1. Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1.4. Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ
Triển lãm tài liệu lưu trữ thường nhằm hai mục đích:
- Tuyên truyền giáo dục quần chúng về truyền thống anh hùng cách mạng trong dựng nước và giữ nước của dân tộc, giới thiệu chủ nghĩa anh hùng cách mạng của các chiến sĩ cộng sản trong cuộc đấu tranh giải phóng dân tộc, bảo vệ độc lập tự do. Triển lãm cũng giới thiệu về những tài liệu lưu trữ có ý nghĩa như những chứng tích về mặt lịch sử Đảng, lịch sử dân tộc,
lịch sử cơ quan, lịch sử đoàn thể, nhà máy, lịch sử quan hệ hợp tác giữa nước ta với các nước khác trên thế giới. Thuộc loại này, triển lãm tài liệu lưu trữ thường tổ chức nhân dịp kỷ niệm những ngày lễ lớn của dân tộc, của Đảng v.v…
- Giới thiệu tài liệu cho người nghiên cứu. Với mục đích này các cuộc triển lãm thường giới thiệu những tài liệu có giá trị mới phát hiện trong các kho lưu trữ gây sự quan tâm chú ý của độc giả. Triển lãm cũng có thể giới thiệu những tài liệu liên quan đến một chủ đề đang được sự theo dõi của nhiều người….
Triển lãm tài liệu lưu trữ có nhiều hình thức: Triển lãm thường xuyên và triển lãm định kỳ. Triễn lãm định kỳ thường tổ chức ở những nơi công cộng tại các nhà văn hoá của thành phố, thị xã. Triển lãm tài liệu còn áp dụng hình thức triển lãm cố định một chỗ hoặc triển lãm lưu động ở nhiều địa điểm khác nhau.
Triển lãm tài liệu lưu trữ phải đảm bảo hai yêu cầu cơ bản: Thứ nhất, triển lãm phải có chủ đề tư tưởng rõ ràng. Chủ đề đó là phục vụ thiết thực các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước trong từng thời kỳ lịch sử nhất định. Các cơ quan lưu trữ phải nhạy bén với công tác chính trị tư tưởng, nắm bắt được các yêu cầu đòi hỏi của xã hội, của độc giả để chọn chủ đề triển lãm tài liệu. Thứ hai, triển lãm tài liệu phải bảo đảm thể hiện các yêu cầu mỹ thuật, làm tăng sức thể hiện nội dung và chủ đề triển lãm, tạo điều kiện thuận lợi cho khán giả lĩnh hội sâu sắc và toàn diện nội dung triển lãm.
Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ bao gồm các công việc:
- Chọn chủ đề triển lãm: Đây là công việc đầu tiên và quan trọng của triển lãm. Để phục vụ các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước, chủ đề triển lãm thường phục vụ các ngày lễ lớn của dân tộc, của Đảng, sinh nhật của các lãnh tụ, nhà khoa học, nhà văn, nhà thơ….
Ví dụ: Nhân dịp kỷ niệm lần thứ 35 năm ngày thành lập nước Cộng hoà
chủ đề:
“Những cuộc đấu tranh vì độc lập dân tộc của nhân dân Việt Nam trong giai đoạn hiện tại”
- Lập kế hoạch tổ chức triển lãm. Đây là công việc mấu chốt trong tồn bộ cơng việc tổ chức triển lãm. Bản kế hoạch tổ chức triển lãm sẽ chỉ đạo và hướng dẫn mọi công việc tiến hành triển lãm . Nội dung kế hoạch nêu rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, biện pháp tổ chức triển lãm, kinh phí, thiết bị.
Nội dung triển lãm tài liệu được cụ thể hoá thành đề cương chun đề, trong đó trình bày nội dung các phần, các đề mục sẽ được trưng bày trong cuộc triển lãm.
Thông thường, đề cương chuyên đề của các cuộc triển lãm tài liệu lưu trữ được lập theo các đặc trưng: thời gian diễn biến của sự việc, chuyên đề, địa dư….
Kế hoạch tổ chức triển lãm cần được cán bộ lãnh đạo có thẩm quyền xem xét và phê duyệt.
- Sưu tầm và lựa chọn tài liệu cho cuộc triển lãm:
Căn cứ vào kế hoạch triển lãm, nội dung và đề cương chuyên đề của triển lãm để tiến hành sưu tầm và lựa chọn tài liệu. Đối tượng sưu tầm và tài liệu lưu trữ, ngồi ra cịn sưu tầm một số tài liệu bổ trợ như sơ đồ, biểu đồ, hiện vật khác.
Việc sưu tầm tài liệu được tiến hành ở những phơng lưu trữ có nhiều tài liệu liên quan mật thiết với chủ đề triển lãm.
