1. Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1.1. Khai thác tài liệu ở phòng đọc
Khai thác tài liệu lưu trữ tại phòng đọc là một trong những hình thức chủ yếu được áp dụng phổ biến nhất trong các lưu trữ nhà nước và lưu trữ cơ quan. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại phịng đọc có nhiều ưu điểm: Người đọc có thể trực tiếp nghiên cứu nhiều văn bản cần thiết có nội dung liên quan với nhau; phòng đọc có điều kiện để phục vụ được đông đảo độc giả, giới thiệu cho độc giả nhiều tài liệu lưu trữ liên quan đến các chủ đề nghiên cứu của họ. Tổ chức tốt phòng đọc, các lưu trữ nhà nước, các lưu trữ cơ quan có điều kiện bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, tránh được sự mất mát, hư hỏng tài liệu góp phần bảo vệ bí mật Nhà nước. Phịng đọc là nơi tiếp xúc với nhiều độc giả cho nên trực tiếp thu được nhiều yêu cầu nghiên cứu của độc giả và những ý kiến đóng góp khác để cải tiến cơng tác phục vụ độc giả.
Quy mơ phịng đọc trong các kho lưu trữ phụ thuộc vào quy mô lớn nhỏ của kho lưu trữ và phụ thuộc vào đặc điểm tài liệu của kho lưu trữ. Những lưu trữ có số lượng tài liệu nhiều và nội dung quý giá, đông độc giả thì phịng đọc của nó được tổ chức với quy mơ lớn; có đầy đủ thiết bị và phương tiện khai thác. Tr ái lại, những kho lưu trữ có quy mơ nhỏ, số lượng tài liệu ít thì phịng đọc tổ chức đơn giản hơn, nhẹ nhàng hơn.
Phòng đọc của kho lưu trữ phải đặt nơi n tĩnh, ít ồn ào, thống mát, có đủ ánh sáng thích hợp cho người nghiên cứu làm việc.
Nói chung, phịng đọc cần trang bị các thiết bị tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả tìm kiếm sâu sắc và đầy đủ nội dung tài liệu, rút ngắn thời gian nghiên cứu tài liệu, tăng năng suất lao động. Thiết bị của phòng đọc gồm: bàn ghế thích hợp cho độc giả ngồi nghiên cứu tài liệu một cách thoải mái; đủ ánh sáng để đọc tài liệu. Ánh sáng trong phòng đọc tốt nhất là dùng ánh sáng tự nhiên, khi khơng có ánh sáng tự nhiên thì dùng ánh sáng điện . Phịng đọc phải có nhiều cửa thơng thống, quạt trần. Phịng đọc phải có
giá
đựng tài liệu, tủ, thẻ và các công cụ tra cứu khoa học khác để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu cho độc giả. Những kho lưu trữ có bảo quản tài liệu mi-crơ -phim thì phịng đọc phải có máy đọc những tài liệu đó.
Ngồi các thiết bị trên, các phòng đọc đều phải có tư liệu tra cứu bổ trợ.
Thành phần của tư liệu tra cứu bổ trợ gồm: Các tác phẩm kinh điển chủ yếu của những người sáng lập chủ nghĩa Mác – Lê nin , các văn kiện quan trọng của Đảng và Nhà nước, Công báo nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam, các từ điển, một số báo và tạp chí quan trọng liên quan mật thiết với chức năng của kho lưu trữ.
Để hướng dẫn độc giả thực hiện tốt các quy định của Nhà nước về bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ trong các phòng đọc gồm: Những thủ tục ban đầu đối với độc giả đến nghiên cứu tài liệu phòng đọc, những quy định về bảo vệ an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ, những quyền lợi và nghĩa vụ của độc giả. Ở các lưu trữ cơ quan, nội quy phòng đọc do thủ trưởng cơ quan ký và đóng dấu.
Đối tượng phục vụ của phòng đọc trong các lưu trữ nói chung là rộng rãi, phịng đọc của các lưu trữ nhà nước tiếp nhận độc giả từ các cơ quan trong nước, nước ngoài, tiếp nhận quần chúng nhân dân đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ. Phòng đọc của các lưu trữ cơ quan chủ yếu phục vụ cán bộ công nhân viên chức của cơ quan đó. Tuy nhiên, phòng đọc này cũng phục vụ những đối tượng khác nhưng mức độ hạn chế hơn.
