III Cung cấp bản sao tài liệu
2. Các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
2.3. Phòng, chống sinh vật phá hoại tài liệu
2.3.1. Phịng chống các loại cơn trùng phá hoại tài liệu
- Các loại côn trùng phá hoại tài liệu thường gặp như nhậy cánh bạc “bọ ba đi”, gián, mối, mọt. Ở bìa, hộp, cặp thường gặp các loại sâu non và nhộng trưởng thành của các loại cánh cứng, cánh phấn. Gáy sách thường bị gián, bọ ba đuôi cắn. Trong các loại cơn trùng phá hoại tài liệu thì mối là kẻ thù nguy hiểm nhất, gây hại nhanh và nghiêm trọng nhất đối với tài liệu lưu trữ và trang thiết bị trong kho lưu trữ.
- Biện pháp phịng chống cơn trùng
Cũng như biện pháp phòng chống nấm mốc, để phịng chống cơn trùng cần
phải luôn luôn kiểm tra, phát hiện, vệ sinh và khử trùng kho tàng và tài liệu. Khi cần thiết sử dụng hóa chất để đề phịng và tiêu diệt cơn trùng.
Nước ta ở vùng nhiệt đới ẩm, mối phát triển mạnh nên đối với tài liệu lưu trữ cần đặc biệt quan tâm việc phịng và chống mối. Mối có nhiều loại, chủ yếu là mối đất. Mối đất thường phá hoại nhà cửa, kho tàng, trang thiết bị và tài liệu lưu trữ. Ngồi ra cịn có lồi mối khơ, lồi mối này khó phát hiện vì chúng khơng xâm nhập từ đất lên, không làm đường mối mà thường bay trong khơng khí để xâm nhập vào kho lưu trữ và các kho tàng khác. Mối khô thường
làm tổ trên cao, số lượng ít và sức phá hoại khơng lớn.
Phịng mối chủ yếu là phát hiện, ngăn chặn, phá bỏ đường xâm nhập của mối. Việc phòng chống mối phải thực hiện từ khi xây dựng nhà kho. Địa điểm xây dụng kho phải ở nơi cao ráo, xử lý nền kho, ngâm tẩm vật liệu trước khi đưa vào xây dựng kho. Các phương tiện bảo quản tài liệu phải được kê cao; Bố trí giá tủ trong kho lưu trữ cách mặt đất 20 cm, cách tường 50 cm, cách trần nhà 80 cm để mối khơng có điều kiện xâm nhập vào tài liệu. Tài liệu phải đặt lên giá kệ.
Thường xuyên quyét dọn kho tàng sạch sẽ tạo ra môi trường động để hạn chế sự xâm nhập của mối. Kiểm tra kho tàng thường xuyên, phát hiện kịp thời sự xâm nhập của mối để tìm biện pháp xử lý nhằm hạn chế tác hại của mối đối với tài liệu.
Khi phát hiện có mơi trong kho lưu trữ phải tìm tổ để phá hoặc dùng các loại hóa chất để diệt mối.
2.3.2. Phòng chống chuột
Chuột là loại gặm nhấm khá nguy hiểm, sản sinh nhanh nên sức phá hoại nhanh và lớn; chuột cắn tài liệu, làm tổ, phóng uế gây hư hỏng và làm bẩn tài liệu.
Chuột có ba nhóm chủ yếu: chuột nhà, chuột đồng và chuột rừng. Để đề phịng chuột xâm nhập vào kho lưu trữ phải có các biện pháp che chắn chu đáo; khơi thông cống rãnh, làm lưới sắt bịt kín các lỗ thơng hơi, các đường ống thông vào nhà kho. Diệt chuột bằng bả hoặc bằng các hóa chất. Các loại hóa chất thường dùng để diệt chuột là kẽm phốt phua (PZn) hay kẽm sun phát (ZnS). Ngồi ra có thể dùng bẫy hoặc ni mèo bắt chuột.
2.3.3. Phịng chống nấm mốc
Một là, kiểm soát nguồn dinh dưỡng của nấm mốc tức là trong quá trình thực hiện nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ không được phép đưa một số chất mà nấm mốc phát triển được như: dầu, mỡ, glycerine . . . Ngồi ra trong bụi có các chất hữu cơ, vô cơ nên nấm mốc dễ phát triển và đó cũng là nguồn dinh
dưỡng cho cơn trùng phát triển. Vì vậy tồn bộ tài liệu phải được đưa vào hộp hoặc bao gói cẩn thận và thường xuyên vệ sinh hộp, giá, tủ, sàn kho; tẩy trùng cho tài liệu trước khi nhập kho.