Ziglar trong cuốn sách nổi tiếng của ông “ Nuôi dưỡng những đứa trẻ tích cực trong một thế giới tiêu cực” đã viết rằng, trẻ em cho rằng thời gian chính là thứ tạo nên tình yêu. Trên thực tế, người lớn cũng cho rằng, sự yêu thương và quan tâm cũng được tạo thành từ thời gian, nếu bạn quan tâm và yêu mến người khác, bạn sẽ giành thời gian cho họ. Tuy nhiên, vì thời gian của mỗi người chúng ta là như nhau, hơn nữa
đều không thể tạo ra nhiều thời gian hơn, vậy thì, thời gian chúng ta quan tâm đến người khác từ đâu ra?
Những độc giả đang đọc cuốn sách này, có bao nhiêu người cảm thấy họ có đủ thời gian để hoàn thành những việc mà họ bắt buộc phải hoàn thành? Tôi nghĩ, đa số mọi người đều không còn thời gian rảnh rỗi để khai thác rồi. Quả thực, tôi biết, bạn phải đầu tư nhiều thời gian để đọc cuốn sách này, mà khoảng thời gian đó lại có thể dùng để làm những công việc khác. Vậy thì, bây giờ tôi muốn đề nghị bạn giành một chút thời gian để quan tâm đến các mối quan hệ kinhdoanh của bạn. Cách thực hiện là: hoặc là bạn đưa ra sự nhượng bộ, bỏ bớt đi một số việc, hoặc là bạn phải sắp xếp thời gian một cách có hiệu quả hơn nữa.
Một phương pháp để giải quyết vấn đề khó khăn trong quản lí thời gian là tận dụng lịch làm việc và lịch chờ, đồng thời tuân thủ quy định về quản lí thời gian. Quy tắc quản lí thời gian mang lại cho bạn cách sắp xếp thời gian một cách hiệu quả, ví dụ, đọc một cách có chọn lọc( trước tiên đọc lướt các tiêu đề báo và tạp chí, sau đó quyết định xem bài nào đáng để đọc)…, sắp xếp công việc của bạn theo thứ tự ưu tiên…, làm một việc quan trọng đồng thời giải quyết một số việc vụn vặt ( ký các giấy tờ cần thiết trong lúc gọi điện thoại)…, chia một hạng mục lớn thành những đơn vị nhỏ để giải quyết…, học cách nói không…., không nên kéo dài…, đặt ra kỳ hạn cho bản thân…., mỗi ngày ít nhất là giải quyết xong được một việc.
Lịch làm việc, lịch chờ, và quy định về quản lí thời gian đều rất có giá trị, nếu bạn chưa có những thứ đó, tôi nghĩ bạn nên nhanh chóng chuẩn bị. Tôi từng làm ăn với một công ty có tên là Hệ thống Q-4 ở Dallas, bang Texas, công ty này cung cấp sản phẩm quản lí thời gian một cách có hiệu quả, sản phẩm mà họ khai thác có thể dạy cho bạn kỹ năng quản lí thời gian mà Franklin hoặc máy thời gian có thể dạy bạn, tuy nhiên, sản phẩm của họ dùng để áp dụng trong lĩnh vực kinh doanh, đặc biệt được khai thác nhằm phục vụ cho những người làm công việc liên hệ với người khác.
Nhưng trong nội bộ công ty họ, dù công cụ quản lí thời gian rất có giá trị nhưng họ lại không sử dụng sản phẩm của mình để giải quyết vấn đề nan giải trong việc sắp xếp thời gian. Mục tiêu quản lí thời gian của họ không nhất thiết phải là dùng thời gian sao cho có hiệu suất hơn mà là sao cho có hiệu quả hơn. Bạn có thể sử dụng tốt thời gian cho một việc không quan trọng, đầu tư thời gian một cách hiệu quả có nghĩa là:
• Giành thời gian cho những việc quan trọng, chứ không phải là những việc cấp bách.
• Bạn có thể phân ra một cách rõ ràng việc nào là quan trọng đối với bạn, việc nào không quan trọng với bạn.
• Nguyên tắc quản lí thời gian là chú trọng đến kết quả chứ không phải phương pháp.
