3. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
3.2. Tiêu chuẩn tác giả tài liệu
Tác giả tài liệu là cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu. Tác giả của tài liệu thường được ghi dấu ngay trên hình thức của tài liệu.
Trong một phông lưu trữ, tài liệu được hình thành từ các nguồn khác nhau, gồm: tài liệu của cấp trên gửi xuống; cấp dưới gửi lên; các cơ quan ngang cấp; cơ quan, tổ chức ngoài hệ thống và các cá nhân… gửi đến và tài liệu do chính cơ quan, đơn vị hình thành phơng sản sinh ra. Nói cách khác, tài liệu của một phơng lưu trữ do nhiều tác giả sản sinh ra. Vận dụng tiêu chuẩn này khi lựa chọn những tài liệu cần nộp lưu vào các lưu trữ chúng ta cần xem xét đến tác giả của tài liệu.
Đối với phông lưu trữ cơ quan, tài liệu có ý nghĩa và được đánh giá cao là những tài liệu của chính cơ quan đó sản sinh ra để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan đó. Những tài liệu do các nguồn khác gửi đến không phải tài liệu nào cũng có giá trị như nhau mà chúng được đánh giá khác nhau một phần dựa vào mối quan hệ giữa tác giả tài liệu với đơn vị hình thành phơng. Thơng thường tài liệu của các cơ quan cấp trên gửi xuống để chỉ đạo hoạt động của cơ quan thường là những tài liệu có nội dung liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nên những tài liệu này được đánh giá cao hơn những tài liệu cũng do cấp trên gửi xuống nhưng khơng có nội dung liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan hình thành phơng.
Đối với tài liệu do cấp dưới và các đơn vị trực thuộc gửi lên có nhiều nội dung khác nhau song cần đánh giá cao những tài liệu có nội dung báo cáo cơng tác phản ánh hoặc tổng kết những nhiệm vụ do cơ quan hình thành phơng giao.
Những báo cáo này cũng liên quan đến việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ của đơn vị hình thành phơng ở cấp độ, phạm vi cụ thể.
Đối với tài liệu của các nguồn khác gửi đến song liên quan đến việc giải quyết các công việc cụ thể và nằm trong hồ sơ cơng việc do cơ quan có tránh nhiệm giải quyết thì tài liệu được đánh giá giá trị ở cấp độ hồ sơ công việc, không đánh giá tách rời riêng lẻ ở cấp độ từng tài liệu.
Đối với tài liệu lưu trữ cá nhân, việc xác định giá trị tài liệu được xác định dựa vào vai trò, vị trí và những đóng góp của cá nhân đó đối với sự phát triển của quốc gia, dân tộc hay một ngành, một lĩnh vực nhất định. Những cá nhân lịch sử, tiêu biểu thì tài liệu đều được bảo quản lâu dài, vĩnh viễn trong các trung tâm lưu trữ quốc gia. Ví dụ: Trong phơng lưu trữ của Chủ tịch Hồ Chí Minh có những tài liệu mà nội dung rất đơn giản, nhưng cùng với các tài liệu khác hợp lại sẽ phản ánh được quá trình hoạt động của Chủ tịch. Do đó cần bảo quản vĩnh viễn trong phơng đó. (2)