III Cung cấp bản sao tài liệu
2. Các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
2.5. Bảo hiểm tài liệu lưu trữ và tu bổ phục chế tài liệu
2.5.1. Bảo hiểm tài liệu lưu trữ
2.5.1.1. Khái niệm bảo hiểm tài liệu lưu trữ
Trong cuốn sách “Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng - văn thư - lưu trữ Việt Nam” đưa ra định nghĩa, đó là “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ (Security
preservation of archival documents) là tổng hợp các biện pháp bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ để phịng sự cố làm hư hại tài liệu lưu trữ từ bản gốc, đồng thời phục vụ yêu cầu khai thác tài liệu được thuận tiện”(11).
Ngồi cách hiểu trên, cịn một cách hiểu theo nghĩa đen của từ bảo hiểm là việc cơ quan lưu trữ lịch sử mua bảo hiểm cho tài liệu lưu trữ, khi có bất cứ rủi ro khách quan nào xảy ra với tài liệu được mua bảo hiểm đó, cơ quan bảo hiểm sẽ phải chi trả tiền bảo hiểm cho cơ quan lưu trữ theo hợp đồng bảo hiểm.
Từ những hiểu biết về bảo hiểm tài liệu lưu trữ, tác giả đưa ra cách hiểu về bảo hiểm của mình như sau: Bảo hiểm tài liệu là việc sử dụng tổng hợp các
biện pháp để thực hiện tạo lập bản sao đối với tài liệu lưu trữ có giá trị quý, hiếm nhằm mục đích lưu giữ thơng tin trong tài liệu đề phịng các sự cố, thảm họa hủy hoại hoặc các trường hợp làm mất đối với tài liệu bản gốc, chính. Từ
định nghĩa đã đưa ra, quan niệm bảo hiểm tài liệu không phải chỉ áp dụng một biện pháp cụ thể, các biện pháp sẽ thay đổi theo sự phát triển của khoa học công nghệ, khoa học lưu trữ. Hơn nữa, các biện pháp bảo hiểm có thể kết hợp với nhau nhằm mục đích nâng cao hiệu quả, hiệu suất của cơng tác này.
2.5.1.2. Đối tượng của bảo hiểm tài liệu lưu trữ
Cho tới nay, có nhiều quan điểm khác nhau về đối tượng của bảo hiểm tài liệu. Tại Khoản 3 Điều 26 của Luật Lưu trữ năm 2011 “Tài liệu lưu trữ quý,
hiếm phải được kiểm kê, bảo quản, lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt”, theo đó, đối tượng của bảo hiểm tài liệu lưu trữ khơng phải là tồn bộ
tài liệu lưu trữ có giá trị lưu trữ vĩnh viễn mà là tài liệu có giá trị quý, hiếm.
“Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn và có một trong các đặc điểm sau đây:
- Có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội;
- Được hình thành trong hồn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả;
- Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử”
Qua định nghĩa về bảo hiểm tài liệu lưu trữ thì có thể hiểu đối tượng của bảo hiểm tài liệu là những tài liệu lưu trữ quý, hiếm, là tài liệu có giá trị cao và số lượng tài liệu cịn rất ít.
Tài liệu lưu trữ q, hiếm có mối quan hệ biện chứng nhưng khơng đồng nhất với nhau, tài liệu q khơng có nghĩa là hiếm và ngược lại.
Khi đánh giá một tài lưu trữ liệu quý, hiếm nghĩa là khi đó ta đang đánh giá về cả giá trị nội dung lẫn hình thức, vật mang tin của tài liệu:
- Quý về giá trị nội dung của tài liệu
Tài liệu lưu trữ được đánh giá là quý về mặt nội dung khi nội dung của nó chứa đựng các thơng tin có giá trị đặc biệt đối với quốc gia, dân tộc hay đối với một ngành, một lĩnh hoặc một địa phương cụ thể. Ví dụ: Tài liệu Châu bản triều Nguyễn rất quý trong việc nghiên cứu lịch sử dân tộc Việt Nam thời phong kiến (cụ thể là nhà Nguyễn). Chính vì vậy, khi xem xét một tài liệu chúng ta cần nhìn nhận, đánh giá tài liệu dưới nhiều góc độ khác nhau để thấy được hết giá trị của tài liệu.
