4.1. Khái niệm
Công cụ xác định giá trị tài liệu là những phương tiện làm cơ sở cho công tác xác định giá trị được thực hiện một cách thuận lợi và hiệu quả. Công cụ xác định giá trị tài liệu do chính các cơ quan lưu trữ ban hành hoặc do cán bộ lưu trữ xây dựng để áp dụng trong cơ quan.
Công cụ xác định giá trị tài liệu bao gồm nhiều loại khác nhau.
4.2. Một số loại công cụ xác định giá trị tài liệu
- Danh mục hồ sơ tài liệu mẫu và tiêu biểu có thời hạn bảo quản: Danh
mục hồ sơ là bảng kê các hồ sơ dự kiến lập trong năm của một cơ quan và thời hạn bảo quản của các hồ sơ đó. Danh mục hồ sơ được lập dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và thực tế tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan. Danh mục hồ sơ là công cụ để xác định giá trị tài liệu tại văn thư cơ quan. Danh mục hồ sơ là căn cứ để lựa chọn và bảo quản tài liệu tại văn thư cơ quan.
- Bảng thời hạn bảo quản:
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là bản danh mục các loại tài liệu có ghi thời hạn bảo quản và được sắp xếp theo một thứ tự nhất định. Trong đó thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần lưu trữ tài liệu kể từ khi tài liệu kết thúc công việc ở giai đoạn văn thư và chuyển giao vào lưu trữ.
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chủ yếu được sử dụng tại lưu trữ hiện hành để xác định số năm lưu trữ tài liệu tại cơ quan trước khi chuyển giao tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
Bảng thời hạn bảo quản tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ làm công tác lưu trữ tại các cơ quan hiện nay. Bởi lẽ để định được thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu là một công việc tương đối khó khăn và phức tạp. Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu quản lý nhà nước sẽ giúp cho công tác xác định giá trị tài liệu
được thực hiện thống nhất, chính xác trong các cơ quan nhà nước tránh loại huỷ tài liệu một cách tuỳ tiện.
Tuy nhiên, để thuận lợi cho việc xác định giá trị tài liệu của từng loại tài liệu cụ thể, người ta thường lập nhiều bảng thời hạn bảo quản khác nhau. Mỗi loại bảng thời hạn bảo quản được áp dụng phù hợp với từng loại hình tài liệu khác nhau. Có loại dùng để xác định giá trị tài liệu hành chính, có loại dùng để xác định giá trị tài liệu của những tài liệu chuyên ngành riêng biệt, tài liệu khoa học kỹ thuật… Thơng thường có các loại bảng thời hạn bảo quản sau:
+ Bảng thời hạn bảo quản mẫu: Là bảng thời hạn bảo quản những nhóm tài liệu chung hình thành trong q trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong đó cấp độ được định thời hạn bảo quản chỉ dừng lại ở các nhóm tài liệu, khơng định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ.
+ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu: Đây là loại bảng thời hạn bảo quản chung cho các nhóm tài liệu tiêu biểu hình thành trong quá trình hoạt động của một loại hình cơ quan nhất định. Hiện nay, Cục Văn Thư và Lưu trữ nhà nước đang nghiên cứu, ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu cho các cơ quan nhà nước. Bảng này được lập một cách khái quát, tài liệu của các cơ quan nhà nước được tổng hợp trong khoảng 140 loại tài liệu và chia theo các phần sau:
- Lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra; kế hoạch, thống kê; tổ chức, cán bộ; lao động, tiền lương; tài chính, cấp phát; văn thư, lưu trữ; tài liệu chuyên môn riêng.
Trên cơ sở bảng thời hạn bảo quản tiêu biểu, các lưu trữ hiện hành lấy đó làm căn cứ để lập bảng thời hạn bảo quản cho ngành hay cho cơ quan mình.
