5. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu
5.2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Hội đồng xác định giá trị tài liệu là một tổ chức tư vấn ở các cơ quan khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, do thủ trưởng cơ quan ký quyết định thành lập mỗi khi tổ chức xác định giá trị tài liệu.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tư vấn cho thủ trưởng cơ quan xem xét và quyết định các danh mục hồ sơ, tài liệu cần giữ lại bảo quản và danh mục những tài liệu hết giá trị. Hội đồng xác định giá trị tài liệu sẽ giúp cho việc xác định giá trị tài liệu của cơ quan được thực hiện một cách thống nhất, chính xác và đúng với quy định của nhà nước.
Thành viên của Hội đồng xác định giá trị tài liệu phải là những người có hiểu biết về giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử của tài liệu, hiểu rõ những tài liệu cần giữ lại để phục vụ hiện hành và nghiên cứu lịch sử trong tương lai. Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:
- Chủ tịch hội đồng: Chánh văn phòng cơ quan, tổ chức ở trung ương; Chánh văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện và cấp phó của người đứng đầu đối với cơ quan, tổ chức khác.
- Các uỷ viên Hội đồng gồm:
+ Đại diện của lưu trữ cơ quan (trình độ chuyên viên trở lên). Hội đồng xác định giá trị tài liệu làm việc theo phương thức sau:
- Từng thành viên Hội đồng xem xét danh mục các tài liệu được giữ lại bảo quản và danh mục tài liệu đề nghị loại huỷ. Đối với danh mục tài liệu hết giá trị để loại huỷ cần xem xét lại thực tế tài liệu;
- Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số;
- Thơng qua biên bản, trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định. Để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, Hội đồng xác định giá trị tài liệu cần dựa vào các công cụ xác định giá trị tài liệu như: bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục hồ sơ…
Hoạt động của Hội đồng xác định giá trị tài liệu đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của thủ trưởng cơ quan.
Sau khi hoàn tất nhiệm vụ được giao, Hội đồng xác định giá trị tài liệu tự giải thể.