2. Các cấp độ phân loại tài liệu
2.1. Phân loại tài liệu trong các Kho lưu trữ
Tồn bộ tài liệu Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam được phân loại theo mạng lưới các phòng kho lưu trữ sau:
- Kho lưu trữ lịch sử: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu có giá trị lịch sử. Ví dụ: Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia I. II, III IV; Trung tâm lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương…kho lưu trữ lịch sử thường có quy mơ lớn hơn, trang thiết bị đầy đủ, số lượng cán bộ, nhân viên đông hơn các kho lưu trữ khác. Ở Việt Nam hiện nay, kho lưu trữ lịch sử có số lượng ít hơn so với các kho lưu trữ cơ quan.
- Kho lưu trữ cơ quan: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan nhất định. Ví dụ: kho lưu trữ các cơ quan Bộ (nói chung); kho lưu trữ các cơ quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, huyện.
Kho lưu trữ cơ quan thường có quy mơ nhỏ hơn, trang thiết bị, số lượng cán bộ, nhân viên ít hơn các kho lưu trữ lịch sử. Ở Việt Nam hiện nay, kho lưu trữ cơ quan có số lượng tương đối nhiều.
- Kho lưu trữ đóng: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu của các cơ quan đã ngừng hoạt động.Ví dụ: Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II.
- Kho lưu trữ mở: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu của các cơ quan đã và đang hoạt động.
- Kho lưu trữ chuyên ngành: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu của một ngành nhất định. Ví dụ: kho lưu trữ các cơ quan Cơng an, Quốc phịng, Ngoại giao …
- Kho lưu trữ chuyên dụng: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu được chế tác bằng các loại vật liệu khác nhau. Ví dụ: kho lưu trữ tài liệu ảnh; kho lưu trữ tài liệu phim điện ảnh; ghi âm; ghi hình …
Để phân loại tài liệu Phơng lưu trữ quốc gia theo mạng lưới các phòng, kho lưu trữ, ta phải vận dụng các đặc trưng sau:
* Đặc trưng thời kỳ lịch sử: Vận dụng đặc trưng này thì tài liệu hình thành bởi giai đoạn lịch sử nào sẽ được phân loại theo thời kỳ lịch sử đó. Vận dụng đặc trưng này, tài liệu Phơng lưu trữ Quốc gia Việt Nam được phân loại thành các nhóm sau đây:
Nhóm I: Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan thuộc nhà nước phong kiến thực dân từ 1945 trở về trước.
Nhóm II: Tài liệu hình thành trong q trình hoạt động của các cơ quan thuộc chính quyền Mỹ - Ngụy giai đoạn 1954 – 1975.
Nhóm III: Tài liệu của các cơ quan Trung ương thuộc Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa 1945 - 1976 và Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam từ 1976 - nay. Vận dụng đặc trưng này ta xác định được mạng lưới các kho lưu trữ lịch sử (Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II và III).
* Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa địa phương. Vận dụng đặc trưng này, tài liệu Phông lưu trữ quốc gia được chia thành 02 nhóm:
+ Tài liệu có ý nghĩa tồn quốc: Là những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở Trung ương và các cá nhân tiêu biểu có ảnh hưởng trong phạm vi cả nước.
+ Tài liệu có ý nghĩa địa phương: Là những tài liệu do các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở địa phương hình thành ra.
Lưu ý: Trong thực tế, có những tài liệu do các cơ quan ở địa phương hình thành ra nhưng lại mang ý nghĩa tồn quốc (Tài liệu hình thành bởi các huyện biên giới, hải đảo…). Vận dụng đặc trưng này ta xác định được các Phòng, Kho lưu trữ lịch sử, Kho lưu trữ cơ quan ở Trung ương và địa phương.
* Đặc trưng lãnh thổ hành chính: Vận dụng đặc trưng này tài liệu Phông lưu trữ quốc gia được phân loại theo từng đơn vị hành chính (cấp Trung ương, tỉnh, huyện, xã). Tài liệu do các cơ quan, cá nhân thuộc đơn vị hành chính nào được phân loại theo đơn vị hành chính đó.
Vận dụng đặc trưng này ta xác định được mạng lưới kho lưu trữ lịch sử và kho lưu trữ cơ quan ở trung ương và địa phương.
* Đặc trưng ngành hoạt động. Ngành hoạt động hay còn gọi là lĩnh vực hoạt hoạt động như: giáo dục, y tế, khoa học, nông nghiệp, công nghiệp …Theo đặc trưng này thì tài liệu Phơng lưu trữ quốc gia được phân loại theo từng lĩnh vực hoạt động xã hội như: cơng an, quốc phịng, ngoại giao và một số lĩnh vực chun mơn khác như: Khí tượng thuỷ văn, tài liệu địa chất …Vận dụng đặc trưng này ta xác định được các lưu trữ chuyên ngành.
