II. THIẾT KẾ Cơ CẤU TỔCHỨC
3. Những nguyên tắc tổchức
Được thừa nhận rộng rãi bởi các nhà lý luận và thực hành quản trị, các nguyên tắc hoạt động với tư cách là những chuẩn mực cơ bản cho q trình tổ chức có kết quả. Có những nguyên tắc cơ bản sau:
- Nguyên tắc xác định theo chức năng: Một vị trí cơng tác hay
một bộ phận được định nghĩa càng rõ ràng theo các kết quả mong đợi, các hoạt động cẩn tiến hành, các quyển hạn được giao và các mõì liên hệ thơng tin với các vị trí cơng tác hay bộ phận khác( thì những người chịu trách nhiệm càng có thể đóng góp xứng đáng hơn cho việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
* Nguyên tắc giao quyền theo kêi quả mong muôh: Việc giao
quyền là để trang bị cho người quản trị một công cụ thực hiện mục tiêu, và do đó quyền được giao cho từng người cần phải tương xứng vói nhiệm vụ, đảm bảo cho họ khả năng thực hiện các kết quả mong muốn.
228 Chương 5. Chức năngtổchức
nhâ't trong tổ chức đến mỗi vị trí bên dưới càng rõ ràng, thì các vị . trí chịu trách nhiệm ra quyết định sẽ càng rõ ràng và các quá trình
thơng tín trong tố chức sẽ càng có hiệu quả.
Việc nhận thức đẩy đủ nguyên tắc bậc thang là râ't cẩn thiêt cho việc phân định quyền hạn một cách đúng đắn, bởi vì cấp dưới phải biết ai giao quyền cho họ và nhũng vân để vượt quá phạm vi quyền hạn của họ phải trình cho ai.
- Nguyên tắc hrơrtg xứng giữa quyên hạn và ừách nhiệm: Do quyển hạn là một quyển cụ thể đế tiên hành những công việc được giao và trách nhiệm là nghĩa vụ phải hoàn thành chúng, về mặt lơgic điểu đó dẫn đến yêu cẩu quyền hạn phải tương xứng vỏi trách nhiệm. Trách nhiệm về các hành động không thể lớn hon trách nhiệm nằm trong quyển hạn được giao phó, cũng khơng thế nhỏ hơn.
- Nguỵên tắc vê tính tuyệt đốt trong trách nhiệm: Cấp dưói phải chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ trước cấp trên trục tiếp của mình, một khi họ đã chấp nhận sự phân công và quyển hạn thực thi công việc, cịn cấp trên khơng thể lan tránh trách nhiệm về các hoạt động được thực hiện bởi cấp dưói của mình trưỏc tố chức.
- Nguyên tắc thống nhSt mệnh lệnh: MỒI quan hệ trình báo của
từng câ'p dưới lên cấp trên duy nhất càng họàn hào, thì mâu thuẫn trong các chi thị sẽ càng ít và ý thức trách nhiệm cá nhân trước các
kết quả CUỐI cùng càng lón.
- Nguyên tắc quyên hạn theo cấp bậc: Việc duy trì sự phân quyển đã định địi hỏi các quyết định trong phạm vi quyển hạn của ai phải được chính người đó đưa ra chứ khơng được đấy lên cấp trên.
- Nguyên tắc quàn trị sự thay đổi: Để đảm bảo tính linh hoạt của tổ chức cẩn đưa vào trong cơ cấu các biện pháp và kỹ thuật dự đoán và phản ứng trước những sự thay đổi. Tố chức nào được xây dựng cứng nhắc, với các thủ tục quá phức tạp hay với các tuyến
Giáo trình Quản trị học 229
phân chia bộ phận quá vững chắc, đều có nguy cơ khơng có khả năng thích nghi trưóc thách thức của những thay đối về kinh tế, chính trị, xã hội, cơng nghệ và sinh thái.
- Nguyên tắc cân bằng: Đâý là nguyên tắc cho mọi lĩnh vực
khoa học cũng như cho mọi chức năng của nhà quản trị. Việc vận dụng các nguyên tắc hay biện pháp phải cân đối, căn cứ vào tồn' bộ kêí quả của cơ câu trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. Chẳng hạn, tính phi hiệu quả do tấm quản trị quá rộng phải đối trọng với tính phi hiệu quả của cấc kênh thơng tin quá dài. Những thiệt hại do có quá nhiều nguồn mệnh lệnh phải đổì trọng với những lợi ích của việc sử dụng các chuyên gia và tính thống nhất trong việc giao quyển hạn chức năng cho các bộ phận tham mưu và phục vụ. Việc hạn chế chuyên mơn hóa theo chức năng khi phân chia tố chức thành bộ phận phải đối trọng với những ưu điểm của việc lập ra các bộ phận chịu trách nhiệm về lợi nhuận theo sàn phẩm, khách hàng hay địa dư.