-Quý về giá trị hình thức, vật mang tin
Đối với các nhà nghiên cứu, đặc biệt là nghiên cứu lịch sử, đối tượng nghiên cứu khơng chỉ là những thơng tin được trình bày trong nội dung tài liệu mà đối tượng nghiên cứu nhiều khi nằm ở chính vật mang tin tài liệu. Vật mang tin tài liệu được coi là quý trong nhiều trường hợp, cụ thể: vật mang tin được làm từ các vật liệu giá trị (vàng, bạc, gỗ, đá quý...).
Khi một vật, một sự việc được đánh giá là hiếm là khi người ta đang nhìn nhận tần suất, số lượng xuất hiện ít ỏi, hạn hữu của sự vật, sự việc đó. Tuy nhiên, một tài liệu lưu trữ được đánh giá là hiếm khi cả nội dung lẫn hình thức, vật mang tin tài liệu có số lượng ít thậm chí là độc bản.
- Hiếm về nội dung tài liệu
Xét dưới khía cạnh nội dung của tài liệu, có rất ít tài liệu đề cập, phản ánh vấn đề, nội dung giống, tương tự nội dung mà tài liệu được xét phản ánh. Thậm chí có duy nhất tài liệu được xét phản ánh nội dung trong tài liệu.Ví dụ, Châu bản đề cập tới việc vua Triều Nguyễn cử quân lính ra đảo Trường Sa khai thác sản vật và cắm mốc chủ quyền. Tài liệu này được xét là quý bởi vì ngồi Châu bản kể trên rất ít hoặc khơng có tài liệu thứ hai đề cập tới nội dung tương tự.
- Hiếm về hình thức, vật mang tin tài liệu
Một tài liệu được xác định là hiếm về hình thức, vật mang tin tài liệu khi vật mang tin nội dung tài liệu đó có số lượng hạn chế, mang nét đặc trưng của thời kỳ lịch sử sản sinh ra tài liệu đó. Ví dụ, vật mang tin được làm từ các vật liệu đặc trưng của từng thời kỳ lịch sử (giấy gió, đồng, gỗ...) bản khắc gỗ Chiếu dời đơ của Lý Công Uẩn là bản khắc gỗ duy nhất tại Việt Nam.
Tài liệu quý, hiếm là tài liệu có thể hội tụ đủ cả bốn yếu tố trên. Tuy nhiên, tài liệu lưu trữ được coi là quý, hiếm là tài liệu có giá trị cao về nội dung và số lượng rất ít ỏi thậm ch í là độc bản. Nếu chỉ có một trong hai yếu tố như: tài liệu có giá trị cao nhưng được xuất bản nhiều hoặc số lượng tài liệu ít
ỏi nhưng nội dung khơng hàm chứa giá trị to lớn thì đều khơng được coi là tài liệu có giá trị quý, hiếm.
2.5.1.3. Tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm.
Tiêu chuẩn là cần thiết đối với hoạt động của mọi ngành, lĩnh vực. Việc áp dụng tiêu chuẩn nhằm mục tối ưu hóa các hoạt động sản xuất, dịch vụ, nâng cao năng s uất , chất lượng sản phẩm của các cơ quan, đơn vị. Trong hoạt động lưu trữ có rất nhiều đối tượng cần xây dựng tiêu chuẩn. Cụ thể trong công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ, việc xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm cũng rất có ý nghĩa.