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu mang tầm cỡ quốc gia và có ý nghĩa đối với tất cả các cơ quan thuộc bộ máy quản lý nhà nước. Tuy nhiên, để xây dựng được bảng thời hạn bảo quản tiêu biểu của quốc gia cần có sự nghiên cứu, phân tích, lý giải một cách chi tiết, cụ thể về giá trị của các nhóm tài liệu tiêu biểu thuộc các lĩnh vực hoạt động khác nhau của xã hội. Vì vậy, những người tham gia xây dựng bảng
thời hạn bảo quản phải có kiến thức rộng, sâu, am hiểu về giá trị của tài liệu lưu trữ đối với các lĩnh vực hoạt động trong xã hội.
Khi xây dựng bảng thời hạn tiêu biểu của một loại hình cơ quan cần có sự phối kết hợp giữa cán bộ chun mơn của ngành, của lĩnh vực đó và những chuyên gia xác định giá trị tài liệu của ngành lưu trữ.
+ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của các ngành và liên ngành: Mỗi một ngành trong quá trình hoạt động thường sản sinh ra khối tài liệu mang đặc trưng riêng của ngành đó. Việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho một ngành sẽ giúp cho công tác xác định giá trị tài liệu của các lưu trữ cơ quan được thực hiện thống nhất trong toàn ngành.
Bảng thời hạn bảo quản này thường do các Bộ, cơ quan ngang Bộ hoặc các ngành lập ra để làm căn cứ cho việc xác định giá trị tài liệu của ngành mình. Bảng thời hạn bảo quản này sẽ định thời hạn bảo quản cho toàn bộ tài liệu của một ngành hoặc một lĩnh vực hoạt động nhất định. Các cơ quan trong ngành sẽ căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản này để lập bảng thời hạn riêng cho tài liệu của cơ quan mình. Do vậy, trong bảng này tài liệu được xác định thời hạn phải bao gồm tất cả các vấn đề, các hoạt động của nghành đó. Các cơ quan trong nghành dùng bảng này để xác định giá trị tài liệu cho cơ quan mình hay căn cứ vào đó để lập bảng thời hạn bảo quản riêng cho cơ quan.
Khi xây dựng bảng thời hạn bảo quản của một ngành hoặc của liên ngành cũng cần có sự phối kết hợp giữa cán bộ chun mơn của ngành đó và chun gia xác định giá trị tài liệu lưu trữ. Các bảng thời hạn bảo quản tài liệu của ngành, liên ngành muốn có hiệu lực phải do thủ trưởng cơ quan quản lý cao nhất của ngành ban bành.
- Danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào các lưu trữ quốc gia:
Đây cũng là một cơng cụ có thể dùng làm căn cứ để lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản trong các lưu trữ quốc gia. Dựa vào danh mục này chúng ta có thể xác định được tài liệu của các cơ quan thuộc diện nộp lưu vào
các lưu trữ quốc gia, đồng thời khi xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ cơ quan chúng ta có thể dễ dàng lựa chọn những tài liệu thuộc thành phần phông lưu trữ cơ quan cần nộp lưu vào bảo quản tại các lưu trữ quốc gia. Những tài liệu đó cần được xác định thời hạn bảo quản lâu dài, vĩnh viễn.
- Quy chế xác định giá trị tài liệu:
Quy chế xác định giá trị tài liệu là những quy định của nhà nước, của cơ quan về việc xác định giá trị tài liệu. Đây cũng là một trong những công cụ giúp cho quá trình lựa chọn tài liệu, định thời hạn bảo quản cho từng loại và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị được thực hiện chính xác và đúng pháp luật, phù hợp với điều kiện cơ quan.
Khi xác định tài liệu trong các lưu trữ quốc gia phải tuân theo những quy định hiện hành của nhà nước về công tác xác định giá trị tài liệu.
Ngồi những cơng cụ trên trong quá trình xác định giá trị tài liệu có thể tham khảo thêm các tài liệu khác như: Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; danh mục sự kiện lịch sử để xác định tài liệu quan trọng cần lựa chọn…