III Cung cấp bản sao tài liệu
2. Các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
GỢI Ý ĐÁP ÁN Chương 1.
Chương 1.
Câu hỏi 1. Khái niệm, đặc điểm của tài liệu lưu trữ.
- Làm rõ khái niệm tài liệu lưu trữ: - Đặc điểm của tài liệu lưu trữ:
+ Tài liệu lưu trữ luôn chứa đựng các thông tin q khứ. + Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao.
+ Tài liệu lưu trữ là những sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia.
Câu hỏi 2. Các loại tài liệu lưu trữ.Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ.
Làm rõ các loại tài liệu lưu trữ:
Tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu văn học nghệ thuật tài liệu nghe nhìn; tài liệu điện tử.
Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ: trong lĩnh vực chính trị; trong lĩnh vực kinh
tế; trong lĩnh vực văn hóa; trong lĩnh vực khoa học; đối với cơng dân
Bài tập thảo luận 1: Phân tích nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ
Thu thập bổ sung, xác định giá trị, phân loại, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Các nội dung nghiệp vụ này có quan hệ chặt chẽ với nhau, có ảnh hưởng lẫn nhau và mỗi khâu nghiệp vụ địi hỏi có phương pháp khoa học và biện pháp kỹ thuật riêng.
Bài tập thảo luận 2: Phân tích các ngun tắc quản lý cơng tác lưu trữ.
Ở nước ta công tác lưu trữ được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Nguyên tắc này được thể hiện ở các nội dung cụ thể sau:
+ Nhà nước ban hành các văn bản quản lý thống nhất tài liệu.
+ Nhà nước đầu tư kinh phí xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị để tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ.
+ Hệ thống tổ chức lưu trữ từ trung ương đến địa phương phải được tổ chức, quản lý và chỉ đạo một cách thống nhất.
+ Các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ như phân loại, thu thập bổ sung, xác định giá trị, thống kê, bảo quản, tổ chức nghiên cứu sử dụng phải được thực hiện thống nhất ở các cơ quan trong phạm vi cả nước.
Chương 2.
Câu hỏi 1. Khái niệm, đặc trưng phân loại tài liệu.
- Trình bày khái niệm phân loại tài liệu: - Các đặc trưng phân loại tài liệu bao gồm:
Đặc trưng thời kỳ lịch sử; đặc trưng ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa địa phương; đặc trưng lãnh thổ hành chính; đặc trưng ngành hoạt động; đặc trưng ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu; đặc trưng cơ cấu tổ chức; đặc trưng mặt hoạt động
Câu hỏi 2. Phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ
- Phông lưu trữ cơ quan; phông lưu trữ cá nhân, phông lưu trữ liên hợp; sưu tập tài liệu lưu trữ
Bài tập thảo luận: Thực hành sưu tầm lưu trữ cá nhân (tiêu biểu) Hồ Chí
Minh; Trần Phú...
Bài tập thảo luận 2: Kể tên các Tổ chức lưu trữ Nhà nước ở Trung ương.
Phân tích chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm cơ quan.
- Cơ quan lưu trữ ở trung ương: Cục lưu trữ nhà nước; phòng lưu trữ cấp bộ.
Chương 3.
Câu hỏi 1. Khái niệm tác dụng của công tác xác định giá trị tài liệu.
- Trình bày khái niệm xác định giá trị tài liệu. - Tác dụng của công tác xác định giá trị tài liệu.
+ Góp phần lựa chọn được những tài liệu có giá trị đích thực để bảo quản tại lưu trữ cơ quan, là nguồn bổ sung có chất lượng vào phông lưu trữ quốc gia,
+ Lược bớt được những tài liệu khơng có giá trị để loại bỏ khỏi lưu trữ cơ quan, không đưa những tài liệu ít giá trị hoặc khơng có giá trị lịch sử vào bảo quản tại phông lưu trữ quốc gia.
-> Góp phần vào việc tối ưu hóa thành phần Phông lưu trữ quốc gia, nâng cao chất lượng của tài liệu trong phông.
Câu hỏi 2. Các nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
- Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu:
Nguyên tắc chính trị; nguyên tắc lịch sử; nguyên tắc toàn diện tổng hợp
- Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu:
Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu Tiêu chuẩn tác giả tài liệu
Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phơng Tiêu chuẩn sự lặp lại của thông tin trong tài liệu
Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành ra tài liệu
Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu
Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu
Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngồi của tài liệu.
Bài tập thảo luận: Cơng tác xác định giá trị tài liệu ở văn thư, lưu trữ
hiện hành và lưu trữ lịch sử khác nhau như thế nào?
Làm rõ sự khác biệt của hai tài liệu này rồi xác định giá trị tài liệu.
Bài tập thực hành: Từ tài liệu hiện có trong hoạt động đoàn năm học
2020-2021 ở trường CĐCĐ Kon Tum hãy xác định giá trị tài liệu đem vào lưu trữ.
