3. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
3.7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu
Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện trên hai mặt thể thức văn bản và nội dung văn bản. Về thể thức văn bản, một văn bản có hiệu lực pháp lý khi nó đảm bảo đủ các yếu tố về thể thức do cơ quan nhà nước quy định cần phải có trong một văn bản như: quốc hiệu, tác giả văn bản, địa danh và thời gian ban hành văn bản, tên loại và nội dung văn bản, nơi nhận, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan ban hành văn bản.
Về nguyên tắc, khi xác định giá trị và lựa chọn tài liệu để đưa vào bảo quản trong lưu trữ cần lựa chọn những tài liệu có hiệu lực pháp lý, tức tài liệu phải có đủ các yếu tố thuộc thể thức văn bản. Tuy nhiên, trong thực tế khi áp dụng tiêu chuẩn này cần được xem xét vận dụng trong từng hoàn cảnh lịch sử cụ thể. Bởi lẽ có những tài liệu thơng tin có giá trị cao, song do điều kiện khách quan nên không đảm bảo các yếu tố về thể thức văn bản. Ví dụ: Những tài liệu sản sinh trong thời kỳ kháng chiến, trong thời kỳ hoạt động bí mật của Đảng. Vì
vậy, trong quá trình xác định giá trị tài liệu, áp dụng tiêu chuẩn này chúng ta cần xem xét và nâng thời hạn bảo quản của những tài liệu có đặc điểm như trên.
Về nội dung tài liệu: văn bản có giá trị pháp lý là văn bản khi ban hành phải đảm bảo tính hợp pháp và tính hợp lý của văn bản. Tính hợp pháp thể hiện ở chỗ, ngoài việc đảm bảo đủ, đúng các yêu cầu về thể thức thì nội dung phải đúng pháp luật, không trái với những văn bản do các cơ quan cấp trên ban hành.
Tuy nhiên, vận dụng tiêu chuẩn này, yếu tố quan trọng chúng ta cần xem xét là thời gian hiệu lực pháp lý của một tài liệu. Thời gian hiệu lực pháp lý của một tài liệu được tính bằng khoảng thời gian tài liệu có giá trị thực thi. Có những tài liệu thời gian hiệu lực pháp lý được quy định ngay trong nội dung văn bản như: hợp đồng, hiệp ước, bản ghi nhớ… Có những văn bản thời gian hiệu lực pháp không thể hiện trong nội dung văn bản mà thể hiện ở thời gian thực tế thực hiện văn bản và nó chỉ hết hiệu lực khi có một văn bản khác được ban hành thay thế nó.
Vận dụng tiêu chuẩn này khi định thời hạn bảo quản tài liệu cần chú ý đến thời gian có hiệu lực của tài liệu. Thời hạn bảo quản tài liệu phải lớn hơn hoặc bằng thời gian có hiệu lực pháp lý của tài liệu. Sau khoảng thời gian có hiệu hiệu lực pháp lý, tài liệu có được giữ lại nữa hay khơng phụ thuộc vào ý nghĩa lịch sử của tài liệu và được xác định giá trị bằng việc vận dụng những tiêu chuẩn khác.
Ví dụ: Một hợp đồng thuê đất được ký kết giữa hai cơ quan có thời gian thực hiện trong 20 năm thì thời hạn bảo quản của nó cũng ít nhất là 21 năm ở văn thư cơ quan, sau đó Hợp đồng này được chuyển vào lưu trữ cơ quan và việc định thời hạn bảo quản trong thời gian tiếp theo phụ thuộc vào giá trị lịch sử của nó.
Đối với người thư ký văn phịng việc nắm hiểu được những điều kiện quy định về hiệu lực pháp lý của các văn bản là điều rất cần thiết. Một văn bản, tài liệu có giá trị làm cơ sở để lãnh đạo ra được những quyết sách đúng đắn phải là những thông tin từ những tài liệu đáng tin cậy, có giá trị pháp lý cao. Chỉ có
những văn bản đảm bảo về giá trị pháp lý mới có thể là những chứng cứ quan trọng để làm minh chứng cho việc xác minh, sáng tỏ những sự việc cần thiết. Trong việc sắp xếp khoa học tài liệu của lãnh đạo cần giữ gìn những tài liệu đảm bảo về giá trị pháp lý.