3. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
3.1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu
Đây là tiêu chuẩn quan trọng nhất. Nội dung tài liệu là tồn bộ thơng tin về những vấn đề, sự việc hay con người được đề cập trong tài liệu. Mỗi tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đều biểu thị một nội dung nhất định để phục vụ mục đích của cơ quan, tổ chức, cá nhân làm ra tài liệu. Nói cách khác, mục đích ban hành văn bản của các cơ quan, tổ chức bao giờ cũng được thể hiện trong nội dung văn bản. Nội dung chính là linh hồn của tài liệu và giá trị của tài liệu chủ yếu được quy định bởi nội dung tài liệu.
Vận dụng tiêu chuẩn này khi xác định giá trị tài liệu trong một phông lưu trữ cần đánh giá cao những tài liệu có nội dung phản ánh trực tiếp chức năng, nhiệm vụ và các mặt hoạt động chính của đơn vị hình thành phơng. Đồng thời cũng đánh giá cao những tài liệu có nội dung tổng kết quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phơng qua từng thời kỳ lịch sử.
Khi xác định giá trị tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam cần chú ý đến những tài liệu có nội dung phản ánh trực tiếp các mặt hoạt động của một quốc gia trong suốt quá trình lịch sử, cụ thể là:
- Tài liệu có nội dung phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của Đảng Cộng sản Việt Nam.
- Tài liệu có nội dung phản ánh lịch sử đấu tranh dựng nước và giữ nước của dân tộc.
- Tài liệu có nội dung phản ánh lịch sử xây dựng và phát triển các ngành. - Tài liệu về xây dựng và phát triển của các địa phương.
Trong một phơng lưu trữ cơ quan cụ thể, có những tài liệu phản ánh các mặt hoạt động chủ yếu và có những tài liệu phản ánh các mặt hoạt động không chủ yếu. Đối với những tài liệu nội dung khơng liên quan đến chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan, đơn vị hình thành phơng thì khơng được xem là tài liệu có ý nghĩa lịch sử của phông và không cần định thời hạn bảo quản lâu dài cho những tài liệu này ở trong phông.
Vận dụng tiêu chuẩn này trong công tác xác định giá trị tài liệu, chúng ta cần chú ý một số điểm sau:
Mỗi một hồ sơ, tài liệu thường có mối quan hệ lơgic với những hồ sơ tài liệu khác. Vì vậy, nội dung của tài liệu chỉ được nhìn nhận một cách hồn chỉnh khi đặt tài liệu đó trong mối quan hệ tổng thể đối với những tài liệu có liên quan. Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu cần đặt tài liệu đó trong mối quan hệ chung với các tài liệu khác trong phông, không nên xem xét tách rời từng hồ sơ, tài liệu.
Trong thực tế một số tài liệu mặc dù nội dung khơng quan trọng song tài liệu đó lại có thể được sử dụng để xác minh độ chân thực của các tài liệu quan trọng khác bằng một số yếu tố như: tác giả, thời gian, địa danh… trường hợp này tài liệu cũng được lưu trữ lâu dài.
Như vậy, ý nghĩa nội dung của tài liệu không chỉ xem xét trên ý nghĩa nội dung chứa đựng trong tài liệu mà còn phụ thuộc vào việc nội dung tài liệu đó liên quan đến việc làm sáng tỏ độ chân thực của một tài liệu có nội dung quan trọng khác. Vận dụng tiêu chuẩn này khi xác định giá trị tài liệu yêu cầu người cán bộ cần nắm hiểu rõ nội dung của từng tài liệu đồng thời nắm được mối quan hệ của tài liệu đó với những tài liệu khác có liên quan. (2)