1. Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1.5. Công bố tài liệu lưu trữ
Cơng bố tài liệu chiếm vị trí quan trọng trong công tác của các cơ quan lưu trữ. Công bố tài liệu nhằm cung cấp cho người nghiên cứu tài liệu lưu trữ có giá trị để nghiên cứu khoa học; hoặc thông qua công tác này để tuyên
truyền, giáo dục quần chúng về một chủ đề cơng tác tư tưởng. Ví dụ, để ôn lại lịch sử Cách mạng tháng 8/1945 của dân tộc, chúng ta cơng bố tồn văn bản Tuyên ngôn độc lập do Hồ Chủ tịch đọc ngày 02/9/1945. Công bố tài liệu cịn là một cơng cụ đấu tranh vạch trần những âm mưu thâm độc, những ý đồ đen tối của kẻ thù. Ví dụ, chúng ta đã công bố tài liệu lưu trữ để chứng minh tính pháp lý của nhiều vùng lãnh thổ thiêng liêng của tổ quốc, qua đó vạch rõ những âm mưu của kẻ thù. Những tài liệu lưu trữ được cơng bố cịn làm tài liệu học tập, hỗ trợ cho các bài giảng lịch sử của giáo viên và bài học cho học sinh, sinh viên đại học, trung học.
Căn cứ vào đặc điểm, tính chất của từng xuất bản phẩm tài liệu có thể chia ra làm ba thể loại: xuất bản phẩm khoa học phục vụ cho người nghiên cứu; xuất bản phẩm giáo khoa phục vụ cho giáo viên và học sinh; và xuất bản phẩm phục vụ quảng đại quần chúng nhân dân.
Về mặt hình thức, cơng bố tài liệu có thể chia ra làm nhiều dạng: toàn tập, tuyển tập, công bố tài liệu một phông lưu trữ, công bố tài liệu trên báo và tạp chí…
Nội dung công tác công bố tài liệu rất phức tạp, bao gồm các công việc: chọn đề tài cơng bố , xác định thể loại và hình thức cơng bố tài liệu, sưu tầm và lựa chọn tài liệu để công bố, lựa chọn và truyền đạt bản văn của tài liệu, trình bày xuất bản phẩm, hiệu đính và xuất bản.
Để công bố tài liệu lưu trữ, các cơ quan lưu trữ phải phối hợp với các nhà xuất bản, ban biên tập các tờ báo, tạp chí trong cơng tác biên tập.
Hiện nay công tác công bố tài liệu phát triển mạnh trong các cơ quan lưu trữ và trở thành môn khoa học bổ trợ của khoa học lịch sử gọi là cơng bố học . Nó có đối tượng nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu và có lịch sử của nó. Mơn khoa học này được giảng dạy ở bậc đại học, trung học.