3. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
3.4. Tiêu chuẩn sự lặp lại của thông tin trong tài liệu
Trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức sẽ xuất hiện những tài liệu có thơng tin trùng lặp. Điều đó địi hỏi việc xác định giá trị tài liệu cần có sự lựa chọn thận trọng và khoa học.
Sự trùng lặp thông tin trong phông lưu trữ cơ quan là do việc sao in văn bản, trích sao văn bản hoặc do sự tổng hợp thơng tin trong nhiều tài liệu. Ví dụ: Báo cáo tổng kết năm của một cơ quan, tổ chức sẽ có những thơng trùng lặp với các báo cáo tổng kết các tháng, quý của cơ quan và các đơn vị trực thuộc trong năm đó.
Áp dụng tiêu chuẩn này trong trường hợp gặp những văn bản có thơng tin trùng lặp do sao in văn bản thì cần lựa chọn và đánh giá cao những văn bản là bản chính, bản gốc, bản có bút tích của lãnh đạo cơ quan và người có trách nhiệm thực hiện văn bản. Trường hợp tài liệu có giá trị quan trọng phục vụ khai thác sử dụng tài liệu thường xun thì ngồi bản gốc, bản chính nên giữ thêm bản sao để phục vụ khai thác, nhằm bảo quản an toàn được bản chính, bản gốc.
Trong trường hợp gặp những văn bản có thơng tin lặp lại do q trình tổng hợp, sử dụng văn bản này để làm ra những văn bản khác thì những văn bản có thơng tin tổng hợp thường được đánh giá cao hơn những văn bản có thơng tin
bị tổng hợp. Tuy nhiên, cũng cần xem xét đến những tài liệu có thơng tin bị tổng hợp mang tính tiêu biểu, phản ánh hoạt động chun mơn quan trọng hoặc phản ánh hoạt động của cơ quan trong một khoảng thời gian đặc biệt như: chào mừng những ngày lễ lớn của cơ quan hoặc kết quả hoạt động trong thời gian đó đạt được những thành tích tiêu biểu… Trường trường hợp tài liệu tổng hợp không phản ánh hết những sắc thái, tính chất riêng biệt của các tài liệu bị bao hàm thì cần xem xét từng tài liệu để định thời hạn bảo quản hợp lý.
Trong phạm vi phông lưu trữ quốc gia, sự trùng lặp thơng tin có thể xảy ra giữa tài liệu của các phông trong cùng một ngành, một hệ thống các cơ quan có chức năng, nhiệm vụ tương đồng. Áp dụng tiêu chuẩn này, trong xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia người ta vận dụng kết hợp với tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phơng và dựa vào mức độ khai thác, sử dụng tài liệu của các phông lưu trữ. Trường hợp các phơng trong cùng ngành hoặc đơn vị hình thành phơng có chức năng, nhiệm vụ tương đồng thì người ta sẽ đánh giá cao giá trị tài liệu của phơng có nhu cầu khai thác, sử dụng cao hơn.
Áp dụng tiêu chuẩn này, người làm công tác xác định giá trị tài liệu cần nắm được các loại tài liệu có thơng tin trùng lặp, đồng thời khơng nên áp dụng quá máy móc mà cần vận dụng một cách linh hoạt kết hợp với các tiêu chuẩn khác.