2. Các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
2.2. Phương pháp xác định giá trị tài liệu
Theo nghĩa thông thường, phương pháp là cách thức tiến hành công việc để đạt hiệu quả cao. Để xác định giá trị tài liệu được chính xác cần tuân theo bốn phương pháp sau đây:
2.2.1. Phương pháp phân tích chức năng
Mỗi cơ quan trong bộ máy nhà nước đều được xác định chức năng, nhiệm vụ cụ thể và trong quá trình hoạt động phải thực hiện chức năng, nhiệm vụ đó. Do vậy, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ln ln có nội dung phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu, cán bộ lưu trữ cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đẻ lựa chọn tài liệu.
Trong thực tế một số cơ quan có hai hay nhiều chức năng khác nhau. Việc thực hiện những chức năng ấy thể hiện ở các nhiệm vụ cụ thể. Cán bộ lưu trữ cần phân biệt và nắm vững những chức năng, nhiệm vụ chủ yếu và thứ yếu để lựa chọn và xác định giá trị tài liệu một cách chính xác.
Ví dụ: Chức năng chủ yếu của các Viện nghiên cứu là nghiên cứu khoa học, chức năng thứ yếu là chức năng đào tạo, chức năng hợp tác quốc tế vè khoa học cơng nghệ. Như vậy trong q trình hoạt động các Viện nghiên cứu sẽ hình thành nên khối tài liệu chính là các cơng trình nghiên cứu khoa học, ngồi ra cịn hình thành nên khối tài liệu về đào tạo cán bộ, tài liệu về hợp tác quốc tế về khoa học công nghệ. Cán bộ lưu trữ cần có những xem xét, đánh giá, lựa chọn và định thời hạn bảo quản khác nhau đối với từng nhóm tài liệu trên.
2.2.2. Phương pháp hệ thống
Mỗi một ngành, một lĩnh vực đều được tổ chức, hoạt động và chịu sự quản lý của một hệ thống nhất định. Trong quá trình hoạt động, các cơ quan trong cùng một hệ thống thường sản sinh ra những loại tài liệu giống nhau hoặc tương tự như nhau. Khi xác định giá trị tài liệu cần chú ý đến tính thống nhất của tài liệu trong một hệ thống các cơ quan, các ngành, các địa phương có liên quan nhằm đảm bảo đánh giá chính xác giá trị của tài liệu. Đồng thời cần chú ý đến khả năng phân chia thứ bậc giữa các cơ quan trong cùng hệ thống và áp dụng phương pháp phân tích chức năng để xác định chính xác giá trị tài liệu.
Áp dụng phương pháp hệ thống sẽ giúp ta loại bớt được những tài liệu trùng, thừa trong các cơ quan có cùng hệ thống, tối ưu hố thành phần phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
2.2.3. Phương pháp thông tin
Giá trị của tài liệu được đánh giá bằng giá trị thơng tin chứa đựng trong tài liệu đó. Thơng tin trong tài liệu phản ánh xác thực sự vật, hiện tượng trong thực tế sẽ đảm bảo tính chân thực của tài liệu. Nói cách khác độ chân thực của tài liệu thể hiện ở mức độ chân thực của thông tin phản ánh sự vật, hiện tượng trong tài liệu đó.
Khi xác định giá trị tài liệu cần chú ý đến những tài liệu có thơng tin đầy đủ, chân thực đối với các sự vật, hiện tượng mà nội dung tài liệu đề cập. Những tài liệu có thơng tin trùng lặp cần phải được xem xét kỹ lưỡng và lựa chọn một
cách cẩn thận sao cho khối tài liệu giữ lại ít nhất mà chứa đựng lượng thơng tin đầy đủ và chính xác nhất.
Độ chân thực của thông tin chứa đựng trong tài liệu và độ chân thực của tài liệu được kiểm chứng bằng việc đối chiếu những thông tin trong tài liệu với thực tế sự vật, hiện tượng hoặc có thể dựa vào những tài liệu có liên quan khác.
2.2.4. Phương pháp sử liệu học
Sử liệu học là môn khoa học nghiên cứu về sử liệu. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu đáng tin cậy để nghiên cứu lịch sử. Vì vậy, lưu trữ học và sử liệu học có mối quan hệ mật thiết với nhau.
Phương pháp sử liệu có nghĩa là áp dụng các phương pháp của sử liệu học để đánh giá giá trị của tài liệu. Sử liệu học coi tài liệu lưu trữ như một nguồn sử liệu và cần xác định xem tài liệu đó là chân thực hay giả mạo.
Tài liệu lưu trữ càng có tính chân thực cao, càng phản ánh chính xác thực tế sự vật, hiện tượng càng được đánh giá giá trị tài liệu ở mức độ cao và định thời hạn bảo quản càng cao.
Để xác định độ chân thực của tài liệu, sử liệu học dựa vào việc phân tích chính bản thân sử liệu đó như: Vật liệu chế tác tài liệu, văn phong ngôn ngữ tài liệu, tác giả tài liệu, người ký…
Dựa vào chất liệu làm ra tài liệu người ta có thể xác định xem tài liệu đó có được sản sinh ra vào thời điểm lịch sử đó khơng; dựa vào ngơn ngữ văn phong có thể xác định được tác giả tài liệu; dựa vào cơ quan sản sinh tài liệu hay người ký (đối với tài liệu quản lý nhà nước) cũng có thể xác định thời gian cụ thể của tài liệu trong phạm vi hẹp…Từ đó chúng ta sẽ xác định được mức độ chính, gốc của tài liệu lưu trữ.
Đây là một phương pháp rất xác thực và hiệu quả trong việc xác định những tài liệu cũ của đất nước ta. Do điều kiện chiến tranh liên miên, một số tài
liệu còn khuyết những yếu tố về thể thức cần được làm sáng tỏ để đánh giá chính xác giá trị của tài liệu.
Trong một số trường hợp nội dung thơng tin trong tài liệu có những yếu tố khơng đúng với thực tế sự vật, hiện tượng mà tài liệu bị khuyết tác giả nếu áp dụng phương pháp sử liệu học sẽ giúp chúng ta tìm ra những yếu tố cịn thiếu và truy cứu trách nhiệm kịp thời.
Tuy nhiên, áp dụng phương pháp này phải đảm bảo yêu cầu thận trọng để tránh những trường hợp cố tình giả mạo tài liệu hoặc những việc làm sai trái bằng việc xoá các chứng cứ là tài liệu lưu trữ.
Mỗi phương pháp có vai trị, vị trí nhất định và phù hợp với từng phơng, từng loại hình tài liệu cụ thể, Vì vậy, để xác định chính xác giá trị của tài liệu cần vận dụng linh hoạt những phương pháp đó.