Những tài liệu sưu tầm được thường nhiều hơn số lượng tài liệu đem trưng bày ở triển lãm. Vì thế, chỉ có những tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử, thể hiện sâu sắc chủ đề mới đưa vào trưng bày. Tất cả tài liệu đem trưng bày đều viết lời thuyết minh. Nội dung thuyết minh nêu rõ xuất xứ, nội dung tài liệu và ý nghĩa của nó, cùng với số tra tìm tài liệu (phơng số , mục lục số, số hồ sơ, tờ số). Tài liệu đưa triển lãm là bản sao chụp hoặc photocopy.
- Lập phương án trưng bày triển lãm: Tất cả các hiện vật lựa chọn được đem trưng bày trong cuộc triển lãm phải sắp đặt theo một phương án nhất định.
Đó là phương án trưng bày triển lãm. Trong phương án trưng bày cần chỉ rõ vị trí sắp xếp các phần, các đề mục và vị trí sắp đặt từng hiện vật cụ thể theo một tỷ lệ nhất định so với thực tế. Làm tốt phương án trưng bày sẽ góp phần quan trọng thể hiện nội dung triển lãm.
- Trình bày mỹ thuật triển lãm: Cơng việc này góp phần làm nổi bật chủ đề triển lãm, làm tăng sức thể hiện và ý nghĩa của từng hiện vật, làm tăng cảm xúc của khán giả.
Nội dung trình bày mỹ thuật triển lãm rất phong phú và vận dụng nhiều thành tựu của các ngành khoa học kỹ thuật khác. Trình bày mỹ thuật triển lãm thể hiện ở chỗ cách bố trí và trưng bày các phần đề mục, hiện vật một cách lôgic rõ ràng. Phần trọng tâm của triển lãm bố trí ở trung tâm đề làm tập trung sự chú ý của khán giả. Những tài liệu có giá trị được trình bày nổi bật bằng cách đặt tài liệu đó ở vị trí trung tâm, phóng đại kích thước của nó lớn hơn các tài liệu khác, tăng cường ánh sáng hoặc đặt tài liệu đó trên nền đặc biệt so với các tài liệu khác.
Khi trưng bày các văn bản trong triển lãm không được sắp xếp sát nhau, trình bày la liệt quá nhiều tài liệu. Làm như vậy gây ấn tượng khó chịu, mỏi mắt cho khán giả, làm cho họ khơng hứng thú tìm hiểu nội dung triển lãm.
Để tạo điều kiện cho khán giả tìm đọc tài liệu, các tài liệu được treo trên diện tích thẳng đứng trong khu vực trưng bày (khu vực trưng bày cách sàn nhà từ 80-200 cm ). Các bản thuyết minh bằng chữ to , các bản sơ đồ trưng bày ở độ cao trên 2m .
Dụng cụ trưng bày tài liệu lưu trữ trong các cuộc triển lãm phải đạt ba yêu cầu:
tài liệu. Tủ kính, tường giả là những dụng cụ trưng bày tài liệu tốt nhất trong triển lãm.
Nền trưng bày tài liệu trong triển lãm góp phần tăng thêm sức thể hiện nội dung của các tài liệu, hiện vật. Nền trưng bày tài liệu trong triển lãm phổ biến là tường quét vôi mờ , màu sắc đối lập với hiện vật trưng bày để khán giả dễ xem; cần tránh làm nền trưng bày quá sáng làm loé mắt khán giả và không đọc được nội dung tài liệu.
Ánh sáng trong phòng triển lãm tài liệu thông thường dùng ánh sáng nhân tạo. Đối với những tài liệu có giá trị, cần tập trung sự chú ý của khán giả thì tăng thêm ánh sáng cho hiện vật đó.
Phịng triển lãm cần bố trí ở những nơi thuận lợi giao thơng, thống gió, sạch sẽ, rộng rãi để bảo quản an toàn tài liệu, thuận tiện cho việc tham quan, nghiên cứu tài liệu của khán giả.
- Thuyết minh triển lãm: Nó giúp khán giả hiểu sâu, chính xác chủ đề, nội dung các tài liệu triển lãm, hướng dẫn khán giả nghiên cứu nội dung triển lãm.
Các hình thức thuyết minh triển lãm tài liệu: Trình bày sơ đồ bố trí các phần, các mục của triển lãm, thuyết minh từng tài liệu trưng bày trong đó nêu xuất xứ, nội dung, ý nghĩa tài liệu trích dẫn các câu nói nổi tiếng của các lãnh tụ, những đoạn văn kiện Đảng, Nhà nước để giới thiệu ý nghĩa, tác dụng của triển lãm. Hình thức thuyết minh có tác dụng nhất là cử cán bộ lưu trữ hướng dẫn khán giả xem triển lãm. Nội dung triển lãm tài liệu được thông báo lên đài phát thanh, báo chí, vơ tuyến truyền hình và quảng cáo ở những nơi cơng cộng.