3. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
3.3. Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phơng
Cơ quan, đơn vị hình thành phơng là cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân mà trong quá trình hoạt động của nó phơng tài liệu được hình thành. Trong thực tế, chúng ta cần phân biệt cơ quan, đơn vị hình thành phơng với tác giả tài liệu. Tác giả tài liệu là cơ quan làm ra tài liệu cịn đơn vị hình thành phơng là nơi bảo quản tài liệu ở giai đoạn hiện hành. Đối với một phơng lưu trữ chỉ có một đơn vị hình thành cịn tài liệu trong phơng có nhiều tác giả khác nhau. Tuy nhiên, tác giả tài liệu có thể là cơ quan, đơn vị hình thành phơng cũng có thể khơng phải là cơ quan, đơn vị hình thành phơng.
Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phơng được xây dựng trên cơ sở dựa vào phương pháp phân tích chức năng. Vị trí, tầm quan trọng của các cơ quan, đơn vị hình thành phơng trong bộ máy nhà nước và xã hội có vai trị quan trọng trong việc xác định giá trị tài liệu của phơng lưu trữ do cơ quan, đơn vị đó hình thành nên. Vận dụng tiêu chuẩn này khi xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam chúng ta cần đánh giá cao những phông tài liệu mà cơ
quan, đơn vị hình thành phơng có vị trí quan trọng hàng đầu trong bộ máy lãnh đạo Đảng và bộ máy quản lý nhà nước. Tài liệu của những cơ quan đó sản sinh ra ln là nguồn bổ sung quan trọng của phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Đối với những phông tài liệu mà cơ quan, đơn vị hình thành phơng khơng có vai trị, vị trí quan trọng, khi xác định giá trị tài liệu chúng ta cần chú ý đến việc lựa chọn những tài liệu chủ yến liên quan đến việc nghiên cứu lịch sử của cơ quan đơn vị hình thành phơng.
Từ tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phơng chúng ta có thể lập danh mục những cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ quốc gia. Danh mục này là một loại công cụ trong thu thập, bổ sung và xác định giá trị tài liệu.