• Bạn có đủ lí do để nói “ không” với người khác mà không cảm thấy có lỗi. Giống như Stephen R. Covey đã chỉ ra trong cuốn sách “7 thói quen của những người làm việc có hiệu quả cao” nỗi tiếng của ông, công việc mà mọi người cần làm thường có hai đặc điểm: quan trọng và cấp bách . Những việc quan trọng là những việc có thể tạo ra kết quả được mong đợi, những việc này hoặc có thể sản sinh ra những kết quả tốt, hoặc có thể đạt được một mục đích có ý nghĩa, những việc đó giúp bạn tiến gần đến mục tiêu của bạn.
Những việc cấp bách là những việc cần phải chú ý đến ngay lập tức, chúng liên quan đến nhu cầu của người khác, hoặc có liên quan đến những vấn đề hoặc tình hình khiến người khác cảm thấy bất an, mà những vấn đề và tình huống này cần phải được giải quyết ngay. Nói một cách khác, những việc cấp bách đa phần đều xuất phát từ bản thân người khác, “người khác” muốn nhanh chóng kết thúc sự việc, hơn nữa, “ ‘người khác’ đối với chúng ta lại luôn luôn đúng”.
Một sự việc có thể là cấp bách mà lại quan trọng, có thể là cấp bách nhưng không quan trọng, có thể không cấp bách nhưng lại quan trọng, hoặc có thể không cấp bách mà cũng không quan trọng. Đương nhiên, mỗi độc giả lại có thể có những giới định khác nhau cho tính cấp bách và tính quan trọng. Đối với những việc vừa cấp bách vừa quan trọng, bạn không có nhiều lựa chọn. Nếu phát sinh việc khách hàng tố cáo hoặc hỏa hoạn, bạn phải giải quyết ngay lập tức; Nếu thời hạn hoàn thành một công việc đã sắp đến, bạn phải lập tức áp dụng các hành động kịp thời để đáp ứng được yêu cầu của thời hạn. Tuy nhiên, mục tiêu của bạn nên cố gắng giảm bớt những việc vừa quan trọng vừa cấp bách để tránh khiến bạn chị chìm ngập trong chúng, khiến bạn không thể bứt ra được. Những giám đốc và nhân viên mà những công việc cấp bách và quan trọng đã chiếm hết toàn bộ thời gian thời gian của họ cần được giúp đỡ, kế đó là những người giám đốc kém năng lực và những nhân viên sắp không thể chịu đựng được sự mệt mỏi nữa cũng cần được giúp đỡ.
Đối với những việc cấp bách nhưng không quan trọng lắm, mục tiêu của bạn nên là phái người khác đi làm, hoặc không cần phải cân nhắc, ví dụ có thể để người khác đọc thư và trả lời điện thoại. đồng thời nói với họ rằng, bạn không muốn bị làm phiền trừ khi có nguy cơ gì thực sự lớn. Nếu có thể, không nên mở các cuộc họp mà bạn không thể giúp gì được hoặc không thu được lợi gì.
Đối với những việc không cấp bách mà cũng không quan trọng, mục tiêu của bạn là không cần phải suy nghĩ đến chúng, chúng không thể đưa đến một kết quả nào có giá trị, cũng không thể đạt được một mục đích có ý nghĩa nào, chúng chỉ làm mất thời gian của bạn mà thôi.
Đối với những việc quan trọng nhưng không cấp bách, mục tiêu của bạn là cố gắng đầu tư thời gian hết khả năng, bởi vì những việc này sẽ quyết định tương lai của bạn.
Để giúp người khác phán đoán được tầm quan trọng của một sự việc, giáo sư David. A Whetten và Kim S. Cameron đã đưa ra cho chúng ta một số câu hỏi dưới đây:
- Tôi đồng ý điểm gì? mục đích sống của tôi là gì? - Tôi nhiệt tình quan tâm đến việc gì?
- Tôi muốn để lại di sản như thế nào? người khác sẽ nhớ gì về tôi? - Từ giờ đến 20 năm sau, tôi muốn đạt được những gì?
- Nếu tôi có thể thuyết phục mỗi người trên thế giới tuân theo một số nguyên tắc cơ bản, thì đó sẽ là những nguyên tắc gì?
Xin hãy ghi nhớ, nếu phương thức giao tiếp của bạn với người khác truyền đạt một thông tin rằng, bạn không có thời gian giành cho họ, vậy thì họ sẽ dễ dàng đưa ra một kết luận rằng: họ không quan trọng đối với bạn.