- Phân loại tài liệu dựa vào nội dung; phân loại tài liệu dựa vào thời gian; xác định giá trị của tài liệu đưa vào lưu trữ; đưa tài liệu khơng cịn giá trị đưa vào tiêu hủy.
Chương 4.
Câu hỏi 1. Khái niệm, nội dung, nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
- Trình bày khái niệm bổ sung tài liệu Nội dung, nguyên tắc thu thập, bổ sung:
+ Tài liệu được thu thập, bổ sung vào các lưu trữ cơ quan
+ Tài liệu được thu thập bổ sung vào các lưu trữ tại các lưu trữ nhà nước + Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Xác định đúng nguồn và thành phần tài liệu
Câu hỏi 2. Nội dung công việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cơ quan.
Theo điều 9,10,11,12 Tại Chương II của Luật Lưu trữ 2011 quy định
Câu hỏi 3. Nội dung công việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ lịch sử.
Tại Mục 3, Chương II của Luật Lưu trữ quy định: Thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử. Theo điều 19, 20, 21, 22, 23.
Bài tập thảo luận: Thu Thập bổ, sung tài liệu cịn thiếu của hoạt động
đồn khoa Kinh tế - Nông lâm năm học 2020 - 2021 vào lưu trữ đoàn khoa.
hoạt động đoàn để bổ sung tài liệu còn thiếu.
Bài tập thảo luận: Làm rõ các nguyên tắc, thu thập, bổ sung tài liệu lưu
trữ.
Trình bày các nguyên tắc thu thập bổ sung
Chương 5.
Câu hỏi 1. Khái niệm và nguyên tắc của công tác thống kê tài liệu lưu trữ
- Khái niệm
- Nguyên tắc của công tác thống kê tài liệu lưu trữ Nguyên tắc tập trung thống nhất
Nguyên tắc thống nhất với công tác bảo quản
Nguyên tắc bảo mật về số liệu thống kê và các công cụ thống kê.
Câu hỏi 2. Nội dung và phương pháp thống kê trong tài liệu lưu trữ
- Thống kê tài liệu lưu trữ hành chính - Thống kê các loại tài liệu chun mơn - Báo cáo thống kê tổng hợp
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin để thống kê tài liệu lưu trữ.
Bài tập thực hành: Làm quen với các sổ sách thống kê trong tài liệu lưu
trữ chính. Tập viết các biên bản giao nhận tài liệu, tiêu hủy tài liệu, viết các tài liệu liên quan đến sổ sách.
Chương 6. Câu hỏi 1.
Mục đích của bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
- Phục vụ sự nghiệp chính trị; phục vụ phát triển kinh tế; phục vụ nghiên cứu khoa học; phục vụ văn hóa giáo dục; phục vụ nghiên cứu lịch sử.
Ý nghĩa của việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
- Tài liệu có ý nghĩa quan trọng đối với các cơ quan nhà nước, đoàn thể và cá nhân trong việc giải quyết các vấn đề trong cuộc sống, là nguồn tài liệu quan trọng trong mọi ngành mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội, văn hóa, chính trị.
- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ sẽ có tác dụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của cho Nhà nước và nhân dân.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trò xã hội của tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một động lực mạnh mẽ để thúc đẩy các công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho các kho lưu trữ vì thế đã tạo nên nguồn động viên hữu hiệu cho cán bộ cả về vật chất lẫn tinh thần.
Câu hỏi 3. Phân tích các nguyên tắc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ.
- Nguyên tắc chính trị - Nguyên tắc cơ mật
Bài tập thực hành: Tham quan một số đơn vị lưu trữ (Thư viện trường
Cao đẳng Cộng Đồng Kon Tum; Thư viện tỉnh Kon Tum; Văn thư cấp xã; phường…)
Chương 7. Câu hỏi 1.
Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ:
- Khai thác tài liệu ở phịng đọc; thơng báo tài liệu lưu trữ; cấp phát các bản sao tài liệu lưu trữ; tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ; công bố tài liệu lưu
trữ.
Câu hỏi 2. Những đối tượng cần nộp phí và những đối tượng được miễn
nộp phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: - Đối tượng miễn nộp phí.
- Đối tượng nộp phí
Bài tập thảo luận:
Một số giải pháp chính nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ:
- Đổi mới hình thức phục vụ tại phịng đọc; tổ chức marketing trong lưu trữ
tăng cường trưng bày, tang cường triển lãm giới thiệu tài liệu lưu trữ; giới thiệu tài liệu lưu trữ qua các bài viết; xuất bản các ấn phẩm lưu trữ và tổ chức các hội thảo, tọa đàm khoa học; làm phim tư liệu, phóng sự.
Chương 8. Câu hỏi 1.
Các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ:
- Chất liệu làm ra tài liệu lưu trữ; nguyên nhân do môi trường tự nhiên và sinh vật gây hại; sự tác động của cán bộ lưu trữ và người nghiên cứu khai thác tài liệu cũng làm ảnh hưởng lớn đến việc bảo quản tài liệu
Câu hỏi 2. Trình bày tóm tắt các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu
trữ.