Dựa trên khái niệm Tiêu chuẩn trong Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn năm 2006 cũng như đối tượng và mục đích của bảo hiểm, có thể đưa ra định nghĩa về tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm như sau: “Tiêu
chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm là một văn bản trong đó quy định các đặc tính của tài liệu lưu trữ dùng làm chuẩn để xác định tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm và yêu cầu quản lý nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác bảo hiểm tài liệu”. Thực tế, tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo
hiểm là việc xác định giá trị của tài liệu lưu trữ, dựa vào đặc tính để xác định các tài liệu lưu trữ cần tiến hành bảo hiểm. Như vậy, tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu được xây dựng nhằm mục đích lựa chọn, sàng lọc những tài liệu lưu trữ đủ tiêu chuẩn (tài liệu lưu trữ có giá trị cao) để tiến hành bảo hiểm và cao hơn nữa là đưa các yêu cầu quản lý. Yêu cầu quản lý trong tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm là việc lựa chọn phương pháp bảo hiểm phù hợp và quy trình lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm. Ngoài ra, việc lựa chọn đúng tài liệu cần bảo hiểm cịn góp phần tiết kiệm, nâng cao hiệu quả và tính ổn định cho công tác này.
2.5.2. Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng.
Tu bổ, phục chế tài liệu hư hỏng là công việc thường xuyên tại các kho lưu trữ. Mục đích của việc tu bổ tài liệu là nhằm kéo dài tuổi thọ của những tài liệu lưu trữ đang có nguy cơ hư hỏng.
Hiện nay có nhiều phương pháp tu bổ tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, nhưng tu bổ tài liệu bằng phương pháp thủ công được áp dụng phổ biến ở lưu trữ các nước. Ngày 15/6/2000 Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 69/QĐ- LTNN về quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ.
Yêu cầu của việc tu bổ tài liệu là phải bảo đảm tính chính xác của tài liệu tu bổ, không làm sai lệch nội dung và hình thức so với nguyên trạng ban đầu của tài liệu.
Quy trình tu bổ tài liệu bao gồm:
- Kiểm tra, lựa chọn tài liệu cần tu bổ. Tài liệu lựa chọn để tu bổ là những tài liệu có giá trị thơng tin cao nhưng tình trạng vật lý đã bị hư hỏng hoặc có nguy cơ hư hỏng. Những tài liệu đã được lựa chọn tu bổ phải thống kê vào “Phiếu yêu cầu tu bổ tài liệu” trình Giám đốc kho lưu trữ hoặc Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ duyệt (nếu là tài liệu quý hiếm).
- Giao nhận tài liệu. Tài liệu đưa đi tu bổ phải được giao nhận theo phiếu yêu cầu tu bổ tài liệu đã được duyệt. Trên góc phải của tài liệu phải dán nhãn ghi thông tin về địa chỉ tài liệu; nếu tài liệu có chữ một mặt có thể ghi thơng tin bằng bút chì ở mặt sau của tài liệu. Thông tin địa chỉ tài liệu bao gồm: tên phông; mục lục số; hồ sơ số.
- Kiểm tra xác định thực trạng ban đầu của tài liệu và quyết định biện pháp tu bổ. Nội dung kiểm tra bao gồm: đo kích thước tài liệu; xác định vật mang tin; xác định chất liệu, phương pháp ghi tin; xác định độ PH của tài liệu; xác định độ hòa tan của mực và chất màu; xác định nấm mốc; xác định tình trạng hư hỏng của tài liệu. Số liệu và kết quả các nội dung kiểm tra xác định thực trạng tài liệu được ghi vào “Phiếu theo dõi tu bổ tài liệu”.
