1.1. Khái niệm
Thống kê trong lưu trữ là vận dụng các phương pháp và cơng cụ để xác định chính xác về số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ theo các đơn vị thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê.
Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần và chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo các phương án phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu và bảo đảm khả năng tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi, đồng thời có cơ sở xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu cụ thể của kho lưu trữ.
Trên cơ sở số liệu thống kê do các cơ quan lưu trữ báo cáo, cơ quan quản lý lưu trữ các cấp có cơ sở để xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển công tác lưu trữ trong phạm vi từng địa phương, từng ngành và phạm vi cả nước.
Yêu cầu của công tác thống kê tài liệu:
Cũng như trong bất cứ một lĩnh vực khoa học nào khác của đời sống xã hội, thống kê cơng tác lưu trữ nói chung và thống kê tài liệu lưu trữ nói riêng địi hỏi phải cụ thể và chính xác. Các kết quả thống kê tài liệu lưu trữ phải bảo đảm cung cấp những số liệu chính xác, cụ thể về khối lượng, thành phần tài liệu của từng phịng hay trong tồn kho lưu trữ.
Cơng tác thống kê tài liệu lưu trữ cịn địi hỏi phải kịp thời và toàn diện. Yêu cầu này đòi hỏi các cơ quan hoặc kho lưu trữ phải thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ đúng thời hạn quy định, đáp ứng các yêu cầu đặt ra của công tác quản lý tài liệu lưu trữ.
Thống kê tài liệu lưu trữ phải khoa học, các công cụ thống kê phải phù hợp, đáp ứng được các yêu cầu thực tế. Tính khoa học của hệ thống cơng cụ thống kê biểu hiện ở sự áp dụng hiệu quả các công cụ này trong thực tế: đơn giản, dễ áp dụng, chính xác, phản ánh được nhiều loại đối tượng thống kê khác nhau của tài liệu lưu trữ. (3)
1.2. Các nguyên tắc thống kê tài liệu lưu trữ
1.2.1. Nguyên tắc tập trung thống nhất
Thống kê tài liệu lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của công tác lưu trữ, do vậy nó cũng phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản của công tác lưu trữ. Một trong những nguyên tắc cơ bản đó là nguyên tắc tập trung thống nhất.
Theo nguyên tắc này, nhiệm vụ thống kê tài liệu lưu trữ được thực hiện dưới sự chỉ đạo của cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ cao nhất trong hệ thống về mặt tổ chức cũng như nghiệp vụ. Theo quyền hạn của mình, cơ quan quản lý lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện công tác thống kê ở các cơ quan lưu trữ thuộc phạm vi quản lý, tập hợp và xử lý các số liệu thống kê để gửi lên cơ quan quản lý cao hơn.
Nguyên tắc này còn biểu hiện sự thống nhất về các yếu tố mô tả cũng như các ký hiệu dùng để cố định kết quả thống kê tài liệu lưu trữ. Điều này bảo đảm tính liên tục trong thống kê, tính nhất quán và khả năng bổ sung lẫn nhau về số liệu giữa các công cụ thống kê được lập ra ở từng cấp độ thống kê.
Biểu hiện rõ nhất của nguyên tắc tập trung thống nhất là các quy trình, phương pháp thống kê tài liệu trong các cơ quan lưu trữ phải dựa trên cơ sở sự chỉ đạo thống nhất của cơ quan quản lý nhà nước cao nhất về lưu trữ. Có như vậy, các số liệu thống kê mới bảo đảm nhất quán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê ở các cấp độ cao hơn.
1.2.2. Nguyên tắc thống nhất với công tác bảo quản
kho lưu trữ đã được quy định cho tồn bộ Phơng lưu trữ quốc gia. Ngược lại, hệ thống các cơng cụ thống kê lại chính là phương tiện để cố định vị trí bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ, bảo đảm giữ gìn cho các khối tài liệu khơng bị xáo trộn trong quá trình di chuyển và sử dụng chúng.
Sự thống nhất giữa thống kê và bảo quản tài liệu lưu trữ khơng những là ngun tắc mà cịn là một yêu cầu khách quan nhằm bảo đảm thực hiện nhiệm vụ tổ chức khoa học tài liệu trong từng lưu trữ. Nguyên tắc này yêu cầu sự thống nhất giữa thống kê và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, có nghĩa là phải bảo đảm sự thống nhất giữa thống kê và tổ chức vật lý tài liệu theo các cấp độ phân loại khác nhau, từ phân loại trong từng phông lưu trữ tới phân loại trong toàn kho lưu trữ và mạng lưới các kho lưu trữ. Việc tổ chức khoa học tài liệu trong từng không hay tổ chức các không tài liệu trong một kho lưu trữ nhằm cố định vị trí của đối tượng thống kê theo phương án hệ thống hoá. Phương án này tuỳ thuộc vào các đặc điểm của từng loại tài liệu (tài liệu truyền thống, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn...). Việc thống kê tài liệu lưu trữ theo nguyên tắc phân cấp quản lý và theo phạm vi bảo quản sẽ cho phép xác định được thành phần, khối lượng tài liệu theo từng cấp bậc, từng phạm vi cụ thể, chỉ rõ vị trí bảo quản của từng khối tài liệu trong mối liện hệ giữa chúng với các khối tài liệu khác có liên quan. Nó cũng cung cấp cho cơ quan quản lý lưu trữ những số liệu tổng hợp để xem xét một cách toàn diện tài liệu thuộc quyền quản lý của mình.
