa và Nay, số 7.
7. Vương Đình Quyền: Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất bản (NXB) Đại học Quốc gia Hà Nội, 2006
8. Vương Đình Quyền: Văn bản Quản lý nhà nước và công tác công văn, giấy tờ thời phong kiến Việt Nam. NXB Chính trị quốc gia, H, 2002
9. Vương Đình Quyền (1992): Tuyển dụng thư lại và quan chức làm công tác văn bản, giấy tờ dưới chế độ phong kiến Việt Nam. Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1 năm 1992
10.Hải Trung (2013): Bút phê của các hoàng đế trên Châu bản triều Nguyễn (http://dulich.baothuathienhue.vn)
CẢI CÁCH TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH TRIỀU NGUYỄN QUA DI SẢN TƯ LIỆU MỘC BẢN QUA DI SẢN TƯ LIỆU MỘC BẢN
Ths. Nguyễn Xuân Hùng Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV Dẫn nhập
Sau khi giành được chính quyền từ triều Tây Sơn, vào năm Nhâm Tuất (1802), Nguyễn Ánh lên ngôi vua, đặt niên hiệu là Gia Long, lập nên triều Nguyễn - triều đại cuối cùng của chế độ quân chủ Việt Nam, tồn tại gần 150 năm (1802- 1945). Có thể nói, lần đầu tiên trong lịch sử, triều Nguyễn đã góp phần quan trọng trong sự nghiệp hoàn thành thống nhất lãnh thổ từ Ải Nam Quan đến mũi Cà Mau.
Lần theo dấu mốc lịch sử trong khối Mộc bản triều Nguyễn - Di sản tư liệu thế giới cho thấy rằng, quá trình cải cách bộ máy hành chính triều Nguyễn đã đạt được nhiều thành tựu to lớn, từng bước khẳng định và đưa đất nước lên một tầm cao mới. Đây là bài học kinh nghiệm quý báu cho công cuộc cải cách hành chính của nước ta trong giai đoạn hiện nay.
Trong bài tham luận này, chúng tôi tập trung nghiên cứu quá trình cải tổ bộ máy hành chính từ cấp trung ương đến địa phương dưới hai triều Gia Long và Minh Mệnh, đặc biệt là triều Minh Mệnh - Đây là triều đại được xem là thời kỳ thịnh trị nhất của triều Nguyễn. Thành công này được các vị vua tiếp sau kế tục và không có nhiều thay đổi.
Về cơ bản, tổ chức bộ máy hành chính được phân thành 02 cấp gồm chính quyền trung ương và chính quyền địa phương.