III Cung cấp bản sao tài liệu
2. Các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
2.2. Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ
Trang thiết bị và phương án xử lý kỹ thuật giúp hạn chế các nguyên nhân gây hại tài liệu lưu trữ: Tài liệu lão hóa và tự hủy theo thời gian; ảnh hưởng của nhiệt độ khơng khí, độ ẩm, ánh sáng, bụi, côn trùng và các loại gặm nhấm,...; ảnh hưởng do điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu,…
Trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ gồm có: Giá kệ, tủ, bìa, hộp, cặp; trang thiết bị vận chuyển tài liệu; thiết bị báo động, báo cháy, phòng chống cháy, phòng chống ẩm; hệ thống điều hòa
khơng khí, hệ thống camera quan sát,…thơng thường một kho lưu trữ có các thiết bị chính sau đây:
2.2.1. Giá
Giá để tài liệu phải bảo đảm các yêu cầu bền vững, tiết kiệm được diện tích bảo quản và vật liệu. Nên dùng giá kim loại để tránh được sự tác động của côn trùng ẩm mốc. Giá thiết kế hai mặt (giá đôi), tháo lắp được để tuỳ theo diện tích mà có thể lắp ráp 2, 3, 4 khung, khi thiết kế nên thiết kế chân cao. Ở Trung tâm lưu trữ quốc gia và một số kho lưu trữ ở Trung tâm và địa phương hiện đang dùng giá theo tiêu chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành. Giá cao 2m, dài 1m, rộng 0,4m; sơn tĩnh điện. Giá có 5 khoang bằng kim loại, có thể chứa được 5m tài liệu. Các kho lưu trữ chuyên dụng hiện nay sử dụng phổ biến các giá di động.
2.2.2. Tủ
Trong cơng tác bảo quản ở các kho lưu trữ có nhiều loại tủ: tủ đựng hồ sơ, tủ đựng bản can, bản đồ, tủ đựng ảnh, tủ đựng tài liệu theo kích cỡ thích hợp. Tủ đựng hồ sơ chỉ thích hợp với việc bảo quản tài liệu ở các phòng đang làm việc hiện hành, tủ cũng có thể bằng kim loại hay gỗ. Đối với tài liệu quan trọng đặc biệt thì có thể dùng tủ sắt hay các thiết bị bảo quản đặc biệt khác.
Các yêu cầu về vật liệu làm tủ cũng giống như vật liệu làm giá.
2.2.3. Hộp, bìa, cặp đựng tài liệu
Ngồi những phương tiện bảo quản trên, để thuận tiện cho việc phân loại, thống kê, kiểm tra và tổ chức sử dụng tài liệu, các hồ sơ được để trong cặp hoặc hộp đựng tài liệu. Phương tiện này cũng giúp cho việc tránh được bụi, tác động của ánh sáng chiếu vào.
Hộp đựng tài liệu có hai loại Hộp gấp (39cm x 26cm x 13,5cm) và Hộp lồng (37cm x 27cm x 11,5cm) theo tiêu chuẩn TCN 02: 2002.
Hộp có thể chứa được 0,1mét giá tài liệu. Trong mấy năm gần đây, các Trung tâm lưu trữ quốc gia còn sử dụng các loại hộp giấy theo mẫu của các nước Đông Nam Á và hộp phi axít theo mẫu của các nước châu Âu và Mỹ.
2.2.4. Các trang thiết bị khác để bảo quản tài liệu lưu trữ
Để làm tốt công tác bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ, tuỳ điều kiện kho tàng và khả năng kinh phí, đầu tư một số thiết bị thích hợp, như các phương tiện vận chuyển: thang máy, xe đẩy, trang thiết bị bảo vệ cửa chính, cửa sổ, hệ thống báo động; hệ thống báo cháy và các trang thiết bị thơng gió, chống ẩm như: quạt, máy điều hồ nhiệt độ, các dụng cụ để đo độ ẩm…