* Đặc trưng ngôn ngữ, vật liệu chế tác tài liệu. Đặc trưng này được vận dụng để phân loại các loại tài liệu được chế tác bằng các loại vật liệu khác như: Ảnh, phim, ghi âm, ghi hình …Vận dụng đặc trưng này ta xác định được mạng lưới các kho lưu trữ chuyên dụng (kho lưu trữ tài liệu ảnh; kho lưu trữ tài liệu phim điện ảnh; kho lưu trữ tài liệu ghi âm, ghi hình…).
Có thể nói rằng phân loại tài liệu Phơng lưu trữ quốc gia là một hoạt động tương đối phức tạp, đòi hỏi khi tiến hành phải kết hợp linh hoạt các đặc trưng với nhau. Có như vậy cơng tác phân loại mới đạt kết quả như mong muốn. (3)
2.2. Phân loại tài liệu trong các Phông lưu trữ
Trong phạm vi một kho lưu trữ, tài liệu được phân loại theo Phơng lưu trữ. Ta có các Phơng lưu trữ sau đây:
2.2.1. Phông lưu trữ cơ quan
- Khái niệm: Phông lưu trữ cơ quan là tồn bộ tài liệu có ý nghĩa trên các phương diện kinh tế, chính trị, văn hoá, khoa học và các ý nghĩa khác được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan.
Ví dụ: Phơng lưu trữ Ủy ban Nhân dân thành phố Đà Nẵng; phông lưu trữ Sở khoa học công nghệ tỉnh Quảng Nam; phông lưu trữ trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn Hà Nội.
- Điều kiện thành lập Phông lưu trữ cơ quan: Để thành lập một Phông lưu trữ cơ quan, ta cần có các điều kiện sau:
+ Cơ quan đơn vị hình thành phơng phải là một cơ quan hoạt động độc lập, tức là cơ quan đó phải đảm bảo các yếu tố sau:
Phải có văn bản thành lập của cơ quan có thẩm quyền. Trong đó quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của cơ quan. Đây là yếu tố quan trọng nhất khẳng định sự tồn tại hợp pháp của cơ quan.
Phải có văn thư và con dấu riêng để tổ chức quản lý và giải quyết các văn bản giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan và để khẳng định vị trí của cơ quan; khẳng định tư cách pháp nhân và giá trị pháp lý của văn bản do cơ quan đó ban hành.
Có tổ chức và biên chế riêng, được quyền tuyển dụng cán bộ nhân viên theo tổng số biên chế được cấp trên phân bổ.
Có tài khoản riêng để thực hiện các quan hệ trao đổi, giao dịch với các cơ quan khác.
Lưu ý: Trong một số trường hợp, một cơ quan vì một lý do nào đó khơng
đảm bảo các yếu tố nêu trên, ta vẫn có thể xem xét để thành lập một phơng lưu trữ. Tuy nhiên, nếu thiếu văn bản thành lập cơ quan thì sẽ khơng đủ cơ sở pháp lý chứng minh cho sự tồn tại hợp pháp của cơ quan đó. Trong trường hợp này, ta không thể thành lập phông.
+ Tài liệu trong phơng phải có giá trị, có thể bổ sung cho thành phần tài liệu Phông lưu trữ quốc gia.
+ Tài liệu trong phơng phải hồn chỉnh hoặc tương đối hồn chỉnh. Phơng lưu trữ cơ quan là phông lưu trữ chiếm số lượng lớn nhất trong các phòng, kho lưu trữ ở nước ta hiện nay.
- Giới hạn phông lưu trữ:
Muốn phân loại tài liệu Phông lưu trữ cơ quan được chính xác, đúng với các nguyên tắc đã đặt ra thì trước hết ta phải xác định được giới hạn phông lưu trữ. Xác định giới hạn phông lưu trữ là xác định thời gian của tài liệu trong phông. Khi xác định giới hạn phông cần phải xác định rõ thời gian bắt đầu và
kết thúc của phơng đó. Thời gian bắt đầu và kết thúc của một phông thường bị ảnh hưởng của các yếu tố:
+ Sự thay đổi chế độ chính trị: Khi một chế độ chính trị mới ra đời thay thế cho một chế độ chính trị cũ thì tồn bộ các cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước của chế độ chính trị sẽ ngừng hoạt động. Thay vào đó là hoạt động của các cơ quan thuộc chế độ chính trị mới. Tài liệu của các cơ quan ngừng hoạt động sẽ hình thành các Phơng lưu trữ “đóng”. Tài liệu của các cơ quan mới được thành lập sẽ hình thành nên các phơng lưu trữ “mở”. Ví dụ: Ở VN sau Cách mạng tháng 8 năm 1945, tồn bộ các cơ quan thuộc chính quyền phong kiến thực dân đều ngừng hoạt động dẫn đến việc hình thành các phơng lưu trữ “đóng”. Các cơ quan thuộc nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hoà được thành lập dẫn đến sự ra đời của các Phông lưu trữ “mở:
+ Sự thay đổi về địa giới hành chính: Trường hợp này thường xảy ra khi có sự chia tách, sáp nhập các đơn vị hành chính cấp tỉnh, huyện, xã. Khi có sự chia tách, sáp nhập các đơn vị hành chính với nhau thường dẫn đến sự kết thúc hoạt động của các cơ quan thuộc đơn vị hành chính cũ, thay vào đó là sự hình thành các cơ quan thuộc đơn vị hành chính mới. Tài liệu của các cơ quan thuộc đơn vị hành chính cũ sẽ được lập phơng “đóng”. Tài liệu của các cơ quan thuộc đơn vị hành chính mới sẽ được lập phơng “mở”.