Để bảo đảm thực hiện nguyên tắc trên, khi tiến hành thống kê phải có những số liệu thống kê nhất quán, phản ánh trung thực số lượng, thành phần và nội dung của đối tượng thống kê, đồng thời tạo lập thơng tin chính xác về địa chỉ tra cứu tài liệu. Chỉ có như vậy, chúng ta mới nắm được chính xác số lượng, thành phần, nội dung cơ bản của tài liệu lưu trữ theo các cấp độ thống kê, phục vụ cho việc quản lý và tra tìm khai thác tài liệu lưu trữ. Cần đặc biệt chú ý tới điều kiện là một đối tượng thống kê nhất định chỉ là một địa chỉ duy nhất để kiểm tra, tìm kiếm đối tượng đó trong lưu trữ. Nói một cách khác, mỗi đối tượng thống kê đã được xác định thống kê một lần bằng một ký hiệu duy nhất để kiểm tra, tìm kiếm đối tượng đó trong lưu trữ. Nói một cách khác, mỗi đối tượng
thống kê đã được xác định thống kê một lần bằng một ký hiệu duy nhất. Có nghĩa là ở mỗi cấp độ thống kê, một đối tượng thống kê chỉ có một mã số thống kê. Mã số thống kê đó khơng được dùng để đánh cho một đối tượng thống kê khác cùng cấp độ, ví dụ số phơng lưu trữ chỉ được ghi một lần khi nhập lần đầu tài liệu phơng đó vào lưu trữ, nếu vì một điều kiện nào đó tài liệu thuộc phơng khơng cịn trong kho nữa, thì số phơng đó cũng khơng được dùng để ghi cho phông tài liệu lưu trữ khác. Điều này rất quan trọng, vì nếu khơng làm đúng theo nguyên tắc này thì việc tổng hợp số liệu thống kê cũng như việc tra tìm một cách nhanh chóng và chính xác tài liệu lưu trữ theo yêu cầu sẽ khơng thực hiện được, đặc biệt sẽ gây khó khăn cho sự ứng dụng cơng nghệ thông tin trong quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ. (3)
1.2.3. Nguyên tắc bảo mật về số liệu thống kê và các công cụ thống kê
Nguyên tắc này trước đây chưa được đề cập đến trong lý luận công tác lưu trữ. Các nhà nghiên cứu đề tài "Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ thống kê các loại tài liệu lưu trữ của Cục Lưu trữ Nhà nước đã đưa ra nguyên tắc này trên cơ sở các văn bản pháp lý của Nhà nước về bảo vệ bí mật quốc gia và thực tiễn cơng tác lưu trữ. Có thể coi đây là một trong những nguyên tắc rất quan trọng bởi vì, các số liệu thống kê đều phản ánh trung thực về nơi bảo quản tài liệu, thành phần và nội dung cơ bản của tài liệu, kể cả những tài liệu chứa thơng tin bí mật nhà nước. Cho nên, thực hiện nguyên tắc bảo mật số liệu thống kê tài liệu lưu trữ là trách nhiệm chung của cơ quan lưu trữ theo quy định của văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước. Nguyên tắc này được đề ra cũng nhằm bảo đảm cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho các nhà quản lý tài liệu lưu trữ và nâng cao trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ.
Thực hiện nguyên tắc này, khi xây dựng các công cụ thống kê và đặc biệt khi ứng dụng tin học trong cơng tác này, cần tính đến khả năng bảo vệ bí mật về số liệu thống kê cơ bản. Khi các yêu cầu về khai thác thông tin trên mạng và thông tin trên Internet càng trở nên phổ biến thì việc xây dựng các chương trình
bảo mật các số liệu và các thơng tin có ý nghĩa bí mật nhà nước được đặt ra như một yêu cầu cấp thiết cho các nhà lưu trữ và các chuyên gia xử lý thông tin trên máy tính.
Tất cả tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ đều phải được phản ảnh vào các loại sổ sách thống kê; kể cả tài liệu chưa được chỉnh lý, biên mục hoặc tài liệu không thuộc đối tượng quản lý của cơ quan, đơn vị nhưng hiện đang bảo quản trong kho lưu trữ. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê hằng năm được tính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12.