5. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu
5.1. Các giai đoạn chủ yếu của công tác xác định giá trị tài liệu
Xuất phát từ quy trình hình thành và chuyển giao tài liệu từ khi tài liệu được sinh ra đến khi nó trở thành tài liệu lưu trữ và được lưu trữ tại lưu trữ lịch sử, vòng đời của tài liệu đi theo các bước như sau:
Tài liệu hình thành ở giai đoạn văn thư cơ quan được chuyển giao vào lưu trữ hiện hành sau thời gian một năm kể từ khi công việc ở giai đoạn văn thư kết thúc, được chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau khi kết thúc thời gian bảo quản tại lưu trữ hiện hành.
Ở mỗi giai đoạn đó, tài liệu được đánh giá lại dựa vào những tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu. Vì vậy, căn cứ vào vịng đời của tài liệu, các nhà lưu trữ học định ra các giai đoạn xác định giá trị tài liệu như sau:
Việc xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư được đặt ra ngay từ khi lập danh mục hồ sơ dự kiến cần lập trong năm văn thư. Tại đây, việc xác định giá trị và định thời hạn bảo quản chỉ mang tính chất tương đối và sau khi lập và hoàn chỉnh hồ sơ, thời hạn bảo quản có thể cịn thay đổi.
Thời hạn bảo quản ghi trong danh mục hồ sơ dự kiến lập trong năm có thể được thay đổi sau khi xem xét tài liệu thực tế của hồ sơ khi công việc kết thúc. Tài liệu của mỗi sự việc đã được xếp vào từng tờ bìa hồ sơ, cuối mỗi năm khi kế hoạch công tác trong năm của cơ quan đã kết thúc, các công việc được giải quyết trong năm đã sắp xếp việc nào ra việc ấy thì cán bộ hành chính phân loại hồ sơ đã được lập theo các nhóm có thời hạn bảo quản. Sau một năm tại văn thư cơ quan, tài liệu có được chuyển giao vào lưu trữ cơ quan hay không lại phải được xem xét và đánh giá kỹ lưỡng. Đây là bước đầu tiên của cơng tác xác định giá trị tài liệu.
Q trình đánh giá giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư cơ quan thường được xem xét từng tài liệu trong q trình lập hồ sơ. Điều đó địi hỏi các hồ sơ tại văn thư cơ quan trước khi đưa vào lưu trữ cần được lập hoàn chỉnh. Cán bộ làm công tác lập hồ sơ hiện hành phải cẩn thận, chu đáo vì việc kiểm tra, tối ưu hóa thành phần tài liệu trong một hồ sơ sẽ quyết định số phận của từng tài liệu.
Việc xác định giá trị tài liệu tại giai đoạn văn thư cơ quan sẽ loại bớt được những tài liệu trùng thừa trong các hồ sơ tài liệu, đồng thời góp phần phát hiện và tìm kiếm những tài liệu thiếu, bổ sung nhằm hoàn chỉnh chất lượng của từng hồ sơ trước khi chuyển giao vào lưu trữ hiện hành. Vì vậy, việc xác định giá trị tài liệu tại giai đoạn văn thư cơ quan làm tốt sẽ góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho những giai đoạn tiếp theo. (4)
5.1.2 Xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành)
Lưu trữ cơ quan là nơi thu thập tài liệu từ văn thư cơ quan và các đơn vị, phịng ban trực thuộc. Vì vậy, thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ cơ quan cũng tương đối phức tạp.
Nhiệm vụ của việc xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ cơ quan là cán bộ lưu trữ cần kiểm tra lại toàn bộ những hồ sơ từ văn thư cơ quan và các phòng ban chức năng khi nộp vào lưu trữ cơ quan. Toàn bộ những hồ sơ tài liệu đó khơng phải đều có giá trị như nhau và đều phải nộp lưu vào lưu trữ. Sau khi kiểm tra toàn bộ hồ sơ tài liệu thu được, cần xem xét, đánh giá giá trị từng hồ sơ một lần nữa để lựa chọn những hồ sơ có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử.
Nếu như việc định thời hạn bảo quản tài liệu tại văn thư cơ quan được đánh giá ở cấp độ từng tài liệu cụ thể thì tại lưu trữ cơ quan việc định thời hạn bảo quản lại áp dụng cho từng hồ sơ tài liệu. Vì vậy, có thể tiến hành một cách độc lập hoặc kết hợp với công tác thống kê, phân loại và chỉnh lý tài liệu.
Tài liệu tại lưu trữ cơ quan chủ yếu được giữ lại để phục vụ việc tra tìm thường xuyên của cán bộ trong cơ quan hoặc trong ngành. Giá trị của tài liệu chủ yếu là giá trị hiện hành. Theo quy định của nhà nước, tại các lưu trữ hiện hành của các cơ quan trung ương, tài liệu hành chính được lưu trữ mười năm cịn tại lưu trữ của các cơ quan địa phương là năm năm. Như vậy, công tác xác định giá trị tài liệu tại các lưu trữ hiện hành cần được thực hiện trong quá trình chỉnh lý khoa học tài liệu.
Xác định giá trị tại lưu trữ cơ quan sẽ loại bớt những hồ sơ, tài liệu trùng thừa ra khỏi phông lưu trữ cơ quan đồng thời loại bớt những tài liệu đã thực sự hết giá trị trong giai đoạn hiện hành, chọn lựa những hồ sơ tài liệu có giá trị đích thực chuyển giao vào lưu trữ lịch sử.
Cơng tác xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ cơ quan làm tốt góp phần nâng cao chất lượng thành phần tài liệu trong phông lưu trữ cơ quan nói riêng và phơng lưu trữ quốc gia nói chung. Đây là giai đoạn quan trọng bổ sung những tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử. (4)
5.1.3 Xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ lịch sử
Trong quá trình hoạt động của một các cơ quan trong máy nhà nước, không thể tránh khỏi sự trùng lặp tài liệu, trùng lặp thơng tin tài liệu giữa
các phơng lưu trữ. Vì vậy, khi chuyển giao các tài liệu của lưu trữ cơ quan vào lưu trữ lịch sử cũng cần xác định, đánh giá lại giá trị của tài liệu.
Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001, nhiệm vụ chủ yếu của giai đoạn này là lựa chọn và kiểm tra các hồ sơ tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan. Tại đây, các hồ sơ tài liệu được xem xét và định thời hạn bảo quản lần cuối. Những tài liệu trùng lặp giữa các Phông lưu trữ được loại bỏ, chỉ giữ lại những tài liệu phản ánh chức năng hoạt động chính của cơ quan, đơn vị hình thành phơng.
Công tác xác định giá trị tài liệu tại các lưu trữ lịch sử cũng được thực hiện phối hợp với công tác phân loại, thống kê và chỉnh lý tài liệu. Thời hạn bảo quản của các hồ sơ có thể được xem xét và thay đổi nếu thấy cần thiết.