III Cung cấp bản sao tài liệu
1.2. Nguyên nhân do môi trường tự nhiên và sinh vật gây hạ
Các nhân tố tự nhiên là những nhân tố gây hại rất lớn đối với tài liệu lưu trữ. Nước ta có vị trí địa lý thuộc vùng nhiệt đới, nằm trên bờ biển Thái Bình Dương, có hơn 3.000 km bờ biển nên nhiệt độ cao, độ ẩm cao, nắng nhiều và gay gắt, mưa nhiều, lượng mưa lớn. Ngồi ra ở nước ta cịn có gió Tây - Nam là loại gió lục địa vừa khơ, vừa nóng, lắm bụi, nên việc bảo quản tài liệu ở nước ta rất phức tạp.
1.2.1. Nguyên nhân do môi trường - Nhiệt độ và độ ẩm
Việt Nam nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, nắng nóng, mưa nhiều nên nhiệt độ trung bình hàng năm khoảng 25°c và độ ẩm tương đối trên 80%; tuy nhiên trong 10 năm gần đây (2002 – 2011) nhiệt độ trung bình hằng năm đã tăng 25,4°c, độ ẩm tương đối 80,9% (theo kết quả của Trung tâm Dự báo Khí tượng Thuỷ văn Trung ương). Như vậy là trái đất ngày càng nóng lên và trở thành điều kiện bất lợi cho cơng tác bảo quản an tồn tài liệu.
Chúng ta biết mặc dù giấy và mực có độ bền tương đối, song những chất liệu khác (bột giấy nghiền, mực làm từ acid) sẽ hư hỏng nhanh chóng dưới mơi trường khơng đảm bảo. Dù chúng ta khơng thể triệt tiêu mọi q trình lão hố của tài liệu, song chúng ta có thể làm chậm lại đáng kể q trình hư hỏng của tài liệu, thơng qua việc tạo ra mơi trường ơn hồ. Việc kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm tương đối là một nhiệm vụ khó khăn. Theo dõi nhiệt độ và độ ẩm tương đối có ý nghĩa then chốt để kiểm sốt mơi trường hiệu quả, từ đó có kế hoạch tổng thể về trang thiết bị và bảo vệ chống ỉại những biến đổi khí hậu có thể xảy ra. Việc kiểm sốt mơi trường rất quan trọng vì nhiệt độ, độ ẩm tương đối khơng thích hợp có thể hạn chế nghiêm trọng đến tuổi thọ của tài liệu hoặc kích thích sự phát triển của nấm mốc, côn trùng. Chúng ta biết rằng nhiệt độ và độ ẩm tương đối có mối quan hệ tương tác, thay đổi trong yếu tố này, có thể đưa tới thay đổi yếu tố kia. Ví dụ: ở nhiệt độ 0°c mỗi m3 khơng khí có thể chứa 6g hơi nước và ở 20°c sức chứa tăng lên 17g/m3 khơng khí. Qua đó ta thấy rằng khơng khí ấm giữ
nhiều độ ẩm hơn khơng khí mát. Ngồi ra q trình hư hỏng của tài liệu có thể xảy ra do phản ứng hoá học, mà chủ yếu là ảnh hưởng của mơi trường vì nhiệt độ, độ ẩm làm gia tăng phản ứng hoá học, gây ra sự phá huỷ của acid, phản ứng hố học có thể tăng gấp đơi nếu nhiệt độ tăng thêm 10°c. Ảnh hưởng giao động về nhiệt độ và độ ẩm tương đối là mối quan ngại đến tình trạng vật lý của tài liệụ. Vì vậy chúng ta phải ln cần duy trì một chế độ nhiệt độ, độ ẩm tương đối ổn định
- Ảnh hưởng của bụi và khí hố chất
Mơi trường bên ngồi sản sinh ra bụi và khí hố chất như khí thải của nhà máy, nhiên liệu cháy, từ các toà nhà đang xây dựng… Bụi cũng chứa chất hấp thu khác như dioxit sunfiir (SO2) trong khí quyển hoặc tài liệu thu về chưa được vệ sinh sạch sẽ. Bụi cũng được tạo ra từ tài liệu mục mủn hoặc những hạt nhỏ từ bêtơng, xi măng của tồ nhà mới xây, những hạt bụi này có nhiều kiềm, dễ gây ra hư hỏng cho tài liệu. Nếu trong kho tàng thiếu khơng khí thi acid acetic hay foormaldehyl cũng được tạo ra. Ngoài ra, trong cơng tác bảo quản chúng ta có thể đã dùng một số loại hoá chất như Gastoxin, photoxin… để khử trùng hoặc foormaldehyl, thymol để xử lý nấm mốc hoặc hố chất để khử acid thì bao giờ cũng cịn một dư lượng hố chất nhất định, nếu dư lượng này quá tiêu chuẩn cho phép thì sẽ xảy ra tác dụng ngược lại đối với tài liệu và người sử dụng.
Bụi và sự tác hại của chúng đối vớ i tài liệu: Những bụi từ bêtông, sàn kho thường gọi là hạt bụi, những hạt bụi này gây ra hư hại vật lý, đặc biệt có thể dẫn đến sự ăn mòn và làm xước tài liệu nếu như chúng ta lau chùi khơng đúng cách. Bụi sinh học có chứa các bào tử nấm mốc, các bào tử này sẽ phát triển nếu độ ẩm tương đối trong kho > 70%. Ngồi ra bụi cịn thu hút và chứa các sinh vật gây hại, cho phép côn trùng ẩn nấp và làm tổ trong mơi trường an tồn. Bụi là nguồn dinh dưỡng quan trọng cho các sinh vật khác. Vậy bụi cũng là nguyên nhân cho côn trùng và nấm mốc phát triển.
