IV. QUẢNLÝ Sự THAY Đối CỦA TổCHỨC 1 Thay đối và quản lý sự thay đổ
5. Yếu tố thòi gian đối với sự thay đố
Khi đã hiểu rõ những sức ép và xác định được nội dung, hình thức thay đổi, cần trả lời câu hỏi vể thời điểm thích hợp đê’ bắt đẩu thay đổi và tốc độ thay đối cẩn thiêt cho tố chức.
5.1. Thời điểm thực hiện thay đơt
Có quan điểm cho rằng nên bắt đẩu thay đổi khi dự báo đưọc những sức ép sẽ xảy ra. Ví dụ, sự tham gia tai yếu của Việt Nam vào WTO có thể đang là nguyên nhân của những thay đổi được thục hiện bời các tổ chức có tẩm nhìn xa và có tiểm lực, nhằm đón đẩu những cơ hội và cả những đe dọa mà sự kiện trên đem lại. Việc xem xét thực hiện những thay đổi một cách chủ động có thể coi như một phẩn của công tác chuẩn bị và lên kếhoạch trong tương iaỉ cho hoạt động của tổ chức. Không thực hiện những thay đổi dự báo có nghĩa là tổ chức đang tự mãn vói những gì hiện có và đang mạo hiểm vói sự Ổn định của chính mình. Tuy vậy, việc thực hiện thay đổi truớc khi "sự kiện" xảy ra là khó khăn: làm thế nào đế tố chức có thế huy ■ động được tiểm lực của đơn vị khi mà không phải tất cả mọi ngưịi
đểu nhìn thấy sự cẩn thiêl của nó?
TỔ chức có thế thay đối đề phản ứng lại một sức ép nhẵt định, không phải ỉà quá nghiêm trọng đẽ dọa đẽn sự sống còn của tố chức, nhưng được đánh giá là lý do xác đáng cho sự thay đổi. Ví dụ, khi đõì thủ cạnh tranh liên tục cho ra đời các loại sản phẩm mói, đế phản ứng lại, doanh nghiệp có thế cọ cấu lại bộ phận nghiên cứu và phát triển của mình. Trước những lời phàn nàn cùa dân chúng đốì với dịch vụ cơng, các co quan hành chính có thế nghĩ đối việc thiêt lập một chưong trình quản trị châỊ lượng đõng bộ‘trong cơng sờ. Đó là những thời điểm đế có các thay đối cẩn thiêt trong tổ chức.
Giáo trình Quản trị học 261
CĨ ý kiêh cho rằng quá trtrxh thay đổi sẽ dễ dàng hơn khi tổ chức đang đứng trước một mơì đe dọa hiện hữu. Sự sống cịn đang ở trưóc mắt, mọi ngưịi đều nhận ra điểu đó và đều biết rằng khơng cịn cách nào khác là có những thay đổi. Tuy nhiên, thực tê' các cuộc khủng hoảng đã chi ra rằng đó là thời điểm ít có sự chú ý nhâ't đêh những yêu tố cốt lõi của tổ chức. Và, mọi sự thay đổi lúc đó đều kéo theo những đố vỡ lớn.
Do vậy, khi nào nên thực hiện sự thay đối là việc cảm nhận tinh tê' về thời gian; chúng ta đã chờ đợi quá lâu? Hay chúng ta đã bắt đẩu quá sớm? TỔ chức phải lụa chọn đúng thòi điểm cần thực hiện sự thay đổi và khả năng để làm việc đó. Thực tê'khơng phải lúc nào hai khía cạnh này cũng đi liển với nhau và vì vậy đó chính là một thử thách lớn.
5.2. Thời gian và tốc độ thay đổi
Có nhiều câu hỏi cần trả lời: Sẽ tốn bao nhiêu thòi gian để thiết' kê' các kế hoạch và chương trình thay đối? Sự thay đổi diễn ra bao lâu? Quá trình tiên hành những điều chinh cẩn thiẽt sẽ diễn ra như thế nào? Liệu có dễ dàng hơn cho tổ chức nêu thực hiện sự thay đổi
nhanh chóng?
Lịi giải cho những câu hỏi trên phụ thuộc vào nhiều yếu tố: thịi gian có được trong mốì quan hệ vói mơi trường (nhu cẩu khách hàng, sức ép cạnh tranh, đòi hỏi của Nhà nước...), nội dung thay đổi, loại hình thay đổi, sức mạnh của những ý kiên ủng hộ và những cản trở, khả năng quản lý thay đổi, nguồn lực của tố chức v.v.