3. Các loại sổ sách thống kê cơng tác lưu trữ chính
TỜ KẾT THÚC
TỜ KẾT THÚC
Mục lục hồ sơ gồm: …………… trang (viết bằng chữ ………………….) Trong đó thống kê gồm: …………… hồ sơ/đơn vị bảo quản (viết bằng
chữ………………………………)
Từ số:…………… đến số………………, trong đó có ……… số trùng, ……… số khuyết.
……… ngày…… tháng……năm 20……
Người lập
(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)
3.2.6. các loại sổ sách thống kê công tác lưu trữ bổ trợ - Sổ đăng ký mục lục hồ sơ:
Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ là sổ thống kê các cuốn mục lục hồ sơ trong từng phông lưu trữ và trong từng kho lưu trữ.
Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ là công cụ để thống kê số lượng mục lục hồ sơ có trong phịng kho lưu trữ giúp cho việc quản lý chặt chẽ các cuốn Mục lục hồ sơ, là cơng cụ hỗ trợ cho việc tra tìm tài liệu trong phịng kho lưu trữ.
- Thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ:
Thẻ là một loại công cụ tra cứu khoa học, trong đó nguồn thơng tin về tài liệu được tập hợp theo ngành, chuyên đề, sự vật (vấn đề), thời gian… Thẻ được xây dựng đối với một nhóm tài liệu, một bộ phận của phông, một phông hay nhiều phông mà không phụ thuộc vào thời gian sản sinh ra tài liệu, phương án phân loại hay phương án hệ thống hố tài liệu.
Thẻ có chức năng cung cấp thơng tin về nội dung, thành phần tài liệu của một phông hoặc nhiều phông, của một kho hoặc nhiều kho lưu trữ. Khác với mục lục hồ sơ, thẻ khơng có chức năng thống kê, thẻ chỉ có chức năng tra tìm thơng tin và được xây dựng không phụ thuộc vào việc tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ.
- Biên bản kiểm kê tình trạng tài liệu lưu trữ trong kho:
Biên bản kiểm kê tình trạng tài liệu lưu trữ dùng để ghi chép các thông tin chi tiết về tài liệu lưu trữ trong kho, được thực hiện định kỳ hàng năm. Qua việc kiểm kê sẽ xác định được tình hình thực tế của tài liệu lưu trữ, từ đó có biện pháp phù hợp trong việc quản lý, khai thác, sử dụng cũng như tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ.
- Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu:
Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu dùng để ghi nhận việc giao nhận hồ sơ, tài liệu giữa đơn vị có hồ sơ, tài liệu phải nộp lưu trữ với bộ phận tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, nhằm ghi chép lại tất cả các thông tin liên quan tới các hồ sơ, tài liệu đó để quản lý được chặt chẽ.
- Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ:
Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ là phiếu dùng để xác nhận các thông tin, yêu cầu của độc giả trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ để cung cấp phục vụ cho độc giả, đồng thời giúp cho công tác thống kê việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
…………………………………..
TÓM TẮT CHƯƠNG
Chương 5 giới thiệu những nội dung cơ bản sau: khái niệm thống kê trong tài liệu, nguyên tắc, nội dung thống kê; làm rõ phương pháp thống kê trong tài liệu lưu trữ, mô tả các loại sổ sách thống kê trong cơng tác lưu trữ chính.
BÀI TẬP
Câu hỏi ơn tập và bài tập thực hành
Câu hỏi 1. Khái niệm và nguyên tắc của công tác thống kê tài liệu lưu trữ. Câu hỏi 2. Nội dung và phương pháp thống kê trong tài liệu lưu trữ.
Bài tập thực hành: Làm quen với các sổ sách thống kê trong tài liệu lưu
trữ chính. Tập viết các biên bản giao nhận tài liệu, tiêu hủy tài liệu, viết các tài liệu liên quan đến sổ sách.