1. Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1.3. Cấp phát bản chứng nhận lưu trữ, các bản sao lục và trích lục tài liệu lưu trữ
Mục lục tài liệu chuyên đề được nhân bản và gửi đến các cơ quan liên quan.
1.3. Cấp phát bản chứng nhận lưu trữ, các bản sao lục và trích lục tài liệu lưu trữ lưu trữ
Bản chứng nhận lưu trữ còn gọi là chứng thực lưu trữ là một văn bản do lưu trữ biên soạn và chứng thực để xác minh trong lưu trữ Nhà nước hoặc lưu trữ cơ quan bảo quản những tài liệu lưu trữ liên quan đến một vấn đề, một sự việc nhất định.
Theo tính chất và nội dung, các bản chứng thực lưu trữ chia thành hai nhóm: Chứng nhận tiểu sử và chứng nhận chuyên đề.
Bản chứng nhận tiểu sử thường được cấp cho các cá nhân có yêu cầu xác nhận thời gian công tác trong cơ quan, xác nhận trình độ văn hố, bằng cấp, thành tích cơng tác, bậc lương, quyền thừa kế tài sản…
Bản chứng thực theo chuyên đề chứa đựng những thông tin về một vấn đề hoặc một sự việc nhất định mà cơ quan hoặc cá nhân yêu cầu kho lưu trữ xác nhận.
Các bản chứng thực do cơ quan lưu trữ cấp là những văn bản chính thức có giá trị pháp lý.
kho lưu trữ để tránh tình trạng giả mạo.
Trong trường hợp nhận được đơn yêu cầu cấp chứng nhận lưu trữ, nhưng tra tìm khơng phát hiện được tài liệu ở trong kho lưu trữ thì phải viết cơng văn trả lời cho đương sự rõ lý do. Trường hợp cán bộ lưu trữ biết chính xác tên kho lưu trữ hiện đang bảo quản các tài liệu liên quan đến đơn u cầu thì có thể chuyển đơn yêu cầu đó đến lưu trữ hữu quan giải quyết và thơng báo cho đương sự rõ việc này.
Ngồi loại chứng nhận lưu trữ nêu trên, các lưu trữ còn cung cấp cho các cơ quan và cá nhân các bản sao lục , trích lục tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của họ.
Bản sao tài liệu là bản sao nguyên văn toàn bộ một tài liệu lưu trữ có kèm theo chứng nhận của cơ quan lưu trữ.
Bản trích lục tài liệu là bản sao nguyên văn một phần văn bản của một tài liệu lưu trữ có kèm theo chứng nhận của cơ quan lưu trữ.
Khi viết bản trích lục tài liệu lưu trữ cần đặc biệt chú ý đến ý nghĩa chính xác của đoạn trích. Khơng được cắt xén hoặc hiểu sai ý của tác giả văn bản.
Những đoạn trích lục phải để trong ngoặc kép, kèm theo chú dẫn xuất xứ của nó (số phơng, số mục lục, số hồ sơ, tờ số).
Cuối bản sao lục, bản trích lục đều ghi thời gian, địa điểm có chữ ký và dấu cơ quan lưu trữ chứng nhận.