Những độc giả muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ tại phịng đọc phải có giấy giới thiệu của cơ quan đang trực tiếp quản lý người đó. Nội dung giấy giới thiệu phải ghi rõ tên tài liệu nghiên cứu hoặc mục đích nghiên cứu tài liệu. Nhân dân muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải viết đơn xin nghiên cứu tài liệu và có chứng nhận của chính quyền địa phương của người đó. Các giấy giới thiệu, đơn xin nghiên cứu tài liệu của độc giả được chuyển cho cán bộ phụ trách phòng đọc giải quyết. Người nước ngoài muốn đọc tài liệu lưu
trữ phải làm đơn xin đọc tài liệu lưu trữ theo mẫu được quy định trong văn bản số 478/LTNN-NVTƯ ngày 01/ 12/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước. Người nước ngoài muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải làm phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu theo mẫu được quy định trong văn bản số 478/LTNN-NVTƯ ngày 01/12/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước.(7)
Mọi độc giả nghiên cứu tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ có trách nhiệm kê khai một bản sơ yếu lý lịch. Nó được dùng để quản lý độc giả và làm cơ sở lập kế hoạch khai thác, sử dụng tài liệu của các lưu trữ. Những người vi phạm nội quy phòng đọc sẽ tuỳ theo mức độ vi phạm mà chịu những hình thức xử lý thích ứng. Những hình thức xử lý thường áp dụng trong các phòng đọc của lưu trữ là: Độc giả phải bồi thường những tài liệu mà người đó làm hư hỏng, mất mát; tước quyền nghiên cứu tài liệu lưu trữ mà độc giả ở lưu trữ đó trong một thời gian nhất định hoặc vĩnh viễn. Những độc giả có ý lấy cắp tài liệu lưu trữ, tiết lộ bí mật của Nhà nước, vi phạm các điều trong Pháp lệnh Bảo vệ Tài liệu lưu trữ Quốc gia thì tuỳ thuộc vào mức độ nặng nhẹ mà bị kỷ luật hoặc bị truy tố trước pháp luật.
Ở các lưu trữ Nhà nước, phòng đọc do một cán bộ lưu trữ có nhiều kinh nghiệm chuyên trách; ở các phòng, kho lưu trữ nhỏ thì do một cán bộ kiêm nhiệm. Người phụ trách phịng đọc có nhiệm vụ tổ chức quản lý tồn bộ cơng tác ở phịng đọc, nắm vững thành phần và nội dung tài liệu trong kho lưu trữ, giải đáp những yêu cầu độc giả, sử dụng thành thạo các thiết bị của phòng đọc….
Cán bộ lưu trữ phụ trách phịng đọc có nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
- Tiếp nhận độc giả đến nghiên cứu tài liệu tại phòng đọc; cấp thẻ đọc cho độc giả. Thẻ đọc là phương tiện giao dịch giữa độc giả và cán bộ phụ trách phòng đọc, là giấy ra vào cơ quan lưu trữ và nó là phương tiện chống kẻ gian giả mạo giấy tờ để lấy cắp bí mật quốc gia, tài liệu lưu trữ. Thẻ đọc có giá trị sử dụng trong thời gian độc giả nghiên cứu tài liệu được ghi trong giấy giới thiệu. Sau khi độc giả hồn thành cơng việc thì thẻ đọc hết giá trị.
- Mỗi độc giả sử dụng tài liệu tại phòng đọc của lưu trữ đều được lập hồ sơ độc giả. Hồ sơ độc giả có tác dụng phân loại và quản lý độc giả. Nội dung hồ sơ độc giả gồm những giấy tờ liên quan đến độc giả trong thời gian làm việc tại phòng đọc như: Giấy giới thiệu của cơ quan, đơn xin đọc tài liệu lưu trữ, sơ yếu lý lịch, các giấy tờ khác. Hồ sơ độc giả được sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả.
