1. Khái niệm, nội dung và nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
1.2. Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
1.2.1. Tài liệu được thu thập, bổ sung vào các lưu trữ cơ quan
+ Các tài liệu văn thư hiện hành đã được giải quyết xong:
Các tài liệu này sau một năm giữ lại ở các đơn vị để tiếp tục giải quyết theo dõi công việc phải nộp vào lưu trữ cơ quan. Lưu trữ cơ quan phải căn cứ vào danh mục hồ sơ để nắm tình hình tài liệu ở các đơn vị, tổ chức, bộ phận văn thư đồng thời hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra việc lập hồ sơ, lựa chọn tài liệu và tiếp nhận tài liệu hồ sơ lưu trữ.
Lưu trữ cơ quan chỉ tiếp nhận những tài liệu đã giải quyết xong, đã thành lập hồ sơ theo chế độ lập hồ sơ theo quy định của Nhà nước. Việc tiếp nhận phải được tiến hành theo thời gian quy định cho các đơn vị, không nộp lẻ tẻ (trừ trường hợp đặc biệt). Q trình tiếp nhận phải có biên bản tiếp nhận hồ sơ.
+ Các tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị, tổ chức, cá nhân, cán bộ. Các tài liệu này được thu thập bằng 2 cách:
Cách 1: Lưu trữ cơ quan hướng dẫn cho các đơn vị, cá nhân trong cơ
quan cách lập hồ sơ , hệ thống hoá hồ sơ và lập mục lục hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Cách 2: Lưu trữ cơ quan trực tiếp nhận tài liệu từ các đơn vị, tổ chức, cá
nhân về để tiến hành chỉnh lý có sự phối hợp với những cán bộ của các đơn vị, tổ chức.
+ Tiếp nhận tài liệu do các cá nhân, gia đình dòng họ nộp vào lưu trữ: Đây là các tài liệu lưu trữ quốc gia mà cá nhân, gia đình dịng họ tập thể đó phải giao lại cho lưu trữ cơ quan hay lưu trữ nhà nước theo chế độ quy định.
Hoặc là những tài liệu riêng thuộc sở hữu tư nhân, gia đình, dịng họ, tập thể có thể ký gửi tặng hoặc nhượng lại với các điều kiện thoả thuận.
+ Sưu tầm, bổ sung những tài liệu cần thiết theo yêu cầu của cơ quan hay của lưu trữ nhà nước:
Các lưu trữ cơ quan phải căn cứ vào chế độ nộp lưu chuyển của Nhà nước và kế hoạch , yêu cầu cụ thể của lưu trữ nhà nước để chuẩn bị tài liệu nộp lưu chuyển. Đó là các tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, đã hết thời hạn bảo quản ở cơ quan mình. Các tài liệu này phải được chỉnh lý, xác định giá trị, biên mục và thực hiện các thủ tục chuyển giao theo quy định .
1.2.2. Tài liệu được thu thập bổ sung vào các lưu trữ tại các lưu trữ nhà nước
Tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ Nhà nước thường xuyên được bổ sung từ các nguồn sau:
+ Tài liệu do các lưu trữ cơ quan nộp theo chế độ nộp lưu trữ nhà nước: Theo quy định của Nhà nước, các hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, sau 10 năm lưu trữ tại cơ quan phải đem nộp vào lưu trữ nhà nước. Đây là
nguồn tài liệu quan trọng nhất được bổ sung thường xuyên vào các lưu trữ nhà nước.
+ Tài liệu của các cơ quan giải thể, ngừng hoạt động: những tài liệu này phải tiến hành đánh giá phân loại lựa chọn cụ thể từng trường hợp tránh tình trạng lưu trữ cả những tài liệu khơng cần thiết.
+ Tài liệu của các cá nhân, gia đình, dịng họ, tập thể ký gửi, biếu tặng hoặc nhượng lại cho lưu trữ Nhà nước.
+ Tổ chức sưu tầm, bổ sung tài liệu còn thiếu qua các thời kỳ lịch sử: các lưu trữ nhà nước phải thống kê nắm tình hình tài liệu bảo quản trong kho để xác
định những phông, tài liệu cịn thiếu, thu thập thơng tin để xác định các tài liệu đó đang được cơ quan nào nắm giữ, trên cơ sở đó lập kế hoạch sưu tầm.
Các lưu trữ nhà nước có thể lập danh sách tài liệu còn thiếu gửi cho các lưu trữ cơ quan để yêu cầu sưu tầm.