1. Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1.2. Thông báo tài liệu lưu trữ
Thông báo tài liệu lưu trữ cho các cơ quan hữu quan là một hình thức sử dụng tài liệu mang tính tích cực, chủ động và được áp dụng phổ biến trong các lưu trữ Nhà nước hoặc các lưu trữ cơ quan. Mục đích của cơng việc này là giới thiệu, thông tin cho các cơ quan, người nghiên cứu những tài liệu khoa học, lịch sử và thực hiện bảo quản trong lưu trữ Nhà nước hoặc lưu trữ cơ quan. Thơng
qua hình thức này người nghiên cứu nắm được thành phần và nội dung trong các kho lưu trữ để có kế hoạch nghiên cứu phục vụ công tác. Căn cứ vào nội dung, địa điểm của các bản thơng báo, người ta chia nó thành ba loại chính như sau:
- Bản thơng báo tài liệu lưu trữ.
- Bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề. - Mục lục tài liệu lưu trữ theo chuyên đề.
Các bản thông báo tài liệu lưu trữ phải đạt được yêu cầu: Giới thiệu cho người nghiên cứu những tài liệu có giá trị hoặc những tài liệu có giá trị mới phát hiện ở trong kho lưu trữ. Nội dung các tài liệu phục vụ thiết thực các nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước, yêu cầu công tác của cơ quan. Nói cách khác, nội dung của bản thơng báo tài liệu phải thể hiện rõ tính thời sự, tin tức phục vụ đắc lực cho nhu cầu của xã hội. Sau đây sẽ trình bày các đặc điểm và nội dung của các loại thông báo tài liệu:
1.2.1. Bản thông báo tài liệu lưu trữ
Bản thơng báo tài liệu lưu trữ có thể dùng để giới thiệu tóm tắt một tài liệu lưu trữ, hoặc một phông tài liệu lưu trữ, một sưu tập lưu trữ.
Nội dung bản thông báo một tài liệu lưu trữ bao gồm:
Tên gọi tài liệu, tác giả, thời gian và địa điểm sản sinh tài liệu, mức độ chính xác (bản chính hay bản sao, dấu, chữ ký…), ngôn ngữ viết tài liệu, phương pháp, vật liệu làm ra văn bản. Phần chủ yếu của bản thông báo giới thiệu tóm tắt nội dung tài liệu. Phần này có thể giới thiệu khái quát toàn bộ nội dung tài liệu, đặc biệt chú ý giới thiệu phần chính của tài liệu đó. Trong phần chính của tài liệu có thể giới thiệu cho người nghiên cứu những đoạn văn trích dẫn có giá trị nhất trong tài liệu, gây được sự quan tâm chú ý của người đọc. Ngồi ra, cịn phải giới thiệu số tra tìm của tài liệu đó ở trong kho lưu trữ, các hình thức để sử dụng tài liệu, thời gian, địa chỉ liên hệ.
Những nội dung chủ yếu của bản thông báo tài liệu một phông lưu trữ gồm:
Tên gọi của phông, thời gian bắt đầu và kết thúc tài liệu của phông, số lượng tài liệu (bao nhiêu hồ sơ, bao nhiêu cặp). Phần giới thiệu nội dung tài liệu của phơng có thể bằng hai cách: Đối với những phơng lưu trữ mà đơn vị hình thành phơng có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, cơ cấu tổ chức ít thay đổi thì nội dung tài liệu giới thiệu theo từng đơn vị tổ chức sản sinh ra tài liệu đó. Trái lại, đối với những phông lưu trữ mà chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức đơn vị hình thành phơng hay thay đổi thì nội dung tài liệu nên giới thiệu từng chủ đề mà tài liệu phản ánh. Khi giới thiệu nội dung tài liệu phải chú ý những tài liệu có giá trị đặc biệt trong phơng đó, những tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động chủ yếu của đơn vị hình thành phông ấy.
Sau phần nội dung, bất kỳ bản thông báo tài liệu nào cũng phải báo cáo cho độc giả hình thức sử dụng tài liệu của phơng đó, thời gian, địa chỉ liên hệ.
Các bản thông báo tài liệu lưu trữ nêu trên cần biên soạn nhanh , giới thiệu kịp thời tài liệu cho người nghiên cứu. Tuy nhiên, tác dụng của nó cịn hạn chế, chưa giúp người nghiên cứu sưu tầm, lựa chọn, tập hợp tài liệu lưu trữ theo từng chuyên đề cụ thể. Để giải đáp yêu cầu này của độc giả, các lưu trữ thường biên soạn bản giới thiệu tài liệu chuyên đề hoặc bản mục lục tài liệu chuyên đề.
1.2.2. Bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề
Bản giới thiệu này dùng để thơng báo tóm tắt cho người nghiên cứu những tài liệu được bảo quản trong các kho lưu trữ về một chuyên đề cụ thể, có ý nghĩa thiết thực phục vụ yêu cầu của xã hội.
Bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề có thể giới thiệu tài liệu lưu trữ trong phạm vi một lưu trữ Nhà nước, một lưu trữ cơ quan hoặc một số lưu trữ có chức năng giống nhau.
Nội dung chủ yếu của bản giới thiệu tài liệu chuyên đề gồm hai phần như sau:
- Tên chuyên đề trình bày ở bản thơng báo.
