IV. QUẢNLÝ Sự THAY Đối CỦA TổCHỨC 1 Thay đối và quản lý sự thay đổ
7.Hàith động của nhà quản trị
Có nhiều cách tiêp cận sự thay đổi trong tổ chức. Tất cả tuỳ thuộc vào nội dung và quy mô thay đổi, loại hình, thời hạn, trỏ lực, văn hóa tổ chức lả nhũng yếu tố định hướng cho chiêh lược thay đổi.
Nếu người khịi xưóng sự thay đối áp đặt hoặc gây áp lục quá mức, anh ta sệ. tự tạo thêm cho mình những trà lực. Tinh trạng khẩn cấp cổ thể cho phép đưa ra quyêt định đon phưong nhưng đó chi là trường họp ngoại lệ.
Giáo trình Quán trị học 265
Một sơ' nhà quản trị nơn nóng muốn tiến hành sự thay đổi, đổng thời lại muốn có sự ủng hộ của nhân viên. Họ chi đề cao những tác động tích cực và né tránh những trở ngại có thê’ dự kiến trước. Ngay khi hậu quả tiêu cực đầu tiên xuất hiện, nhân viên cảm thấy ngay họ bị điều khiển và sự ủng hộ mà nhà quản trị dành được sẽ biến thành nỗi ngờ vực.
Yêu cẩu tốì thiểu là trình bày một cách khách quan tâ't cả các yếu tố của quá trình quản lý sự thay đổi. Đỏ sẽ là dịp khuyến khích mọi người bày tỏ mọi khúc mắc, e ngại của mình. Cách thực hiện này năm ờ khoảng giữa hình thức quyết định chuyên chê' và hình thức tập hợp mọi đổì tác để đạt tói một sự nhất trí cao. Cẩn phải làm sáng tỏ những điều cịn nghi ngại để giảm bớt chủng.
Q trình quản lý sự thay đối tổ chức được tiến hành theo những nội dung co bản sau: ■
7.1. Phân tích vấn dê
- Trình bày và giải thích vân đề làm xuâ't hiện đòi hỏi phải thay đổi. Chẳng hạn như tính chuyên nghiệp trong tiếp dân thấp làm người dân mất nhiểu thời giờ khi đến cơ quan để giải quyết một công việc dù'là nhỏ, dẫn đến kêu ca, phàn nàn. Việc lưu trữ tài liệu chiếm quá nhiều chỗ, ảnh hưởng đên diện tích phịng làm việc. Cẩn phải hành động!
- Chứng minh cơ sờ vững chắc của nhận định bằng cách dẫn ra những trường hợp tương tự trong các tổ chức hoặc đơn vị khác.
- Giải thích nguyên nhân của vấn đề.
7.2. Xác định và đánh giá các phương án kếhoạch triển khai sự thay đổi (có thê’ mọi người cùng tìm ra giải pháp) khai sự thay đổi (có thê’ mọi người cùng tìm ra giải pháp)
266 Chương 5: Chức năng tổ chức
xác định mục tiêu cụ thể cần đạt được mà còn chi rõ cả quá trình thay đối, từ lúc bắt đẩu cuộc họp thơng báo thay đối thế nào, thịi gian giành cho các hoạt động, phương thức tiến hành từng hạng mục thay đối, ai chịu trách nhiệm đối với sự thay đổi, ai tổ chức thay đổi và người nhận sự thay đổi...Kê'hoạch cẩn rõ ràng và đơn giản nhâ't có thể được. Hơn thế nữa, kế hoạch cẩn linh hoạt và có phương án dự phịng.
- Phân tích ưu, nhược điểm của mỗi phương án dưói mọi góc độ.
7.3. Lựa chọn phương án thay đổi tối ưu
- So sánh các phương án thay đổi đã xác định. - Lựa chọn phương án tổì ưu
- Ra quyết định thay đối
7.4. Truyền đạt quyết định thay đối
Việc thông báo về sự thay đổi cho mọi ngưòi biết lần đẩu tiên là râ't quan trọng, vì đó là giai đoạn khó khăn nhất trong chu kỳ tâm lý tiếp nhận thông tin về sự thay đổi của con người. Do vậy, thông báo như thê' nào, bằng hình thức gì, trong hồn cảnh nào, ...là điều cẩn suy nghĩ kỹ càng. Một thơng báo có tính xây dựng, thuyết phục và lôi cuốn được mọi người cần thỏa mãn các điều kiện:
- Cơ đọng và chính xác.
- Mồ tả tình hình hiện tại của tổ chức. Chi rõ tổ chức cẩn phải tiến đến đâu và phải làm gì để đêh được đỏ.
- Xác định rõ ai là người tố chức cuộc thay đổi, và ai là nguời bị ảnh hưởng bởi thay đổi.
Giáo trình Quản trị học 267
- Giải thích rõ tiêu chuấn đánh giá sự thành công của cuộc thay đổi, những bưóc đánh giá dự định và những phần thướng liên quan.
- Xác định những thứ cơ bản không thay đổi.
- Dự báo trước một số yếu tố bâ't lợi có thể phát sinh và cách khắc phục.
- Truyền đạt quyết tâm ủng hộ những người tham gia tích cực vào cuộc thay đổi.
- Giải thích cho mọi người hiểu họ sẽ được thông báo những thơng tin cẩn thiết trong suốt q trình thay đổi như thế nào.
- Được trình bày theo cách có thê’ tận dụng được sự đa dạng của các phương tiện truyển thông.
7.5. Thực hiện sự thay đổi
- Tách rời dứt điểm khỏi quá khứ. Đây là việc râ't quan trọng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
để thức tỉnh mọi người đêh với thực tại mới. Thật khó khăn cho tổ chức khi thực hiện một viễn cảnh mới với một cơ cấu và những nề nếp cũ khơng cịn phù hợp. Tuy vậy, vẫn cần giữ lại những yếu tố cẩn thiết đế đảm bảo tính liên tục và quá độ trong sự thayđổi.
- Thiết lập sự lãnh đạo mạnh mẽ. Nếu khơng có một sự lãnh đạo đủ mạnh thì một tổ chức khơng nên thực hiện một sự thay đổi lón. Điểu này khơng chỉ quan trọng trong việc nhìn ra và chia sẻ viễn cành với những ngi khác, mà cịn trong suốt cả quá trình thực hiện thay đổi: thay đổi cơ câu, lôi cuốn mọi người cùng thay đổi, phát hiện kịp thời và có phần thưởng xứng đáng đối vói những người có đóng góp cho sự thay đổi, quyết định dứt khốt khi cần thiết, khơng chần chừ do dự...