1. Khái niệm, nội dung và nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
1.3. Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Trong thực tế hiện nay, do các cơ quan, đơn vị chưa chú trọng đến việc lập hồ sơ công việc, đầu tư kinh phí để chỉnh lý tài liệu lưu trữ nên vẫn cịn tình trạng tài liệu để lộn xộn, rời lẻ, bị mất mát, thất lạc, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng như thu thập vào lưu trữ lịch sử. Hơn nữa, khi chỉnh lý tài liệu rời lẻ, các cơ quan, tổ chức thực hiện theo tiêu chí "có tài liệu gì làm tài liệu đó" mà chưa chú ý đến việc tìm kiếm, bổ sung các văn bản cịn thiếu, dẫn đến có nhiều hồ sơ sau khi chỉnh lý vẫn thiếu văn bản, thành phần liên quan, làm tài liệu trong từng phông lưu trữ bị phân tán. Khi thu thập tài liệu, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử cũng thực hiện "có tài liệu gì thu tài liệu đó", chưa chú trọng đến việc bổ sung tài liệu nên tài liệu trong từng hồ sơ, từng phơng lưu trữ chưa hồn chỉnh.
Để việc thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả, chúng ta cần:
Xác định đúng nguồn và thành phần tài liệu: Thu thập và bổ sung tài liệu
đều nhằm mục đích hồn chỉnh phông lưu trữ. Để thu thập, bổ sung tài liệu chính xác, cần phải xác định đúng nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Cụ thể:
- Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan gồm: Nguồn thu thập, bổ sung là từ các phòng, ban, cá nhân trong từng cơ quan. Thành phần tài liệu cần thu thập bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc; hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc đã trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì; các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
- Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ lịch sử gồm: Nguồn thu thập, bổ sung là từ lưu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức
thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử do Chủ tịch UBND cấp tỉnh quyết định. Thành phần tài liệu cần thu thập là các hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn.
Để xác định đúng nguồn và thành phần tài liệu, yêu cầu đặt ra là các cơ quan, tổ chức phải xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm, Danh mục thành phần tài liệu và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu để làm cơ sở quản lý tài liệu hình thành trong hoạt động của từng cơ quan và làm cơ sở để thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Trên cơ sở tài liệu đã thu thập thực tế của từng phông lưu trữ, người làm lưu trữ dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải thu thập để xem xét mức độ hoàn thiện của các hồ sơ và của phơng lưu trữ. Từ đó, xác định những tài liệu còn thiếu, xác định nguồn bổ sung, đề xuất các biện pháp, cách thức thực hiện để tiến hành tìm kiếm, bổ sung hồn chỉnh phơng lưu trữ.
Thực hiện đúng các nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ:
- Nguyên tắc 1: Thu thập bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử, tài liệu sản sinh ra trong thời đại lịch sử nào thì phải để riêng cho thời đại lịch sử đó.
- Nguyên tắc 2: Thu thập, bổ sung tài liệu theo theo phông lưu trữ. Phơng lưu trữ là khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, một tập thể, một cá nhân có giá trị lịch sử được thu thập và bảo quản trong một kho lưu trữ.
Những cơ quan có các điều kiện sau đây sẽ thành lập phơng lưu trữ: có văn bản pháp quy của cơ quan cấp trên có thẩm quyền thành lập cơ quan trong đó quy định rõ chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của cơ quan; có ngân sách độc lập (tài khoản ở kho bạc); có con dấu và văn thư độc lập.
- Nguyên tắc 3: Thu thập bổ sung tài liệu theo khối phông lưu trữ.
Khối phơng là tồn bộ tài liệu các phơng lưu trữ hình thành trong q trình hoạt động của các đơn vị có liên quan về chức năng, nhiệm vụ, quan hệ thuộc hoặc cùng một cơ quan chủ quản , hoạt động trong cùng thời gian, cùng
một lãnh thổ hoặc trong cùng một lĩnh vực hoạt động và được bảo quản trong một kho dự trữ.
Căn cứ vào những đặc điểm giống và khác nhau về nội dung, tính chất hoạt động, thời gian tồn tại, mối quan hệ lẫn nhau… mà các phông tài liệu lưu trữ được liên kết thành các khối phông.
Ví dụ: khối phơng của các cơ quan cùng một ngành hay cùng một cơ quan chủ
quản
2.Việc thu thập, bổ sung tài liệu