3. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
3.6. Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ
Phơng lưu trữ là khối tài liệu hồn chỉnh hoặc tương đối hồn chỉnh phản ánh q trình hoạt động của một quốc gia, một cơ quan hoặc một cá nhân. Như vậy, đã là một phơng lưu trữ thì khối tài liệu đó phải phản ánh đầy đủ hoặc tương đối đầy đủ quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị hình thành phơng.
Theo tiêu chuẩn này, trong quá trình xác định giá trị tài liệu nếu gặp những phông mà tài liệu của chúng vì nhiều lý do bị mất mát, thất lạc nhiều, khối tài liệu có giá trị cịn ít thì chúng ta cũng cần giữ thêm những tài liệu ít giá trị để bảo quản trong phơng. Những tài liệu đó sẽ góp phần bổ sung và giúp cho việc nghiên cứu thêm về những hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phơng. Đối với nước ta thì việc vận dụng tiêu chuẩn này rất có ý nghĩa bởi lẽ, trong thực tế do chiến tranh, thiên tai, điều kiện khí hậu và ý thức gìn giữ tài liệu của cán bộ, nhân dân ở một số nơi chưa tốt nên các phơng tài liệu cũ cịn giữ được rất ít tài liệu có giá trị. Trong điều kiện cho phép, có thể sưu tầm những tài liệu có liên quan để bổ sung hồn chỉnh phơng lưu trữ bằng việc sao in tài liệu tại các phông của đơn vị chủ quản cấp trên hoặc phông lưu trữ của cấp dưới.
Theo tiêu chuẩn này, trong trường hợp tài liệu cịn lại của phơng có rất ít những tài liệu có ý nghĩa chủ yếu thì khi xác định giá trị tài liệu chúng ta cũng cần giữ lại những tài liệu có ý nghĩa thứ yếu cho đến khi tìm được những tài liệu có ý nghĩa chủ yếu bổ sung vào phơng lưu trữ.