- Kiếm tra là nhu cẩu co bản nhằm hoàn thiện các quyễt định
4.Nội dung và mức độ kiểm tra
4.1. Nội dung kiểm tra
Nhiệm vụ của kiếm tra trong quản trị kinh doanh là phải xác định, sửa chữa được những sai lệch trong hoạt động của doanh nghiệp so vói mục tiêu, kế hoạch và tìm kiêm các cơ hội, tiềm nănc có thể khai thác đế hồn thiện, cải tiên, đổi mói khơng ngừng mọi u tố của hệ thống. Việc thiêt lập hệ thống kiềm tra có khả năng cung cấp đẩy đủ thơng tìn phản hổi về mọi hoạt động của hệ thống một cách nhanh chóng, kịp thời là cơng việc rât khó khăn. Các nhả quản trị ln phải đổì mặt vói những câu hỏi: cần kiểm tra cái gì? Các cuộc kiểm tra cần tiên hành thường xuyên đên mức nào? Trong hoạt động của hệ thống sai lệch xảy ra ở những đâu sẽ có thể gây tổn hại nghiêm trọng đêh kêt quả cuối cùng của hệ thống?
Vi sai lầm có thể nảy sinh từ nhỉều khâu, nhiều yếu tố, nhiều người trong hệ thống nên có những nhà quản trị luôn cố gắng kiếm tra mọi yếu tố và hoạt động của hệ thống một cách thường xuyên. Điều này có thể gây hoang mang và làm nản lòng những người làm cơng; làm giảm uy tín của cán bộ quản trị; gây lãng phí thời gian, tiển bạc của hệ thống. Vì kiểm tra là phức tạp và tốn kém (thịi gian, tiền bạc, cơng sức), có những nhà quản trị lại chỉ quan tâm đến những yếu tố dễ đo lường (chẳng hạn như số người được phục vụ tại một nhà hàng) mà bỏ qua những yếu tố khó đo lường
328 Chương 7: Kiểm tra
(như sự hài lịng của khách hàng trong một khoảng thòi gian nhất định). Đổng thòi, một số sai lệch so với các tiêu chuẩn có ý nghĩa tương đổĩ nhỏ, một số khác có tẩm quan trọng lớn hon. Những sai lệch nhỏ trong một hoạt động hay khu vực nào đó có thế quan trọng hon so vói những sai lệch lớn trong hoạt động hoặc khu vực khác. Ví dụ, một vị giám đốc cẩn lưu tâm nếu chỉ phí cho phân phõì sản phẩm sai lệch so vói ngân quỹ 3%, nhưng khơng đáng ỉo lắm nếu chỉ phí về tiền tem bưu điện sai lệch so vói dự trù là 20%.
Như vậy, xét về nội dung, công tác kiểm tra cẩn tập trung nỗ lực vào những khu vực, những con người có ảnh hưởng quan trọng đổì vói sự tổn tại và phát triển hệ thống. Đó chính là các khu vực hoạt động thiêt yếu và những điểm kiểm ữa thiêt yêu (nhũng điểm kiểm tra chiên lược).
• Các khu vực hoạt động thiềt yêu là những Ghh vực; khía cạnh, yếu tố của hệ thống cẩn phải hoạt động có hiệu quả cao đế đảm bảo cho tồn bộ hệ thống thành cơng.
- Các điểm kiểm tra thỉêt yêu là nhũng điểm đặc biệt trong hệ thống mà ở đó việc giám sát và thu thập thông tin phản hổi nhẵt
định phải thực hiện. Đó chính là những điểm mà nêu tại đó sai
lệch khơng được đo luòng và điêu chỉnh kịp thời thì sẽ có ảnh hưởng lởn tói kêt quả hoạt động của hệ thống.
Thơng thường chỉ có một phẩn nhỏ mục tiêu, hoạt động, sự kiện, con ngưịi là chiêín tẩm quan trọng lón đổi vói hệ thống. Ví dụ 10% số lượng sản phân có thể chiêm tói 70% doanh thu, 2% số cấn bộ, cơng nhân có thể là ngun nhân của 80% của những lời kêu ca phàn nàn v.v...
Cẩn lưu ý rằng không có quy tắc nào giúp các nhà quản trị lựa chọn những điểm lđếm ữa thỉêt yêu vi những nét đặc trung trong chức năng, nhiệm vụ của các loại cơ sở là khác nhau; vì sự đa
Giáo trình Quản trị học 329
dạng của các loại sản phẩm và dịch vụ được sản xuất; vì sự khác nhau trong chính sách cũng như kê' hoạch của các hệ thống và vì những mục tiêu khác nhau đặt ra cho công tác kiểm tra. Năng ỉực chọn lựa các điểm kiểm tra thiết yêu là một trong những nghệ thuật của nhà quản trị, bởi vì việc kiểm tra có được thực hiện tốt hay không là tùy thuộc vào các điểm thiềi yếu này.