- Giải đáp các câu hỏi do độc giả nêu ra. Thông thường các loại câu hỏi do độc giả nêu ra như: Hướng dẫn sử dụng các cơng cụ tra cứu ở phịng đọc, giải đáp những thành phần và nội dung tài liệu có trong kho lưu trữ có liên quan đến các đề tài nghiên cứu. Để giải đáp thoả đáng những câu hỏi này, đòi hỏi người phụ trách phịng đọc phải có nhiều kinh nghiệm, thâm niên công tác; nắm vững thành phần nội dung tài liệu hiện bảo quản trong kho lưu trữ. Đối với những câu hỏi nội dung đơn giản thì cần giải đáp ngay tại chỗ; đối với những câu hỏi nội dung có độ phức tạp cao thì sẽ chuyển cho phịng khai thác tài liệu chuẩn bị và giải đáp.
- Quản lý chặt chẽ những tài liệu lưu trữ và các trang thiết bị ở phòng đọc.
Nội dung nhiệm vụ này bao gồm: Theo yêu cầu của độc giả, cán bộ phụ trách phòng đọc trực tiếp nhận tài liệu ở kho lưu trữ và giao cho độc giả sử dụng. Những tài liệu đã được độc giả nghiên cứu xong thì nhận trở về phịng đọc và làm thủ tục trả lại kho lưu trữ.
- Bất kỳ tài liệu nào độc giả nghiên cứu đề vào sổ giao nhận tài liệu hàng ngày với người đọc và kèm theo chữ ký của độc giả. Hàng ngày cuối giờ làm việc tại phịng đọc có trách nhiệm thu lại tài liệu ở độc giả, kiểm tra lại tình hình bảo quản tài liệu, gạch sổ và ký tên vào chỗ đã đăng ký những tài liệu được thu hồi từ độc giả….
Trường hợp độc giả làm mất, hư hỏng tài liệu lưu trữ thì cán bộ phụ trách phòng đọc phải lập biên bản. Biên bản này có đủ chữ ký của đương sự và người phụ trách phòng đọc.
Cấp phát cho độc giả các bản sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ… Trong quá trình sử dụng tài liệu lưu trữ, những độc giả có nguyện vọng sao lục hoặc trích lục tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu bản thân thì phải viết phiếu xin sao chụp tài liệu. Các phiếu xin sao chụp tài liệu do người có thẩm quyền cho phép. Việc sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả do phịng đọc tổ chức theo hình thức dịch vụ. Công việc này nếu độc giả có điều kiện có thể tự làm lấy. Cán bộ phụ trách phòng đọc kiểm tra lại sự chính xác của những tài liệu đã sao lục, trích lục. Tất cả các bản sao lục, trích lục từ tài liệu lưu trữ đều phải có chứng thực của thủ trưởng lưu trữ. Các bản sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ đều phải vào sổ đăng ký cấp bản sao, trích lục và chứng thực lưu trữ.
- Quản lý các đề tài tài nghiên cứu khoa học đã sử dụng tài liệu của các kho lưu trữ. Mục đích của cơng việc này là giúp độc giả tránh những trùng lặp trong nghiên cứu khoa học và tạo điều kiện để các độc giả hợp tác, thông tin cho nhau các kết quả nghiên cứu khoa học. Mỗi đề tài nghiên cứu khoa học đã sử dụng tài liệu lưu trữ được đăng ký vào một tấm thẻ gọi là “Thẻ đăng ký đề tài nghiên cứu khoa học”. Nội dung tấm thẻ có: Tên đề tài, tên tác giả, địa chỉ, mục đích nghiên cứu, tên tài liệu lưu trữ đã sử dụng, thời gian nghiên cứu, các phông tài liệu được sử dụng… Các tấm thẻ này được phân loại theo chuyên đề nghiên cứu hoặc theo vần chữ cái tên người nghiên cứu.
Tuỳ theo đặc điểm của từng phòng đọc của mỗi lưu trữ cụ thể mà cán bộ phụ trách phịng đọc có thể tăng thêm hoặc giảm bớt một số công việc nhất định.