1.1. Khái niệm về Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
1.1.1. Khái niệm
Phơng lưu trữ quốc gia: Là tồn bộ tài liệu lưu trữ của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó.
Thành phần tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm bản chính (hoặc bản sao có giá trị như bản chính) của các văn kiện (chiếu, chỉ, sắc, dụ; hiến pháp, luật pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư…); tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án, thiết kế, bản vẽ, bản đồ, cơng trình nghiên cứu); tài liệu chun mơn (sổ sách, thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự …); bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học, nghệ thuật; âm bản, dương bản các bức ảnh, Microfim, tài liệu ghi âm, ghi hình; khn đúc đĩa; sổ cơng tác; nhật ký; hồi ký; tranh vẽ hoặc in; tài liệu viết tay để tuyên truyền cổ động, kêu gọi; sách báo nội bộ và tài liệu khác … hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức trong các thời kỳ lịch sử của xã hội Việt Nam; các bút tích có ý nghĩa lịch sử, văn hố của các tập thể, gia đình, cá nhân điển hình, tiêu biểu trên các mặt trong các thời kỳ lịch sử đã được nhà nước quản lý. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được thành lập theo Quyết định số:168/HĐBT, ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng. Theo Quyết định này thì Phơng lưu trữ
quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam.
+ Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam: Là tồn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị - xã hội; tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là các cán bộ lãnh đạo chủ chốt của nhà nước, của các tổ chức chính trị - xã hội. Phơng lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được tập trung bảo quản trong các phòng kho lưu trữ của Đảng, các tổ chức chính trị - Xã hội.
+ Phơng lưu trữ Nhà nước Việt Nam: Là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu và các tài liệu khác có ý nghĩa về các lĩnh vực: chính trị, kinh tế, quốc phịng, an ninh, ngoại giao, văn hố, giáo dục, khoa học, cơng nghệ …Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam được tập trung bảo quản trong các phòng kho lưu trữ của nhà nước từ trung ương đến địa phương. Phông lưu trữ quốc gia là tài sản của dân tộc, không một cơ quan, tổ chức, cá nhân nào được phép mang tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia ra khỏi biên giới nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Đó là tài sản xã hội chủ nghĩa hết sức quan trọng và quý giá, mọi cơ quan, đoàn thể nhân dân, tổ chức xã hội và mọi cơng dânViệt Nam có nghĩa vụ và trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ chu đáo.(3)
1.1.2. Tổ chức tài liệu Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam
Theo nguyên tắc xuất xứ tài liệu lưu trữ hình thành qua hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thì tài liệu được quản lý theo nguồn sản sinh ra tài liệu. Để tổ chức tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được khoa học, ngồi việc phải tơn trọng nguyên tắc xuất xứ và nguyên tắc không phân tán Phơng lưu trữ cịn cần phải lưu ý đến các yêu cầu khác để xây dựng được mạng lưới các lưu trữ trong toàn quốc. Mạng lưới lưu trữ này xác định rõ hệ thống các lưu trữ
trong cả nước, đặc biệt là các lưu trữ lịch sử và mối quan hệ giao nộp tài liệu giữa lưu trữ lịch sử có thẩm quyền và lưu trữ hiện hành là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
Trên một khu vực hành chính - lãnh thổ hiện có, mối quan hệ giao nộp tài liệu giữa lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành được luật pháp quy định, hoặc người đứng đầu đơn vị hành chính phê duyệt, gọi là khu vực thẩm quyền lưu trữ.
Như vậy theo quy định hiện hành, tài liệu lưu trữ được quản lý tại lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử:
- Lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của cơ quan tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ còn giá trị hiện hành của cơ quan, tổ chức. Tài liệu có giá trị lịch sử bảo quản ở lưu trữ hiện hành đến hạn giao nộp được chuyển và bảo quản ở lưu trữ lịch sử. Tài liệu lưu trữ hiện hành không là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử được bảo quản lâu dài tại lưu trữ của mình theo quy định, để phục vụ, khai thác, sử dụng tài liệu.
- Lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác. Quy mô của lưu trữ lịch sử lớn hơn lưu trữ hiện hành về số lượng tài liệu, kho tàng, trang thiết bị bảo quản, số lượng cán bộ, công chức lưu trữ.
Lưu trữ lịch sử khơng có nguồn bổ sung định kỳ hàng năm. Mạng lưới kho lưu trữ Việt Nam hiện nay đã hình thành và ngày càng hồn thiện. Mạng lưới đó được quy định theo các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước, cụ thể:
+ Các lưu trữ hiện hành được thành lập ở các cơ quan, tổ chức để quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan mình
+ Các Trung tâm lưu trữ quốc gia
+ Ngồi ra, các nghành có nhiều hồ sơ, tài liệu quan trọng, bí mật hoặc tài liệu có giá trị hiện hành, kéo dài như Cơng an, Quốc phòng, Ngoại giao… được
bảo quản tài liệu lưu trữ tại ngành mình 30 năm mới phải giao nộp vào Trung tâm lưu trữ quốc gia, trừ tài liệu chưa giải mật và tài liệu còn giá trị hiện hành.
+ Đối với các thành phố trực thuộc trung ương thì mỗi tỉnh thành lập Trung tâm lưu trữ tỉnh thuộc văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
Như vậy, các Trung tâm lưu trữ tỉnh chủ yếu bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa địa phương
+ Đối với các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tài liệu lưu trữ được bảo quản trong Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố.
+ Ở xã, phường, thị trấn có cán bộ Văn phịng Ủy ban nhân dân kiêm nhiệm công tác lưu trữ. Hiện nay các cấp xã đều tổ chức lưu trữ riêng. Tài liệu lưu trữ cấp xã không phải giao nộp vào lưu trữ cấp huyện.
1.2. Khái niệm về phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là việc vận dụng các đặc trưng cơ bản của việc hình thành tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm cơ bản đến các nhóm lớn đến các nhóm nhỏ đến nhóm nhỏ hơn đến nhóm nhỏ nhất (một nhóm nhỏ nhất tương ứng với một đơn vị bảo quản).
Các đặc trưng phân loại tài liệu bao gồm: đặc trưng thời kỳ lịch sử; đặc trưng ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa địa phương; đặc trưng lãnh thổ hành chính; đặc trưng ngành hoạt động; đặc trưng ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu; đặc trưng cơ cấu tổ chức; đặc trưng mặt hoạt động.
Ngồi các đặc trưng nêu trên, trong q trình phân loại tài liệu ta cịn phải vận dụng các đặc trưng khác như: Vấn đề tác giả, tên gọi, thời gian, địa dư, cơ quan giao dịch …