III Cung cấp bản sao tài liệu
1.1. Chất liệu làm ra tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ được hình thành từ nhiều loại vật liệu khác nhau, bằng các phương pháp khác nhau: tài liệu giấy, tài liệu trên tre, gỗ, trên da thú, khắc trên đá, trên kim loại, tài liệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm, ghi hình… Trong các loại tài liệu trên, tài liệu giấy, tài liệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm, ghi hình chiếm khối lượng chủ yếu trong các kho lưu trữ. Mỗi loại tài liệu có vật liệu hình thành khác nhau do đó có độ bền vững khác nhau và chịu tác động khác nhau bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường.
1.1.1. Tài liệu giấy
Giấy là một lớp mỏng gồm các sợi xenlulô, lig-nin và một số chất khác liên kết chặt chẽ với nhau. Các chất trên pha chế với tỷ lệ khác nhau cho ta
các loại giấy khác nhau. Mức độ hư hại của giấy thay đổi theo tỷ lệ các chất cấu thành của nó. Ngày nay ta thường gặp các loại giấy như giấy in báo, in typô, giấy in bản đồ, giấy đánh máy, giấy vẽ kỹ thuật, giấy cảm quang… Về ngun tắc, giấy nào có thành phần xen-lu-lơ càng cao thì giấy đó càng bền.
Phương pháp và kỹ thuật chế tạo giấy cũng ảnh hưởng đến độ bền của giấy: giấy dó được chế tạo bằng phương pháp thủ cơng được liên kết bằng sợi xenlulơ, ít sử dụng chất tẩy do đó giấy có màu nâu, xám nhưng độ bề cao. Giấy được chế tạo bằng phương pháp công nghiệp, sử dụng bột xen-lu-lô và các thành phần phụ gia, sử dụng nhiều chất tẩy trắng, sử dụng các chất tạo màu nên độ bền khơng cao, dễ bị lão hóa, dễ bị mục, bị rách.
Để thể hiện chữ viết, đường nét, hình vẽ trên giấy người ta dùng mực. Mực là dung dịch có màu; có nhiều loại mực khác nhau: mực viết, mực in, mực nho, mực dấu, mực can, mực sao in ánh sáng. Độ bền của mực phụ thuộc vào các thành phần hóa học chế tạo ra chúng. Mực càng bám chặt vào sợi giấy, càng khó hịa tan thì đường nét, hình vẽ càng bền.
Thành phần của mực bao gồm chất màu, chất cầm màu , chất keo, chất chống đóng cặn. Tài liệu lưu trữ của nước ta được viết bằng nhiều loại mực khác nhau. Loại tài liệu cổ thường được viết bằng mực nho. Mực nho được chế từ bồ hóng (muội than), có nhiều các bon chịu được tác động của ánh sáng và các phản ứng hóa học khác.
Các loại mực viết hiện nay được chế tạo từ muối kim loại hoặc nhựa cây có
màu. Độ axít của các loại mực càng lớn thì càng dễ bị tác động bởi ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm, chữ viết dễ bị mờ, bị nhòe hoặc chữ viết ăn thủng cả giấy. Mực in do có tỷ lệ chất keo nhiều hơn nên trong quá trình đánh máy, in typô, photocopy mực dễ gắn chặt trên sợi giấy do đó ít bị nhịe, ít bị bay màu khi bị tác động của ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm.
Giấy than và ruy băng cũng là những dạng mực để nhân bản tài liệu. Giấy than và ruy băng có cấu tạo gồm hai lớp: lớp nền bằng giấy mỏng (giấy
than) hoặc bằng vải (ruy băng) và lớp mực. Mực của giấy than và ruy băng là dạng mực đặc có bổ sung thêm chất dầu. Do mực ở dạng đặc nên khi tài liệu hình thành khả năng liên kết giữa giấy và mực của giấy than hạn chế, dễ bị phai mờ.
Bút chì có nhiều loại như chì đen, chì màu. Ruột bút chì đen làm bằng than chì và đất sét. Tùy theo tỷ lệ của than chì và mức độ luyện khác nhau mà bút chì có độ mềm, cứng khác nhau. Nét bút chì đen ít bị bay màu, ít bị tác động của nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng. Nét bút chì màu dễ bị phai màu khi chịu tác động của nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng.
1.1.2. Tài liệu ảnh, phim ảnh
Vật liệu hình thành tài liệu ảnh bao gồm phim nhựa, giấy ảnh, các hóa chất tạo nên hình ảnh. Độ bền của phim, ảnh phụ thuộc vào hóa chất tạo nên nền
phim , và các hóa chất xử lý hình ảnh.
Nền phim bằng nhựa nitrat xen -lu-lơ có thể tự cháy trong mơi trường nhiệt độ cao; nền phim bằng nhựa tri-a-xê-tát xen -lu-lơ có độ bền vững cao.
Trong quá trình xử lý phim ảnh nếu cịn để dư hóa chất trên nền phim ảnh sẽ làm mờ hình ảnh và khi gặp mơi trường thuận lợi, các hóa chất sẽ tác động lẫn nhau xảy ra phản ứng hóa học gây mất hình ảnh.
Đặc biệt hình ảnh được lưu giữ lại trên tài liệu phim ảnh thông qua q trình phản ứng quang hóa do vậy tác động của các yếu tố nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng đều làm ảnh hưởng đến tài liệu.
1.1.3. Tài liệu ghi âm
Tùy thuộc vào phương pháp hình thành, tài liệu ghi âm có nhiều loại: ghi âm cơ giới, ghi âm từ tính, ghi âm cảm quang và ghi âm kỹ thuật số.
Ghi âm cơ giới thường gãy rãnh âm thanh và xước bề mặt đĩa gây hỏng tài liệu.
Ghi âm từ tính kém bền vững, dễ bị mất từ, mất âm thanh nếu bảo quản trong mơi trường có nhiều kim loại, chất dễ nhiễm từ.