3. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
3.9. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài của tài liệu
bảo về giá trị pháp lý.
3.8. Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu
Tình trạng vật lý của tài liệu là tình trạng tài liệu được xem xét bới các yếu tố vật lý, hóa học, có ảnh hưởng đến hình thức của tài liệu. Tình trạng vật lý của tài liệu sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu sau này.
Trong thực tế rất nhiều tài liệu trong phông lưu trữ quốc gia do điều kiện tác động của các yếu tố tự nhiên đã bị hư hỏng. Khi phát hiện những tài liệu quý hiếm bị hư hỏng chúng ta cần có những biện pháp tu bổ, phục chế để cấp cứu chúng. Song không phải tài liệu nào cũng tu bổ và phục chế được. Vì vậy, áp dụng tiêu chuẩn này có nghĩa là đối với những tài liệu mặc dù rất quý hiếm song tình trạng vật lý quá kém, khơng thể phục chế được thì chúng ta cũng cần loại bỏ. Bởi lẽ dù có giữ những tài liệu này trong phơng người ta cũng khơng thể khai thác, sử dụng được mà nó sẽ có nguy cơ làm hư hỏng những tài liệu khác. Tài liệu lưu trữ chỉ thực sự phát huy tác dụng khi nó được khai thác, sử dụng để phục vụ những nhu cầu xã hội.
Hiện nay, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đang thực hiện một số đề án để khắc phục sự hư hại về tình trạng vật lý của tài liệu như: Đề án chống nguy cơ huỷ hoại tài liệu; đề án cấp cứu tài liệu Châu bản triều Nguyễn…
Trong trường hợp các tài liệu có giá trị thơng tin như nhau, thì người ta cho phép lựa chọn những tài liệu có tình trạng vật lý tốt hơn.
3.9. Tiêu chuẩn ngơn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài của tài liệu liệu
Giá trị tài liệu trong nhiều trường hợp không những thể hiện ở nội dung tài liệu mà còn thể hiện ở các yếu tố như ngôn ngữ, kỹ thuật, vật liệu chế tác tài
liệu. Dựa vào ngôn ngữ hay vật liệu chế tác của tài liệu chúng ta có thể nghiên cứu về sử liệu học, văn bản học và nhận biết được thời kỳ lịch sử sản sinh tài liệu.
Trong phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, một số tài liệu hình thành trong lịch sử có thể được thể hiện bằng chữ Hán, chữ Nôm, chữ Pháp và chữ Quốc ngữ. Những tài liệu bằng chữ Hán, chữ Nôm, chữ Pháp hiện cịn lại rất ít nên khi xác định giá trị tài liệu chúng ta cần đánh giá cao những tài liệu đó và cần bảo quản vĩnh viễn trong lưu trữ quốc gia.
Ở Việt Nam, trong thời kỳ Phong kiến, một số tài liệu được làm trên những chất liệu đặc biệt như tài liệu Mộc bản khắc trên gỗ thị. Đối với những tài liệu này, giá trị của chúng được đánh giá cao và thời hạn bảo quản thường là vĩnh viễn.
Có những tài liệu tuy nội dung rất đơn giản nhưng thể hiện đặc trưng của thời kỳ lịch sử sản sinh ra nó thì tài liệu đó vẫn cần được đánh giá cao và bảo quản lâu dài, vĩnh viễn.
Trên đây là những tiêu chuẩn cần thiết để vận dụng khi xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Tuy nhiên, mỗi tiêu chuẩn có vai trị, vị trí độc lập có thể cho thấy giá trị của tài liệu trên từng phương diện cụ thể song chúng lại có mối quan hệ logic với nhau và người xác định giá trị tài liệu cần biết vận dụng một cách linh hoạt các tiêu chuẩn đó đối với từng tài liệu cụ thể.
Đối với cán bộ lưu trữ, việc nắm được các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu sẽ giúp cho việc tham mưu, tư vấn với lãnh đạo về việc xây dựng danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, đồng thời giúp lãnh đạo sắp xếp khoa học tài liệu, xác định giá trị và lựa chọn chính xác tài liệu cá nhân lãnh đạo và quan trọng hơn là biết tổng hợp những thông tin xác thực từ những tài liệu có giá trị chân thực để cung cấp cho lãnh đạo trong công tác quản lý.