III Cung cấp bản sao tài liệu
2. Các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
2.4. Phòng chống cháy, phòng ngập nước
- Trong kho lưu trữ, ngun nhân gây cháy có thể là do khơng chấp hành nội quy về việc dùng lửa, hút thuốc, do chập điện hoặc do kẻ gian phá hoại gây cháy.
Cháy trong kho lưu trữ dù lớn hay nhỏ đều gây thiệt hại. Phòng cháy là nhiệm vụ thường xuyên, quan trọng của các kho lưu trữ. Để phòng cháy cần đề ra và thực hiện nghiêm ngặt các quy định về phòng cháy. Nội quy ra vào kho lưu trữ phải chặt chẽ. Đường dây điện phải đặt ngầm hay bọc kín, có hệ thống cầu dao điện an toàn; các trang thiết bị báo cháy, dụng cụ chữa cháy như nước, cát, xẻng, bình chữa cháy phải được trang bị đầy đủ.
Khi xảy ra cháy ở kho lưu trữ phải dùng các biện pháp chữa cháy như cách ly vật cháy ; làm lạnh cục bộ khu vực cháy; làm ngạt hơi cháy. Hiện nay các kho lưu trữ thường trang bị các hệ thống thiết bị báo cháy, chữa cháy tự động.
- Tăng cường tuyên truyền, cảnh báo thiên tai, phổ biến các quy định về phòng chống thiên tai đảm bảo an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức, vai trò, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ; Thường xuyên kiểm tra, đánh giá mức độ an tồn của kho lưu trữ, phịng chứa hồ sơ, tài liệu; triển khai công tác phịng chống thiên tai bảo vệ an tồn hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ; đặc biệt là những cơ quan, đơn vị đã từng bị ngập lụt, phải có phương án di chuyển hồ sơ tài liệu đến nơi cao ráo, an tồn. Chỉ đạo cơng chức, viên chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu gọn gàng lên giá, kệ, dùng bạt che phủ toàn bộ tài liệu và áp dụng các biện pháp gia cố, cải tạo kho lưu trữ tài liệu trước khi bão, lũ xảy ra để tránh tình trạng tài liệu bị ướt, hư hỏng, thất thốt. (Nếu khơng có phịng, kho phải bố trí một
diện tích phù hợp để bảo quản an tồn hồ sơ, tài liệu); Kịp thời báo cáo về cơ quan có thẩm quyền liên quan trong trường hợp hồ sơ, tài liệu bị ẩm mốc, hư hỏng, thất thốt để có hướng chỉ đạo, xử lý. Lưu ý khơng được tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu khi chưa có ý kiến của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền về lưu trữ.