t Khái niệm kiếm tra
Kiểm tra lả chức năng quan bọng của nhà quản trị. Tính chất
quan bọng của káẽm tra được thể hiện ở cả hai mặt. Một mặt kiểm tra là công cụ quan trọng để nhà quản trị phát hiện ra những sai sót và có biện pháp điểu chỉnh. Mặt khác, thông qua kiểm tra, các hoạt động sẽ được thục hiện tốt hon và giảm bớt được sai sót có thể nảy sinh.
Thường thường, người ỉa chi nhân mạnh tói ý nghĩa thứ nhất (phát hiện sai sót) của kiểm ữa vì cho rằng mọi hoạt động đểu khơng tránh khỏi sai sót và kiềm tra là bước cuổì cùng để hạn chế tình trạng này.
Điều đó đúng, nhưng chưa đủ, vi trong thực têí kiêm ừa có tác động râỉ mạnh tói các hoạt động. Một cơng việc, nêu khơng có kiểm tra sẽ chắc chắn nảy ra nhiều sai sót hơn nêu nó được theo dõi, giám sát thường xuyên. Điều đó khẳng định rằng kiểm tra không chi là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt động của hệ thống hoặc ỉà khâu sau cùng của chu trình quàn trị (từ lập kế hoạch đên tổ chức và lãnh đạo). Kiếm tra cũng không phải là hoạt động đan xen mà ỉà một q trình liên tục về thịi gian và bao quát vể khơng gian. Nó là yếu tố thường trực của nhà quản trị ở mọi noi mọi lúc.
320 Chương 7: Kiểm tra
Từ nhận định trên, có thế khái quát rằng: Kiếm tra là quá trình xem xét các hoạt động nhằm mục đích làm cho các hoạt động đạt kêl quả ỉốt han, đổng thời, kiếm tra giúp phát hiện ra những sai sót, lệch ỉạc để có biện pháp khắc phục, bảo đảm cho hoạt động thực hiện đúng hưóng.
1 Bản chất của kiếm tra
2.1. Kiểm tra là hệ thống phản hổi v ề kết quà của cấc hoạt động hoạt động
Thông thường cơ chế kiểm tra trong quản trị được xây dựng theo nguyên tắc của hệ thống phản hổi thường thấy bong các hệ thống vật lý và sinh học (Sơ đổ 7.1). Theo hệ thống này, các nhà quản trị tiến hành đo lường kẽt quả thục tế, so sánh các kẽt quả này với cấc tiêu chuẩn, xác định và phân tích các sai lệch. Sau đó, đế thực hiện những điểu chỉnh cẩn thỉêỉ, Họ phải đưa ra một chương trình cho hoạt động điểu chỉnh và thực hiện chương trình nhằm đi tói kết quả mong muốn.
Giáo trình Qn trị học 321
Co chế xác định sai lệch trong kêt quả hoạt động như ở trên của hệ thống kiếm tra được thực hiện trong một thòi gian dài nhưng đã bộc lộ nhiều khiếm khuyẽt như:
- Gây tốn kém cho doanh nghiệp
+ Dừ những sản phấm không đảm bảo chất lượng đã được tìm ra thi việc hạ loại và tái chế chúng cũng rất tốn kém.
+ Trong khách sạn, một nhân viên đang trực buổng thi nghe tiên ai đó la lên: "cháy". Anh ta lập túc kéo chống báo cháy và chạy đi lấy bình cứu hỏa. Tẩt cả đẽh dập lửa. Đám cháy nhanh chóng được dập tắt và dù có một căn hộ bị hư hỏng nặng và 2 người khách bị thương, chi phí để khắc phục hậu quả cũng lên đên 20.000 USD.
- ít có tác dụng đồi vói việc nâng cao chất lượng của quá trinh tạo ra các kêt quả đó
+ Thơng qua kiểm tra chất lượng sản phẩm cuối cùng rất khó có thể xác định khuyết tật xảy ra ở nơi nào trong quy trình sản xuất.
+ Một cơng ty trao phẩn thưởng cao nhất cho người có cơng
phát hiện ra trên những chai vacxin sắp gửi đi không dán nhãn. Phẩn thưởng đó dùng đế chữa cháy chứ không phải để cải tiên chất lượng.
- Kiểm tra kêí quả cuọì cùng nhiều khi chỉ đem lại những bài học đắt giá cho giai đoạn kế hoạch sau. Chẳng hạn, có thể đã là quá chậm nếu kêt quả kiểm tra báo cho các nhà quảfl trị vào tháng
10 rằng họ bị thua lỗ vào tháng 9 do những biện phấp được thực
hiện từ tháng 7. Lúc đó tình hình có thể đã trở nên khơng cịn cứu vãn được nữa.
Độ trễ của thịi gian chính ỉà điểm yếu của hệ thống kiểm tra chi dựa trên nhũng mối liên hệ npược từ đẩu ra của hệ thống. Nó
322 Chương 7: Kiếm tra
cho thây tính khơng hiệu quả của các dữ liệu lịch sử. Các nhà quản trị cần một hệ thống kiểm tra có thể báo cho họ những vân đề sẽ nảy sinh nếu họ khơng có tác động kịp thời tại một thời điểm nhất định. u cẩu đó làm ra địi hệ thống kiếm ữa dự báo.