- Tháo gỡ ghim, kẹp, chỉ khâu tài liệu, bóc tách tài liệu dính bết. Tài liệu được ghim, khâu với nhau phải dùng dao lưỡi mỏng để tháo ghim hoặc dùng kéo để cắt chỉ khâu. Tài liệu bị dính bết nhẹ, dùng bay sừng hoặc thanh cật tre lùa vào giữa hai tờ tài liệu để tách tài liệu ra. Nếu tài liệu bị dính bết nặng phải làm ẩm rồi mới tách tài liệu. Có thể làm ẩm bằng phương pháp cho nước bốc
hơi từ từ làm tài liệu ẩm dần hoặc để tài liệu ở môi trường độ ẩm cao. Nếu tài liệu được can dính với nhau bằng hồ dán phải dùng cồn 96% bơi lên chỗ dính hồ, chờ vài phút rồi mới tách tài liệu ra và tẩy sạch hồ dán. Trong q trình bóc tách tài liệu nếu có những mảnh tài liệu bị rời ra phải cho mảnh đó vào bao bì, trên bao bì ghi rõ địa chỉ và vị trí của tài liệu.
- Làm phẳng tài liệu bằng cách dùng máy ép, tấm kính, hoặc vật nặng để ép phẳng tài liệu. Trong trường hợp thật cần thiết mới là bằng bàn là chuyên dụng. Khi là phải đặt giấy lót và là lên mặt trái tài liệu.
- Tẩy các vết ố, bẩn trên tài liệu. Tùy theo các vết ố bẩn để sử dụng các cách tẩy bằng xăng, bằng bột cao su, bằng cồn 96% hoặc bằng dung dịch thuốc tím.
- Khử nấm mốc. Khi kiểm tra phát hiện tài liệu bị nấm mốc phải tiến hành khử nấm mốc.
- Khử axít : Tài liệu có độ PH dưới 6.0 phải tiến hành khử axít. Nếu tài liệu bị phai màu hoặc phai mực dùng phương pháp khử khô . Nếu tài liệu không bị phai màu, không bị phai mực thì áp dụng phương pháp khử ướt .
-Vệ sinh tài liệu: dùng bàn chải mềm quét, chải hoặc dùng vải mềm thấm dung dịch nước cất pha 2% formaldehyt lau sạch cả hai mặt của tờ tài liệu.
- Tu bổ tài liệu.
Tùy thuộc vào mức độ hư hỏng và chất liệu của tài liệu có thể tu bổ tài liệu hư hỏng bằng một trong các biện pháp sau:
+ Vá, dán tài liệu: áp dụng đối với những tài liệu có tình trạng vật lý tốt nhưng rách các mép ngồi hoặc có các lỗ thủng trên bề mặt.
+ Bồi nền tài liệu: Áp dụng để tu bổ những tài liệu có tình trạng vật lý yếu, hoặc tài liệu bị giòn.
+ Bồi nền và viền mép tài liệu: Áp dụng để tu bổ tài liệu sao in ánh sáng hoặc giấy trôki.
+ Tu bổ tài liệu bản đồ bằng vải.
+ Làm bao để bảo vệ tài liệu: áp dụng đối với bản can.
- Kiểm tra nghiệm thu số lượng, chất lượng tài liệu trên cơ sở phiếu theo dõi tu bổ và thực tế tài liệu. Thẩm định kết quả nghiệm thu.
- Bàn giao vận chuyển và sắp xếp tài liệu đã được tu bổ về đúng vị trí tài liệu trong kho lưu trữ.
TĨM TẮT CHƯƠNG
Chương 8 cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về các nguyên nhân khách quan và chủ quan gây hư hỏng cho tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó chương đề ra các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và đưa ra cách tu bổ, phục chế tài liệu. Qua những nội dung đó sẽ giúp cho người học tìm ra đúng nguyên nhân và thực hiện thuần thục các biện pháp bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ.
BÀI TẬP
Câu hỏi ơn tập và bài tập thực hành
Câu hỏi 1. Nêu các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ?
Câu hỏi 2. Trình bày tóm tắt các biện pháp bảo quản an tồn tài liệu lưu
trữ.
Câu hỏi 3. Phân tích biện pháp phịng, chống sinh vật phá hoại tài liệu. Bài tập thực hành 1: Lập quy trình chi tiết vá - dán tài liệu.