3. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
3.5. Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành ra tài liệu
Thời gian và địa điểm của tài liệu là hai yếu tố quan trọng được sử dụng làm căn cứ xác minh độ chân thực của tài liệu.
- Về thời gian tài liệu:
Thời gian được ghi chép trên tài liệu là một căn cứ để xem xét giá trị của tài liệu. Thời gian của tài liệu bao gồm thời gian sản sinh ra tài liệu và thời gian của sự vật, hiện tượng được đề cập đến trong nội dung tài liệu. Trong nhiều trường hợp, thời gian sản sinh ra tài liệu trùng với thời gian được nhắc tới trong nội dung tài liệu như: các văn bản quản lý nhà nước, văn bản ban hành để giải quyết các công việc cụ thể, cấp bách hoặc những công việc không cần hạn định thời gian… Cũng có những tài liệu hai khoảng thời gian này tương đối cách xa
nhau như: các tập hồi ký, các bản tường trình về một sự vật, hiện tượng đã xảy ra, biên bản ghi ghi chép về hiện trường, nơi xảy ra vụ việc…
Trong xác định giá trị tài liệu người ta cho rằng những tài liệu càng có thời gian gần với cơng việc, sự kiện xảy ra trong thực tế thì càng mang tính xác thực hơn và được đánh giá cao hơn.
Vận dụng tiêu chuẩn này trong xác định giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, chúng ta cần chú ý đến những tài liệu được sản sinh ra trong những thời kỳ đặc biệt, những giai đoạn lịch sử của Đảng và của dân tộc, của cơ quan trung ương và địa phương là đơn vị hình thành phơng. Đó là các mốc thời gian: những năm 30 vận động thành lập Đảng và Phong trào Xô viết Nghệ tĩnh; Cách mạng tháng Tám năm 1945; các giai đoạn điển hình trong kháng chiến chống Pháp (1945-1954) và kháng chiến chống Mỹ (1954 - 1975); thời kỳ đổi mới 1986… Trong phạm vi phông lưu trữ cơ quan, cá nhân, cần đánh giá cao những tài liệu phản ánh các mốc phát triển của cơ quan, đơn vị hình thành phông; những thời kỳ biến đổi về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức hoặc những nhiệm vụ được giao đột xuất có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan (nếu có).
Có thể kết luận rằng, theo tiêu chuẩn này những tài liệu càng có thời gian sản sinh gần với thời gian của sự vật, hiện tượng được nhắc tới trong tài liệu càng có giá trị chân thực và càng được xem xét đánh giá cao.
VD: Cũng là bản kế hoạch tuyển quân hàng năm của các trường đại học và trung học chuyên nghiệp, nhưng trong những năm tổng động viên hay tổng động viên cục bộ (1965, 1970) sẽ có giá trị cao hơn các năm khác. Những tài liệu đó có giá trị lịch sử trong việc nghiên cứu nghệ thuật chỉ đạo trong chiến tranh của Đảng ta.
Liên quan đến thời gian của tài liệu là việc quy định mốc cấm việc tiêu hủy tài liệu ở nước ta như quy định những hồ sơ, tài liệu lưu trữ sản sinh ra từ năm 1954 trở về trước đều khơng được tiêu hủy. Bởi vì những tài liệu phản ánh lịch sử của dân tộc từ năm 1954 về trước hiện giữ lại rất ít.
- Về địa điểm sản sinh tài liệu:
Địa điểm tài liệu cũng là yếu tố quan trọng liên quan đến xác định giá trị tài liệu. Địa điểm tài liệu cũng có thể là địa danh lập ra tài liệu hoặc địa danh được nhắc tới trong nội dung tài liệu. Trong trường hợp địa danh là nơi lập ra tài liệu trùng với địa danh được nhắc tới trong nội dung tài liệu thì tài liệu đó sẽ được đánh giá cao hơn đối với những tài liệu khác.
Khi xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam cần chú ý đến những tài liệu được sản sinh tại những địa danh có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, chính trị, xã hội của đất nước. Đối với những tài liệu có giá trị lịch sử cần đánh giá cao đối với các tài liệu sản sinh tại các địa danh trực tiếp xảy ra các cuộc kháng chiến của dân tộc, mặc dù những tài liệu này cịn có một số thiếu sót về vấn đề thể thức. Đối với tài liệu thời kỳ hiện đại cần đánh giá cao những tài liệu có địa điểm sản sinh hoặc phản ánh những sự kiện xảy ra tại thủ đơ và những trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa lớn của đất nước như tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Đối với lưu trữ tỉnh, cần đánh giá cao những tài liệu sản sinh hoặc phản ánh những sự kiện xảy ra tại trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa của tỉnh và những khu phát triển kinh tế, văn hóa trọng điểm của tỉnh.
Như vậy, vận dụng tiêu chuẩn này đòi hỏi cán bộ làm công tác xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ quốc gia cần nắm vững những kiến thức cơ bản về lịch sử dân tộc và biết quan tâm đến lợi ích lâu dài của đất nước để khơng làm mất mát những tài liệu có giá trị.