5. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu
5.4. Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị là công việc thường xuyên của các cơ quan lưu trữ. Sau khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, lựa chọn được những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản thì sẽ có một số tài liệu hết giá trị, không cần bảo quản nữa và đem ra tiêu huỷ.
Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị có ý nghĩa đối với việc tiết kiệm ngân sách cho nhà nước, giải phóng kho tàng, trang thiết bị bảo quản và nhân lực. Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị được thực hiện theo quy định của pháp luật và các quy phạm của ngành lưu trữ.
Tất cả những tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ phải được sự thẩm tra lại của cơ quan lưu trữ cấp trên và được Hội đồng Thẩm định xác định giá trị tài
liệu của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước đồng ý. Việc loại huỷ tài liệu hết giá trị cần tiến hành theo thủ tục sau:
- Những tài liệu loại để tiêu huỷ phải được phân loại theo đơn vị tổ chức của đơn vị hình thành phơng, lập danh mục các tài liệu được tiêu huỷ.
- Danh mục tài liệu loại huỷ phải được thống kê cẩn thận, đảm bảo các yếu tố thông tin sau: số thứ tự; tên tài liệu loại huỷ; nội dung tài liệu; thời gian tài liệu; số lượng bản (đối với tài liệu trùng thừa); lý do tiêu huỷ;
- Danh mục tài liệu loại hủy cần được các thành viên của Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan xem xét cụ thể và đối chiếu kiểm tra với thực tế tài liệu.
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu cần phải họp bàn và cho ý kiến về bản danh mục tài liệu loại huỷ. Sau đó, trình danh mục tài liệu tiêu huỷ lên kèm theo biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu để thủ trưởng cơ quan, tổ chức quyết định.
Theo Điều 12 của Nghị định 110, thẩm quyền tiêu huỷ tài liệu được phân định như sau:
- Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia;
- Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, người đứng đầu các cơ quan, tổ chức khác thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ quốc gia quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan,tổ chức sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại lưu trữ tỉnh;
- Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ tỉnh quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ tỉnh;
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại lưu trữ huyện sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ tỉnh;
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và lưu trữ huyện quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ huyện;
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của xã sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ huyện;
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu vào các Trung tâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp.
Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được tiến hành theo đúng thủ tục do cơ quan lưu trữ trung ương quy định và phải đảm bảo tiêu huỷ hết thơng tin trong tài liệu đó.
Khi tiến hành tiêu huỷ tài liệu hết giá trị thì lưu trữ cơ quan phải chịu trách nhiệm chính. Tài liệu đó phải được tiêu huỷ bằng cách đưa đến các cơ sở tái chế làm nguyên liệu giấy hoặc cắt vụn đóng bao khi chưa có điều kiện đưa đến nhà máy giấy. Đó là phương pháp tốt nhất để tiêu huỷ hết thơng tin, bảo vệ bí mật tài liệu đồng thời tiết kiệm nguyên liệu. Việc đóng gói vận chuyển tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được lập biên bản có sự chứng kiến của đại diện lưu trữ cơ quan, bảo vệ cơ quan. Nghiêm cấm mọi hình thức đưa tài liệu tiêu huỷ sử dụng vào mục đích khác như bán, tặng, cho…
Q trình tiêu huỷ tài liệu phải được thể hiện bằng các văn bản và phải lập thành hồ sơ. Hồ sơ về việc loại huỷ tài liệu bao gồm các tài liệu:
+ Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; + Danh mục tài liệu hết giá trị;
+ Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, kèm theo các ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu (nếu có);
+ Quyết định tiêu huỷ tài liệu của người có thẩm quyền;
+ Biên bản tiêu huỷ tài liệu, các văn bản thẩm định (nếu có), các tài liệu có liên quan.
Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản ở lưu trữ cơ quan với thời hạn 20 năm kể từ ngày tài liệu được tiêu huỷ.
-------------------------------------
TÓM TẮT CHƯƠNG
Chương 3 giới thiệu về khái niệm, các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu; trình bày được các cơng cụ xác định giá trị tài liệu, cũng như làm rõ các giai đoạn chủ yếu của công tác xác định giá trị tài liệu.
BÀI TẬP
Câu hỏi ôn tập và bài tập thảo luận, thực hành.
Câu hỏi 1. Khái niệm tác dụng của công tác xác định giá trị tài liệu. Câu hỏi 2. Các nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
Bài tập thảo luận: Công tác xác định giá trị tài liệu ở văn thư, lưu trữ
hiện hành và lưu trữ lịch sử khác nhau như thế nào?
Bài tập thực hành: Từ tài liệu hiện có trong hoạt động đồn năm học
2020-2021 ở trường CĐCĐ Kon Tum hãy xác định giá trị tài liệu đem vào lưu trữ.