1. Khái niệm, nội dung và nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
1.1. Khái niệm công tác thu thập, bổ sung
- Khái niệm công tác thu thập: Thu thập tài liệu là quá trình xác định
nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. Thu thập tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào phông lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Theo quy định về công tác thu thập, bổ sung tài liệu được tiến hành hai giai đoạn của tài liệu:
Giai đoạn 1: Xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào Lưu trữ cơ quan từ văn thư cơ quan và từ các phòng, ban, đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức.
Giai đoạn 2: Xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và thực hiện các biện pháp tiến hành thu thập về các Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.
- Khái niệm công tác bổ sung: Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các
biện pháp liên quan đến việc xác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiến hành tìm kiếm và bổ sung nhằm hồn thiện Phơng lưu trữ cơ quan và Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo những quy định hiện hành của Nhà nước. Bổ sung tài liệu cũng được thực hiện dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào phông lưu trữ cơ quan hoặc phơng lưu trữ quốc gia qua q trình thu thập để xem xét về mức độ hồn thiện của phơng lưu trữ. Trên cơ sở đó, cán bộ lưu trữ có thể đề xuất các biện pháp bổ sung thêm nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu.
Sau khi xem xét mức độ hồn chỉnh của phơng cũng như của các hồ sơ thuộc phông, cán bộ lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm, sưu tầm những tài liệu còn thiếu.
Thu thập, bổ sung tài liệu của các lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ sẽ góp phần làm phong phú thêm thành phần phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Điều đó giúp cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có khả năng đáp ứng được các nhu cầu địi hỏi đang ngày càng phong phú, đa dạng của xã hội.
Thu thập, bổ sung tài liệu là nhiệm vụ thường xuyên, liên tục của các lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Như vậy, thu thập, bổ sung tài liệu đều nhằm mục đích hồn chỉnh Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam cần được thực hiện một cách nghiêm chỉnh theo quy định của nhà nước. Việc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một trong những
khâu quan trọng của công tác lưu trữ. Làm tốt cơng tác này sẽ bảo đảm có đầy đủ tài liệu phục vụ cho các hoạt động của xã hội . Đồng thời công tác thu thập, bổ sung tài liệu là tiền đề để thực hiện các khâu công tác khác của công tác lưu trữ như: Chỉnh lý, thống kê, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu. (2)