4.2. M ức độ kiểm tra
Nhiều người cho rằng kiểm tra là sự khơng tín tưởng lẫn nhau, kiểm tra ngăn cản quyền tự do hành động của mỗi con người và gây tốn kém cho hệ thống. Vào thời đại mà tính hợp pháp của quyền lực bị đặt nhiểu câu hỏi và xu thếhưóng tới quyển tự do sáng tạo cho cảq cá nhân đang được đẩy mạnh, khái niệm
kiếm tra làm cho nhiều người khó chịu, mặc dù vậy, kiểm tra là cân thiêt đổi vói mọi hệ thống. Nhị sự phát triển của các kỹ thuật tín học, các phương pháp kiểm tra đã trở nên chính xác, tinh vi hon và các nhà quản trị ln phải đối mặt vói u cẩu giải q mâu thuẫn giữa sự cẩn thiẽt phải nâng cao quyền tự chủ của các cá nhân vói sự cẩn thỉẽt của kiểm tra.
Rõ ràng sự kiếm tra q mức sẽ có hại đổì với hệ thống cũng như vói các cá nhân vì nó gây ra bẩu khơng khí căng thẳng, thiếu tin tưởng lẫn nhau trong tập thể, hạn chế và thậm chí làm triệt tiêu khả năng sáng tạo của con người. Nhưng nếu kiểm tra lỏng lẻo, doanh nghiệp sẽ roi vào tình trạng rõi loạn, khơng tự biêí mình đang và sẽ ở đâu và như vậy khơng thể hoạt động có hiệu quả.
Tuy nhiên, mức độ kiểm tra bị coi là quá mức hay có hại là khác
nhau đốỉ vói các tình huống khác nhau. Chẳng hạn, một công ty quảng cáo có thể sẽ cần một hệ thống kiểm tra chặt chẽ hơn viện nghiên cứu triển khai. Hoàn cảnh kinh tế cũng có thể ảnh hưởng tới mức độ kiểm tra được các thành viên của doanh nghiệp chấp
330 Chương 7: K iểm tra
nhận. Trong giai đoạn khó khăn khủng hoảng, phẩn lớn mọi người sẽ bằng lòng với sự kiểm tra chặt chẽ nhưng khi doanh nghiệp đang ỉàm ăn phát đạt thi sự kiểm tra như vậy lại bị coi là-không phù hợp. Sự kiểm tra quá mức còn gây tác hại cho doanh nghiệp vì tiêu tốn nhiều nguổn lực mà lợi ích thu được thì có thể khơng phù hợp với chi phí. Đổng thời cẩn phải lưu ý rằng quyển tự chủ của các cá nhân. Có khi lúc đó họ cịn mất đi quyển tự chủ vi không thể tiến hành dự báo được và phải phụ thuộc vào hành động của ngưòi khác. Hơn nữa, việc thiếu một hệ thống kiếm tra có hiệu quả có thể buộc các nhà quản trị phải giám sát cấp dưói của minh chặt chẽ hon và do đố quyền tự chủ của những người này sẽ bị giảm đỉ.
Như vậy, nhiệm vụ của các nhà quản trị khỉ thiẽt lập hệ thống kiêm ữa ỉà xác định sự cân đổi tốt nhất giữa kiếm tra và quyền tự do của các cá nhân; giữa chi phí cho kiềm ữa và lợi ích do hệ thống này đem ỉạỉ cho doanh nghiệp.
Vì tổ chức, con người, môi trường, công nghệ ỉuôn biến đổi, hệ thống kiểm tra hiệu quả địi hỏi q bình xem xét và đổi mới liên tục. Ví dụ, nếu cơng nhân của doanh nghiệp là những người
có tay nghề thấp, ý thức kỷ luật không cao thi cần một hệ thống
cho phép thưòng xuyên kiểm tra chất lượng, sản phẩm và năng suất lao động. Nhưng khi cồng nhân của doanh nghiệp đã được nâng cao tay nghề và cổ ý thức cao hơn thì số điểm thiêt yêu qùa kiềm tra có thế giảm đi, người cơng nhân được trao quyền tự chủ cao hơn trong cơng việc của mình.