2.2. Kiểm tra là hệ thống phản hầi dự báo
Các hệ thống phản hổi đơn giản đo lường đắu ra của quá trình, rổi đưa vào hệ thống hoặc đẩu vào của hệ thống nhũng tác động điều chỉnh để thu được kềt quả mong muốn tại chu kỳ sau.
Trong hệ thống kiểm tra dự báo trái lại sẽ giám sát đẩu vào của hệ thống và quá trình thực hiện đế khẳng định xem những đẩu vào và cả q trình đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay khơng. Nếu khơng thì những đẩu vào hoặc quá trình ữong hệ thống sẽ được thay đổi đế thu được kêt quả mòng muốn. Bản chất của hệ thống kiểm tra dự báo được mô tả tiên sơ đổ 72.
Sơ đò 7.2. Hệ thống Mỉm tra dự báo
Có thể nói rằng hệ thống kiểm tra dự báo tiên thực tế cũng là một hệ thống liên hệ ngược. Nhưng ở đây sự phản hổi nằm ờ phía đẩu vào và q trình hoạt động sao cho những tác động điểu chinh có thế được thực hiện trước khi đầu ra của hệ thống bị ảnh hưởng.
Giáo trinh Quản trị học 323
Để hiếu được ý nghĩa của sự lường trưóc trong kiểm tra chúng ta hãy xem xét ví dụ về hệ thống chất lượng BO 9000. Để kiểm soát được chất lượng sản phẩm cung cấp cho khách hàng, mơ hình đảm bảo chất lượng trong thiêt kê' triãi khai, sản xuất, lắp đặt và dịch vụ kỹ thuật (TCVN ISO 9001) đề ra yêu cẩu kiểm tra đổì vói cả q . trình sản xuất, phân phơi -và tiêu dùng sản phẩm như: Trách nhiệm của lãnh đạo (lãnh đạo doanh nghiệp phải xác định và lập thành văn bản chính sách đổi vói chất lượng sản phẩm; Xác định và lập văn bản vẽ trách nhiệm, quyền hạn và môĩ quan hệ giữa người quản tri người thực hiện các cơng việc có ảnh hưởng đêh chất lượng sàn phẩm); Hệ thống tiêu chuẩn chất lượng; Hợp đổng; Chất lượng trong thiêt kế sản phẩm; Chất lượng đẩu vào; Chât lượng của hệ thống sản xuẵi; Hệ thống kiểm tra chất lượng sản phẩm; Hành động khắc phục và phòng ngừa; Vận tải và bốc dcr, Dịch vụ sau bán hàng; Hổ sơ chẵt lượng; Đào tạo nhân lực; Trách nhiệm pháp lý và tính an toàn của sản phấm; Kỹ thuật thống kê V. V ...
Việc thu thập thông tin về đẩu vào và cả quá trình hoạt động cũng như xác định một cách đểu đặn ảnh hưởng của chúng lên kết quả k ế hoạch là một vân để rất khó khán. Đế xây dựng được một hệ thống kiểm tra dự báo có hiệu quả cẩn thực hiện một số yêu cẩu sau đây:
- Thực hiện phân tích kỹ càng hệ thống lập kế hoạch và kiểm tra cũng như các đẩu vào và những quá trình quan trọng.
- Xây dựng mơ hình của hệ thống thế hiện mốì quan hệ giữa đẩu vào và đẩu ra thông qua những hoạt động nhất định.
- Mơ hình phải được xem xét lại thường xuyên sao cho đầu vào, đẩu ra và mổì liên hệ giữa chúng ln phản ánh thực tại.
- Thu nhập dữ liệu vẽ các đầu vào và quá trình thực hiện một
324 Chương 7: Kiềm tra
- Đánh giá thường xuyên những sai lệch của đẩu vào và quá
trình hoạt động thực tế so với kế hoạch và ảnh hưởng của chúng tới các kết quả mong đợi cũì cùng.
- Tiến hành tác động kịp thời lên các đẩu vào và quá trình đế điều chỉnh sai lệch nhằm thực hiện đúng mục tiêu trong thực tế. Hệ thống kiểm tra có hiệu quả phải là sự kêt hợp của kiểm tra kêl ■ quả cuối cùng và kiếm tra dự báo.
Sơ đẰ 7.3. Bần chết các kiểm tra
3. Vai trị của kiếm tra
Có rẳt nhiều nguyên nhân làm cho kiểm tra trở thành chức năng tất yếu của quản trị kỉnh doanh. Theo H.FayoL Trong kỉnh doanh, lđểm tra là việc kiểm chứng xem mọi việc có được thực hiện theo như kế hoạch đã được vạch ra, theo những chi th i những nguyên tác đã được ân định hay khơng. Nó có nhiệm vụ tìm ra những khu điếm
và sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm. Nó đổì phó vói mọi sự
gơm có sự vật, con ngưịi và hành động"(l). Như vậy: