L Các hình thức kiểm ỉra
BÀI TẬP TÌNH HUỐNG •
1 Các kỹ thuật kiếm tra
BÀI TẬP TÌNH HUỐNG •
Công ty Putnam là một trong số các công ty đứng đẩu của đất nưóc trong ngành thiẽl kế và sản xuất thiẽi bị điều hịa khơng khí trong Gnh vực công nghiệp và thương mạỉ. Trong khỉ hau hềt các sản phẩm là các mặt hàng tiêu chuẩn, cịn có một khổì lượng đáng kể được thiết kế đặc biệt đế đặt trong các tòa nhà cơ quan và các nhà máy lớn. Bên cạnh việc có sự đổi mói về thiêt kế sản phân và có một bộ phận phục vụ khách hàng Cực kỳ tốt, công ty này cũng nổi tiếng về những sản phẩm có chất lượng cao và khả năng của nó trong việc thỏa mãn các nhu cẩu của khách hàng về thiêt bị một cách nhanh chóng.
Do cơng tỵ phát triển nhanh, nó phải thận trọng đõì vói những u cẩu về quỹ tiền mặt của mình, đặc biệt ỉà cho việc thanh toán thu nhận và cho các khoản dự trữ.
Trong nhiều năm công ty đã giữ dự trữ vói sự kiểm ữa chặt chẽ ở mức bằng 1,8 lẩn doanh số bán hảng tháng, hoặc số luân chuyển vốn gẩn 7 lẩn trong năm. Bỗng nhiên, và gẩn như khơng có gi báo trước, mức dự trữ đẵ tăng lên gấp 3 lẩn doanh số bán hàng tháng, và công ty đã có dự trữ vượt quá mức binh thường là 12 triệu đơla. Khi tính chi phỉ thực hiện dự trữ bằng 30% của giá trị dự trữ (bao gổm chi phí tiến tổn đọng, thuế kho và bảo quản, khấu hao vơ hình) dễ dàng ưóc tính rằng khoản dự trữ vượt q này đã tiêu tốn của công ty gẩn 3,6 triệu đôla mỗi nảm trong khoản lợi nhuận trước thuế. Ngồi ra điều này buộc cơng ty phải vay ngân hàng nhiều hon múc mong đợi. Richard Simpson, chủ tịch của công ty Putnam, đã lo lắng và nồi nóng một cách có căn cứ khi biẽt tới điểu này. Ông ta đã được báo cáo rằng lý do chính về sự tăng dự trữ này ỉà việc mua trưóc q nhiều ngun vật liệu do những
Giáo trình Qn trị học 351
khan hiếm xảy ra trưóc đó và do sự làm việc không đạt yêu cầu mong đợi của chương trình máy tính mới, mà nó làm cho người sản xuất và người mua khơng có thơng tín đẩy đủ về những gì xảy ra đõì vói cơng việc dữ trự trong một vài tháng.
Ơng Simpson, vói quan điểm là khơng có một cơng ty nào lại có thể đế xảy ra một sự việc như việc dự trữ quá thừa này mà khơng chú ý tnróc, và khơng có một nhà quản trị nào lại có thể trông mong vào việc kiếm tra một doanh nghiệp dựa trên cơ sở quá khứ, đã chỉ thị cho phó chủ tịch phụ trách tài chính của ơng ta đưa ra ngay một chương để kiểm tra tốt han vân để dự trữ ữong tương lai.
1. Bạn thấy sai lẩm gì trong cơng tác kiểm tra của Putnam? 2. Hệ thơng kiểm tra lường trước có thể giúp được gì chăng? Giúp như thế nào? Bạn có thể thử áp dụng hệ thống này vào cho Cơng ty Putnam như thế nào?
3. Bạn có thể gợi ý về những kỹ thuật và những cách tiếp cận kiểm tra nào khấc?