2.1. Đối tượng và nội dung thống kê
2.1.1. Đối tượng thống kê
Việc thống kê lưu trữ được thực hiện phù hợp với từng đối tượng thống kê. Mỗi đối tượng thống kê lưu trữ có nội dung và phương pháp thống kê khác nhau. Trong các phòng, kho lưu trữ đối tượng thống kê chủ yếu là tài liệu lưu trữ. Ngồi ra, các kho lưu trữ cịn thống kê phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, công cụ tra cứu tài liệu, tình hình nghiên cứu sử dụng tài liệu và thống kê đội ngũ cán bộ, công chức lưu trữ.
Mỗi đối tượng thống kê yêu cầu những nội dung thống kê khác nhau. Cụ thể:
- Đối tượng thống kê là tài liệu lưu trữ: số lượng tài liệu của từng phông, của kho; thành phần tài liệu; nội dung tài liệu; tình hình tài liệu.
- Đối tượng thống kê là phương tiện bảo quản trong kho lưu trữ: các loại phương tiện; số lượng; chất lượng.
- Đối tượng thống kê là công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ: các loại công cụ tra cứu; số lượng.
- Đối tượng thống kê là tình hình sử dụng tài liệu lưu trữ: số lượng người đến nghiên cứu tài liệu; số lượng hồ sơ đã cung cấp phục vụ nghiên cứu sử
dụng; mục đích nghiên cứu sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ; các nhóm tài liệu thường được nghiên cứu sử dụng.
- Đối tượng thống kê là cán bộ lưu trữ: số lượng cán bộ; trình độ; độ tuổi; giới tính. (4)
2.1.2. Nội dung thống kê
Tài liệu lưu trữ có các loại hình khác nhau. Tài liệu lưu trữ hành chính, tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản, tài liệu lưu trữ nghe, nhìn, tài liệu bản đồ, tài liệu lưu trữ điện tử. Mỗi loại tài liệu trên khi thống kê có sự khác biệt về nội dung và phương pháp.
- Thống kê tài liệu lưu trữ hành chính (tài liệu quản lý nhà nước)
Đối với loại tài liệu này đơn vị thống kê là phông lưu trữ và hồ sơ (hoặc đơn vị bảo quản). Thông qua thống kê, cơ quan lưu trữ sẽ nắm được trong kho lưu trữ có bao nhiêu hồ sơ, tồn kho lưu trữ có bao nhiêu hồ sơ.
Đối với những phông lưu trữ hoặc những kho lưu trữ tài liệu chưa được chỉnh lý, các tài liệu lẫn lộn, việc thống kê chưa chính xác đến đơn vị hồ sơ thì dùng đơn vị mét giá để tính số lượng tài liệu bảo quản trong kho. Mỗi mét giá tài liệu là chiều dài các cặp, hộp tài liệu xếp theo chiều dài trên ngăn giá đo được một mét. Đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, quý, hiếm thì trong đơn vị thống kê phải ghi rõ đến từng văn bản.
- Thống kê các loại tài liệu chuyên mơn: Tài liệu chun mơn có nhiều loại khác nhau như tài liệu khoa học kỹ thuật (tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu nghiên cứu khoa học, tài liệu khí tượng thủy văn…), tài liệu ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu văn học nghệ thuật, tài liệu điện tử…Mỗi tài liệu chun mơn có đặc điểm riêng. Vì vậy việc thống kê các tài liệu chuyên môn phải phù hợp với đặc điểm của từng loại tài liệu đó. Chúng ta khơng thể sử dụng cơng cụ thống kê của tài liệu này cho loại tài liệu khác, loại tài liệu ảnh có cơng cụ thống kê khác với loại tài liệu xây dựng cơ bản.
Báo cáo thống kê tổng hợp dùng để thống kê toàn bộ số liệu tổng hợp về tài liệu của kho lưu trữ, thực trạng kho tàng, điều kiện bảo quản, tình hình cán bộ.
Về tình hình kho tàng, cần nêu rõ diện tích bảo quản, chiều dài các giá, tủ hoặc số lượng các cặp, hộp đựng tài liệu, các thiết bị kỹ thuật trong kho.
Về tình hình cán bộ cần nêu rõ số lượng cán bộ hiện có, trình độ nghiệp vụ chun mơn, văn hóa, chính trị, thời gian cơng tác và những biến động khác nếu có.
Về tình hình tài liệu, cần nêu rõ số lượng phơng, số lượng hồ sơ trong kho, tình hình quản lý, phục vụ sử dụng tài liệu và tình hình tra cứu khoa học.
Báo cáo thống kê tổng hợp được làm hàng năm để gửi lên cơ quan lưu trữ cấp trên trực tiếp. Cơng cụ thống kê cịn gồm nhiều loại khác như phiếu phông, hồ sơ phông, thẻ phông, bộ thẻ phông, sổ thống kê các tài liệu đặc thù.
Bảo quản và sử dụng sổ sách thống kê: Cũng như tài liệu lưu trữ, các loại sổ sách thống kê là tài sản của Nhà nước, cho nên phải được bảo quản cẩn thận, không để mất mát, thất lạc; khơng được tẩy xóa, sửa chữa trong sổ sách thống kê; sổ sách thống kê phải được lập theo đúng mẫu của Nhà nước quy định và chỉ người có trách nhiệm mới được sử dụng.
2.2. Phạm vi, phương pháp thống kê tài liệu lưu trữ
Thống kê trong lưu trữ được thực hiện ở các phạm vi khác nhau: thống kê trong phạm vi một kho lưu trữ; thống kê trong phạm vi một ngành, một địa phương; thống kê nhà nước về lưu trữ.
Thống kê trong phạm vi phòng, kho lưu trữ nhằm nắm bắt về nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng, tình hình tài liệu trong từng phịng, kho lưu trữ. Thống kê nhà nước về lưu trữ nhằm tổng hợp về số lượng, thành phần, tình hình tài liệu lưu trữ trong phạm vi cả nước.
Các phịng, kho lưu trữ trong q trình thực hiện nhiệm vụ thống kê trong phạm vi phòng, kho lưu trữ; đồng thời thực hiện cả nhiệm vụ thống kê nhà nước.
Thống kê trong lưu trữ chủ yếu được thực hiện kết hợp trong quá trình thực hiện các nội dung nghiệp vụ như: thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu. Ngoài ra, việc thống kê còn được thực hiện định kỳ hàng năm theo quy định của nhà nước.
- Phương pháp thống kê tài liệu: Hiện nay tài liệu lưu trữ được thống kê bằng sổ thống kê là chủ yếu. Các loại sổ thống kê chủ yếu tài liệu hành chính gồm:
sổ nhập tài liệu lưu trữ, s ổ xuất tài liệu lưu trữ, sổ thống kê phông lưu trữ, mục lục hồ sơ, sổ đăng kí mục lục hồ sơ.