Tài liệu có ý nghĩa quan trọng đối với các cơ quan nhà nước, đoàn thể và cá nhân trong việc giải quyết các vấn đề trong cuộc sống, là nguồn tài liệu quan trọng trong mọi ngành mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội, văn hóa, chính trị. Càng ngày con người càng nhận thức được vai trị của tài liệu, vì vậy con người ln ý thức rằng cần gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng và coi nó như một loại tài sản quý giá.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ.
Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ sẽ có tác dụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của cho Nhà nước và nhân dân. Nói cách khác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ biến tư liệu thành của cải vật chấ t cho xã hội, nâng cao mức sống tinh thần và văn hoá cho nhân dân.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trò xã hội của tài liệu lưu trữ. Thơng qua các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ, mọi cơ quan Nhà nước và công dân thấy được vị trí và tầm quan trọng của các kho lưu trữ; qua đó mọi người sẽ ý thức được trách nhiệm và nghĩa vụ của mình trong việc giữ gìn và bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một động lực mạnh mẽ để thúc đẩy các công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển. Nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ càng phong phú, đa dạng thì bắt buộc các cơng tác nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, phân loại, thống kê, lập công cụ tra cứu khoa học cho tài liệu lưu trữ phải đẩy mạnh hơn, làm tốt hơn.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho các kho lưu trữ vì thế đã tạo nên nguồn động viên hữu hiệu cho cán bộ cả về vật chất lẫn tinh thần. (10)