Tài liệu là các loại cơng văn, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cá nhân. Thực tế hàng ngày, hàng giờ khối lượng tài liệu sản sinh ra trong các cơ quan, tổ chức và cá nhân ngày càng gia tăng, khơng thể tính được một cách chính xác. Có những tài liệu được sản sinh ra nhằm giải quyết những công việc trước mắt và khi công việc được giải quyết xong cũng là lúc người ta khơng cần đến những tài liệu đó nữa. Nhưng có những tài liệu không chỉ để giải quyết những công việc trước mắt, mà nội dung thơng tin trong tài liệu đó cịn có thể giúp cho việc tra cứu, xác minh, tổng kết các vấn đề ở những giai đoạn tiếp theo. Những tài liệu này cần được lưu trữ lại để phục vụ cho những lợi ích lâu dài của quốc gia và của các cơ quan, tổ chức.
Như vậy, khơng phải tồn bộ tài liệu khi sản sinh ra đã là tài liệu lưu trữ mà tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân cần được lưu lại, giữ lại để phục vụ mục đích thực tiễn và nghiên cứu khoa học, lịch sử. Nếu như toàn bộ tài liệu do các cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra đều được lưu lại và giữ lại thì chúng ta sẽ khơng có đủ diện tích kho tàng, trang thiết bị và con người làm cơng tác bảo quản nó. Và chỉ trong một vài năm, lượng tài liệu sản sinh ra trong một cơ quan, tổ chức sẽ chất đống và chiếm mất chỗ làm việc của cán bộ trong cơ quan, gây tình trạng khơng tốt đến sức khỏe cán bộ và năng suất công việc. Thực tế này đòi hỏi các cơ quan lưu trữ phải nghiên cứu, xác định giá trị để lựa chọn những tài liệu cần lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học lịch sử và các giá trị khác. Từ dó lựa chọn những tài liệu có giá trị bảo quản trong phông lưu trữ quốc gia đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ.
Mục đích của xác định giá trị tài liệu là định ra được thời hạn bảo quản của tài liệu trong các phịng, kho lưu trữ và góp phần tối ưu hóa thành phần trong các Phơng lưu trữ cơ quan, Phông lưu trữ quốc gia. Xác định giá trị tài liệu tác động trực tiếp đến số phận của tài liệu. Do đó, việc xác định giá trị tài liệu cần đảm bảo yêu cầu về tính chính xác và thận trọng, tránh những sai sót đáng tiếc làm ảnh hưởng đến giá trị vốn có của một tài liệu lưu trữ. Đồng thời cũng cần có cơ sở khoa học và thực tiễn để khơng lưu trữ những tài liệu khơng có giá trị trong kho, gây những lãng phí khơng cần thiết về nhân lực và kinh tế.
Việc thực hiện tốt công tác xác định giá trị tài liệu sẽ góp phần lựa chọn được những tài liệu có giá trị đích thực để bảo quản tại lưu trữ cơ quan và là nguồn bổ sung có chất lượng vào phơng lưu trữ quốc gia, đồng thời cũng lược bớt được những tài liệu khơng có giá trị để loại bỏ khỏi lưu trữ cơ quan, không đưa những tài liệu ít giá trị hoặc khơng có giá trị lịch sử vào bảo quản tại Phông lưu trữ quốc gia. Điều đó góp phần vào việc tối ưu hóa thành phần Phơng lưu trữ quốc gia, nâng cao chất lượng của tài liệu trong phông. Tài liệu Phơng lưu trữ quốc gia có chất lượng cao sẽ góp phần nâng cao hiệu quả cơng tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu và tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu.
Để định được thời hạn bảo quản tài liệu một cách chính xác cần xem xét đánh giá giá trị đích thực của tài liệu.