- Nội dung tài liệu giới thiệu từng phần tuỳ theo đặc điểm và nội dung tài liệu sưu tầm được. Khi biên soạn phần này cần phân chia nội dung các tài liệu sưu tầm được thành từng phần, từng chuyên mục nhỏ. Nói cách khác để giới thiệu nội dung tài liệu chuyên đề phải căn cứ vào nội dung những tài liệu sưu tầm được để thành lập đề cương chuyên đề. Sau khi hoàn thành đề cương chuyên đề thì tiến hành viết bản giới thiệu tài liệu. Đơn vị để giới thiệu tóm tắt nội dung tài liệu ở đây là từng đề mục nhỏ được nêu trong đề cương chuyên đề. Mỗi đề mục nhỏ có thể bao gồm một văn bản hoặc một nhóm văn bản nội dung liên quan đến nhau. Khi giới thiệu một đề mục nhỏ phải trình bày tên loại văn bản, tác giả và nội dung chủ yếu của các văn bản đó. Trong mỗi đề mục nhỏ nếu phát hiện được những văn bản có giá trị đặc biệt (văn bản mới phát hiện lần đầu tiên, văn bản được nhiều người quan tâm chú ý, văn bản có bút tích của lãnh tụ…) thì cần giới thiệu vài nét đặc điểm chủ yếu của những văn bản đó. Thơng thường trong bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề không viết cụ thể số tra tìm từng hồ sơ; trường hợp giới thiệu những văn bản giá trị đặc biệt thì mới viết số tra tìm của văn bản đó (số phơng, số mục lục, số hồ sơ, tờ số ).
1.2.3. Bản mục lục tài liệu lưu trữ chuyên đề
Bản mục lục này là một loại hình tài liệu, trong đó liệt kê tên văn bản hoặc hồ sơ được bảo quản trong một phông hoặc một số phơng về một chun đề nhất định.
Hình thức thông báo tài liệu chuyên đề giúp người nghiên cứu tập hợp tài liệu lưu trữ về từng chuyên đề một cách nhanh chóng, góp phần rút ngắn thời gian sưu tầm thông tin, tạo điều kiện sớm hoàn thành đề tài nghiên cứu để đưa vào ứng dụng thực tế.
Bản mục lục tài liệu chuyên đề do các lưu trữ Nhà nước hoặc lưu trữ cơ quan thành lập theo yêu cầu của cơ quan hữu quan, hoặc do sáng kiến chủ động của các lưu trữ.
Nội dung mục lục tài liệu chuyên đề gồm các phần chủ yếu:
Tên gọi chuyên đề viết ở đầu bản mục lục tài liệu, trình bày chữ đậm né t , gây sự chú ý cho độc giả.
- Lời giới thiệu nêu rõ lý do biên soạn, mục đích, ý nghĩa và đối tượng phục vụ của bản mục lục, phạm vi những phông lưu trữ được sưu tầm, chọn lọc tài liệu đưa vào mục lục này, thứ tự sắp xếp các thông tin trong mục lục. Lời giới thiệu viết rất ngắn gọn.
- Danh sách những tài liệu hoặc đơn vị bảo quản (hồ sơ) về chuyên đề đó.
Đây là phần chủ yếu của bản mục lục. Tên các tài liệu hoặc hồ sơ được sắp xếp trong bản mục lục theo một trật tự lôgic, tạo điều kiện thuận lợi cho người nghiên cứu tìm hiểu nội dung vấn đề. Thơng thường tên tài liệu hoặc hồ sơ sắp xếp theo các đặc trưng: vấn đề, thời gian, ý nghĩa quan trọng của tài liệu.
Việc sắp xếp này phụ thuộc vào nội dung của chuyên đề và khối lượng tài liệu sưu tầm, lựa chọn được nhiều hay ít.
- Phần cuối của bản mục lục tài liệu chuyên đề chỉ rõ hình thức và phương pháp nghiên cứu, sử dụng tài liệu của chuyên đề đó, thời gian hồn thành biên soạn và địa chỉ liên hệ.
- Đối với những bản mục lục tài liệu lưu trữ chuyên đề bao gồm nhiều tài liệu có nội dung phong phú cần phải lập chú dẫn những nội dung cần thiết để hướng dẫn độc giả tìm hiểu được nhanh chóng. Nội dung chú dẫn gồm: chữ viết tắt, thuật ngữ khó hiểu, tiếng nước ngồi.
Nội dung cơng việc biên soạn bản mục lục tài liệu chuyên đề gồm: lựa chọn chuyên đề, lập kế hoạch biên soạn, lập bản đề cương chuyên đề, sưu tầm và lựa chọn tài liệu, trình bày bản mục lục. Bản biên soạn kế hoạch mục lục được lập một cách cụ thể, xác định rõ những người tham gia biên soạn, người chủ trì, yêu cầu, nội dung biên soạn, thời gian hồn thành, kinh phí.
Việc sưu tầm và lựa chọn tài liệu cho bản mục lục là công việc mất nhiều
thời gian, thường do một số cán bộ thực hiện. Mỗi tài liệu sưu tầm được phải mô tả lên một tấm thẻ. Đơn vị mô tả lên thẻ gồm : tiêu đề, tác giả, thời gian, số tra tìm, những chú thích cần thiết. Các tấm thẻ này được phân loại theo đề cương chuyên đề đã nêu trên. Sau khi các tấm thẻ đã phân loại xong thì tiến hành viết mục lục tài liệu. Cách viết mục lục tài liệu tốt nhất là dựa theo các tấm thẻ đã được phân loại. Bộ thẻ này trở thành thẻ tra cứu chuyên đề