Ví dụ 1: Khi chia tách Quảng Nam, Đà Nẵng thành tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng thì các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng như: Hội đồng nhân dân, Uỷ ban Nhân dân, các Sở, ban ngành … cũng phải chia tách thành các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng. Như vậy, có thể thấy rằng: các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng kết thúc hoạt động. Tài liệu của các cơ quan đó sẽ lập thành các Phơng lưu trữ đóng. Các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng được thành lập, tài liệu của các cơ quan đó được lập Phơng lưu trữ mở.
Ví dụ 2: Khi sáp nhập hai tỉnh Hà Đơng và Sơn Tây thành tỉnh Hà Tây thì các cơ quan thuộc hai tỉnh Hà Đơng và Sơn Tây cũng lần lượt được sáp nhập với
nhau dẫn đến sự kết thúc hoạt động của các cơ quan thuộc hai tỉnh đó. Các cơ quan thuộc tỉnh Hà Tây được thành lập dẫn đến sự ra đời của các Phông lưu trữ mở.
+ Sự thay đổi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan:
Trường hợp này xảy ra khi có sự chia tách, sáp nhập các cơ quan, tổ chức trong hệ thống bộ máy Nhà nước. Các trường hợp chia tách, sáp nhập các cơ quan sẽ dẫn đến giới hạn của các Phơng lưu trữ.
Ví dụ: Bộ cơng nghiệp nặng sáp nhập với bộ công nghiệp nhẹ sáp nhập với Bộ Năng lượng thành Bộ công nghiệp. Như vậy tài liệu của 03 cơ quan được sáp nhập sẽ được lập thành 03 Phơng lưu trữ đóng. Tài liệu của Bộ cơng nghiệp được lập thành Phông lưu trữ mở. Như vậy, xác định giới hạn Phông lưu trữ là một trong những việc làm quan trọng trong quá trình phân loại tài liệu. Làm tốt công việc này sẽ giúp cho việc phân loại tài liệu tránh được tình trạng phân tán, lẫn lộn tài liệu giữa phông lưu trữ này với phông lưu trữ khác, đảm bảo cho phân loại tài liệu được thực hiện theo đúng các nguyên tắc đã đặt ra.
2.2.2. Phông lưu trữ cá nhân
Phông lưu trữ cá nhân: Là tồn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cá nhân tiêu biểu được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Đây là loại phông lưu trữ chủ yếu được thành lập đối với những cá nhân tiêu biểu trong các lĩnh vực: Kinh tế, chính trị, văn hố, khoa học…
Ví dụ: phơng lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh; phơng lưu trữ Tổng Bí thư Trần Phú.
Cùng dạng với Phơng lưu trữ cá nhân cịn có Phơng lưu trữ gia đình, Phơng lưu trữ dịng họ. Phơng lưu trữ gia đình là tồn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các thành viên tiêu biểu trong một gia đình. Phơng lưu trữ dịng họ là tồn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhân vật tiêu biểu trong một dịng họ.(3)
Phông lưu trữ liên hợp: là một tập hợp các phông lưu trữ độc lập được liên kết lại với nhau bởi một đặc trưng nào đó như: cùng một cơ quan chủ quản, cùng một lĩnh vực, một địa bàn hoạt động.
2.2.4. Sưu tập tài liệu lưu trữ
Sưu tập tài liệu lưu trữ: Là một tập hợp tài liệu có ý nghĩa lịch sử và các ý nghĩa khác được hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan, cá nhân hoặc được kết hợp lại với nhau theo một đặc trưng nào đó như: vấn đề tên gọi, tên gọi, tác giả, thời gian. Ví dụ: Sưu tập tài liệu về phịng trào Xơ viết Nghệ Tĩnh 1930 - 1931
__________________________________