Khí hố chất có thể là khí thải từ các dư lượng hố chất cịn lại trong cơng tác bảo quản, ô nhiễm từ mơi trường bên ngồi hoặc sản sinh ra từ tài liệu. Khí
hố chất gồm có: Dioxitsunflir (S02), OxitNitơ (NO); Dioxitcacbon (C02); khí ơzơn (03) . . . là những chất gây ra hư hại cho tài liệu. Một số khí acid có thể tạo thành acid nếu độ ẩm trong kho quá cao. Khí ơzơn là ơxy hố phản ứng mạnh và có thể gây ra tai họa đặc biệt với giấy tráng nhũ gelatin. Những nhân tố làm tăng ảnh hưởng của khí acid là nhiệt độ, độ ẩm cao trong mơi trường kho, tất cả những điều này làm tăng tác động của khí acid lên tài liệu
- Ánh sáng
Ánh sáng cũng góp phần làm hư hỏng tài liệu, tư liệu lưu trữ. Ánh sáng có thể làm suy yếu và làm giịn sợi giấy và có thể làm giấy ngả màu vàng hoặc sẫm lại. Ánh sáng cũng gây ra lớp trung gian làm bạc màu hoặc đổi màu giấy. Bất cứ sự tiếp xúc nào với ánh sáng cho dù chỉ trong thời gian ngắn đều gây hại cho tài liệu. Ánh sáng bình thường được đo bằng độ lux, mặc dù tất cả các bước sóng đều có hại, nhưng tia cực tím (UV) là có hại nhất đối với tài liệu lưu trữ, vì cường độ năng lượng của nó. Tia cực tím và sóng ngắn mang đến rất nhiều thay đổi về tính chất lý, hố. Khi giấy bị ánh sáng có tia cực tím chiếu thì sẽ phá vỡ liên kết gluxit và làm yếu các liên kết khác là hiện quang hố học. (8)
1.2.2. Cơn trùng, nấm mốc - Cơn trùng
Cơn trùng là sinh vật gây hại cho tài liệu và tư liệu với tốc độ rất nhanh (đặc biệt là mối). Côn trùng không những cắn, phá tài liệu, tư liệu mà còn đào thải các chất cặn bã lên bề mặt tài liệu và đó cũng là nguyên nhân để nấm mốc phát triển. Các lồi cơn trùng thường gặp trong kho tài liệu là ba đuôi, gián, bọ cánh cứng… Cơn trùng có trong kho từ 3 nguồn khác nhau: Tài liệu nhập vào kho đã có cơn trùng, cơn trùng có sẵn trong kho và từ bên ngồi xâm nhập vào. Thức ăn chủ yếu của cơn trùng là chất liệu có chứa xenlulo như: giấy, vải. . . Cơn trùng đẻ ra trứng, sau đó phát triển thành ấu trùng và thành con trưởng thành. Q trình này hồn tồn phụ thuộc vào nhiệt độ, độ ẩm. Nếu nhiệt độ, độ ẩm cao côn trùng sẽ phát triển một cách nhanh chóng.
Nấm mốc là những thể nấm rất nhỏ bé, tự sinh sống bằng cách tự hấp thụ thức ăn ở khắp nơi trên bề mặt của hiện vật. Sự phát triển của nấm mốc phụ thuộc vào 2 nhân tố: dinh dưỡng và mơi trường sống. Các chất liệu có nguồn gốc hữu cơ như giấy, vải, hồ dán đều trở thành môi trường dinh dưỡng của nấm mốc. Nhiệt độ, độ ẩm, ơxy có vai trị quyết định đến sự xâm nhập và phát triển của nấm mốc. Độ ẩm tương đối trên bề mặt chất liệu lớn hơn độ ẩm tương đối trong phòng kho là nhân tố tác động đến sự phát triển của nấm mốc mà độ ẩm tương đối lại phụ thuộc vào sự thơng thống và nhiệt độ. Khi độ ẩm tương đối >70% thì các bào tử nấm mốc phát triển. Nhiệt độ trung bình phát triển của nấm mốc là trên 22°c, tuy nhiên cũng có ỉồi nấm mốc phát triển ở nhiệt độ, độ ẩm cao hơn hoặc thấp hơn . Ôxy cũng rất cần cho sự phát triển của nấm mốc. Trong mơi trường khơng có ơxy hoặc thiếu ơxy có thể tránh được sự xâm hại của nấm mốc. Các bào tử nấm tản ra và phát tán trong mơi trường nhờ sự lưu thơng của khơng khí, sự di chuyển của cơn trùng…
Nấm mốc và cơn trùng có quan hệ tương tác lẫn nhau. Nấm mốc phát triển được ngồi nhờ nhiệt độ, độ ẩm thích hợ p còn do sự di chuyển và chất đào thải của côn trùng; côn trùng dùng bào tử nấm mốc để làm thức ăn và là nơi đẻ trứng.
Ngoài ra ở nước ta thường xảy ra thiên tai, bão, lụt, gió lốc cũng gây hư hỏng tài liệu lưu trữ.